Inbox Zero: كل ما تريد معرفته

البريد الإلكتروني - ما هو أول ما يتبادر إلى ذهنك بعد سماع هذا المصطلح؟ حسنًا ، لا بد أن بعضكم قد بدأ في تخيل صندوق وارد مغمور بآلاف رسائل البريد الإلكتروني الترويجية التي تحوم فوق الشاشة ، أليس كذلك؟ إذن ، متى كانت آخر مرة بذلت فيها جهدًا لتنظيف بريدك الوارد؟ تستمر أطنان من رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد لسنوات وسنوات ، وللأسف لا نفعل أي شيء حيال ذلك.

عند الحديث عن إدارة البريد الإلكتروني ، يعد Inbox Zero أسلوبًا جديدًا يهدف إلى إبقاء صندوق الوارد الخاص بك فارغًا. ولا نعني بالفراغ أنه يحتوي على عدد صفر مطلقًا من رسائل البريد الإلكتروني. في الواقع ، يعد Inbox Zero إستراتيجية صارمة تدير صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بشكل فعال لتحسين إنتاجيتك وتعزيزها. تبدو مثيرة للاهتمام ، أليس كذلك؟ تتساءل ما هو Inbox Zero وكيف يمكن تحقيقه؟ لا تقلق! لقد جئت إلى المكان المناسب. في هذا المنشور ، سنتحدث عن Inbox Zero وكل شيء آخر يدور حول هذا المصطلح.

مصدر الصورة: Help Scout

هيا بنا نبدأ.

ما هو Inbox Zero؟

ت�� تقديم مفهوم Inbox Zero مرة أخرى في عام 2006 ، من قبل خبير إنتاجية مشهور يعرف باسم Merlin Mann. عندما يتعلق الأمر بفهم نهج Inbox Zero ، يحتاج المرء أولاً إلى فهم أنه بواسطة Zero في المصطلح "Inbox Zero" لا يشير إلى وجود صندوق بريد فارغ.

نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني أصبحت واحدة من أقوى وسائل الاتصال بمرور الوقت ، فقد أصبح هذا المصدر الوحيد الموثوق به والموثوق لكيفية محاولة أي شخص الاتصال بك. سواء كان ذلك ، عملاء العمل أو المسوقين الترويجيين ، فإن الجميع تقريبًا يستهدف صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك برسائلهم. تخيل كم هو مروع عندما نفتح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا بعد عطلة عطلة؟ هناك أطنان من رسائل البريد الإلكتروني المستمرة غير المقروءة تزاحم صندوق الوارد الخاص بنا الذي يحدق فينا مباشرة ، في انتظار ردنا. ومع مرور الوقت ، يتزايد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها المرء فقط مما يجعل صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا أكثر فوضوية.

مصدر الصورة: Kinkread Tech

إذن ، ما هو Inbox Zero بالضبط؟ إذا حاولنا فهمها بعبارات بسيطة ، فإن Inbox Zero هي استراتيجية لإدارة البريد الإلكتروني تهدف إلى تنظيم صندوق الوارد الخاص بنا. الهدف النهائي لامتلاك Inbox Zero هو عدم وجود أي رسائل بريد إلكتروني غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بك ، ويتم الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني أو قراءتها أو تصنيفها أو اتخاذ أي إجراء ضروري يتطلبه ذلك بشكل فعال.

أنظر أيضا:-

كيفية إدارة ملف PST في Microsoft Outlook يعد Microsoft Outlook وسيلة جيدة جدًا لمزامنة جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك في مكان واحد. يخزن جميع المعلومات ...

كيف يمكن لـ Inbox Zero تعزيز إنتاجيتنا؟

تخيل أنك تقضي يومًا حافلًا في العمل عندما يكون لديك الكثير من المهام المعلقة لإنجازها خلال اليوم. وبعد ذلك بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب بريدك الإلكتروني ، ترى مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني في انتظارك للرد. أنت متأكد أنك لا تريد الكرز في الأعلى ، أليس كذلك؟ حتى عندما تحاول إنجاز مهام عملك الأخرى ، فإن رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة هذه ستظل تزعجك في الجزء الخلفي من رأسك.

اتباع نهج Inbox Zero هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله عندما يتعلق الأمر بزيادة إنتاجيتك. إذا كنت لا تريد أن تتأثر إنتاجيتك ، فيجب على المرء أن يتبنى استراتيجية Inbox Zero. خذ بعض الوقت من جدولك المزدحم وقم بالإجراء اللازم للتخلص من كل رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة من صندوق الوارد الخاص بك. فيما يلي بعض إجراءات البريد الإلكتروني الرئيسية التي يمكنك اتخاذها لتحقيق استراتيجية Inbox Zero.

استراتيجيات البريد الوارد الصفرية

مصدر الصورة: Tech Soup Canada

• حذف: هل البريد الإلكتروني مناسب لك؟ ولا حتى Zilch! ثم ماذا تنتظر؟ اضغط على زر الحذف وأرسل هذا البريد الإلكتروني إلى المهملات على الفور.
• المندوب: هل لهذا البريد الإلكتروني أي علاقة بك؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقم بالرد. وإذا تطلب الأمر انتباه شخص آخر ، فقم بتفويض البريد الإلكتروني على الفور من خلال توجيهه إلى الشخص المعني.
• الأرشيف: هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب اهتمامك الفوري ولكنها تحتوي على رسالة مهمة. للتعامل مع مثل هذه الرسائل الإلكترونية ، فإن أفضل إجراء يمكن اتخاذه هو "الأرشفة" بحيث يمكنك الوصول إليها في المستقبل وقتما تشاء.
• الرد: حتى لو كان وقتك ينفد ، وإذا تطلب البريد الإلكتروني اهتمامك العاجل ، فلا تتأخر في الرد عليه. لا يستغرق الأمر دقيقتين من وقتك لصياغة الرد ، أليس كذلك؟ لذا ، لماذا تنتظر طوال اليوم للقيام بذلك وتعاني من إنتاجيتك؟ افعلها على الفور!

استنتاج

بغض النظر عن إستراتيجية Inbox-Zero المذكورة أعلاه التي ستستخدمها ، فإنها ستتيح لك بالتأكيد تحقيق راحة البال. سيؤدي التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة أيضًا إلى تعزيز إنتاجيتك حيث لن تقلق بشأن شيء في يومك. نأمل أن يكون هذا المنشور قد أزال كل شكوكك حول ماهية Inbox Zero وكيف يمكن تحقيقه لإدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. إذن ، ما رأيك في استراتيجية إدارة البريد الإلكتروني هذه؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك وملاحظاتك في مربع التعليقات أدناه.