كيفية إعداد خارج المكتب في Gmail

إذا كنت تستخدم عملاء بريد إلكتروني شائعين في بيئة شركة مثل Outlook ، فمن المحتمل أنك معتاد على إعداد ردك خارج المكتب . هل تعلم أنه يمكنك أيضًا إعداد ردود خارج المكتب في Gmail أيضًا؟

نظرًا لأن معظم الأشخاص يستخدمون Gmail كحساب بريد إلكتروني شخصي خاص بهم ، فقد يكون من المفيد إعلام الأشخاص عندما تكون في إجازة أو عطلة.

يعد القيام بذلك أمرًا بسيطًا إلى حد ما في Gmail ، ولكن العملية مختلفة قليلاً عما قد تستخدمه في Outlook. ستتعلم في هذه المقالة كيفية إعداد Gmail خارج المكتب ، وكيفية تعطيله ، وما يمكن أن يتوقعه الناس منك عند تمكينه.

كيفية إعداد خارج المكتب في Gmail

إذا كنت على وشك الخروج في إجازة لفترة من الوقت وترغب في تنبيه الأشخاص بأنك قد لا تتمكن من الرد على بريدهم الإلكتروني بالسرعة المعتادة ، فإن الرد خارج المكتب هو السبيل للذهاب.

لبدء الخطوات أدناه ، قم أولاً بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك.

1. حدد رمز إعدادات الترس في الزاوية اليمنى العليا لحساب Gmail الخاص بك.

2. حدد عرض جميع الإعدادات أعلى قائمة الإعدادات.

3. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم المجيب التلقائي في الجزء السفلي. قم بتغيير الإعداد إلى تشغيل المجيب التلقائي .

4. حدد اليوم الأول من عطلتك. اكتب سطر الموضوع والرسالة التي تريد الرد عليها تلقائيًا عندما يرسل إليك الأشخاص بريدًا إلكترونيًا.

لاحظ الخيارات التالية عند ملء هذا النموذج.

• لست مضطرًا إلى تمكين اليوم الأخير وتحديده ، ولكن من الجيد ألا تنسى ترك المجيب التلقائي ممكّنًا.
• بشكل افتراضي ، يستخدم حقل الرسالة محرر تنسيق منسق حيث يمكنك استخدام شريط التنسيق لتنسيق نص الرسالة. إذا حددت Plain Text أعلى حقل الرسالة ، فسيتغير التنسيق إلى نص عادي.
• حدد إرسال رد فقط إلى الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي إذا كنت تريد توجيه الردود التلقائية لمجيب الإجازة فقط للأشخاص الذين تعرفهم بالفعل ، وتجاهل جميع الآخرين. هذه فكرة جيدة إذا كنت لا تريد أن يعرف الغرباء أنك بعيد عن المنزل لفترة طويلة. 

5. حدد حفظ التغييرات لتمكين المجيب التلقائي.

كيفية إيقاف تشغيل Office في Gmail

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما تعطيل المجيب التلقائي. أثناء تمكينه ، سترى رسالة في الجزء العلوي من صندوق الوارد الخاص بك حول حالة المستجيب.

يمكنك تحديد إنهاء الآن لإيقاف تشغيل المستجيب على الفور. هذه طريقة سريعة لتعطيلها دون الحاجة إلى البحث في إعدادات Gmail مرة أخرى لتعديل إعدادات المستجيب.

ومع ذلك ، إذا كنت تفضل تعطيل المجيب التلقائي في إعدادات Gmail ، فيمكنك إما تحديد إعدادات الإجازة في رسالة الإشعار ، أو يمكنك العودة إلى نافذة إعدادات Gmail.

قم بالتمرير إلى أسفل قائمة إعدادات Gmail للعثور على قسم المجيب التلقائي مرة أخرى.

حدد إيقاف تشغيل المجيب التلقائي لتعطيل المجيب التلقائي. 

ملاحظة - لن تضطر إلى القيام بذلك إذا قمت بتعيين حقل آخر يوم على تاريخ انتهاء عطلتك. سيتم تعطيل المجيب التلقائي تلقائيًا بعد هذا التاريخ.

ولكن إذا كنت تريد إيقاف تشغيل المجيب التلقائي قبل إعداد اليوم الأخير ، فسيعمل الإجراء أعلاه.

كيف يعمل Gmail Vacation Responder

ضع في اعتبارك أنه نظرًا لأنه يمكنك فقط إدخال تاريخي البدء والانتهاء لمجيب الإجازة ، يتم تعيين الأوقات تلقائيًا عن طريق البريد الإلكتروني.

• وقت تاريخ البدء: 12:00 منتصف الليل
• وقت تاريخ الانتهاء: 11:59 مساءً

إذا كنت تفضل أن يبدأ الوقت في منتصف الليل قبل اليوم الذي تبدأ فيه إجازتك ، فقم بتعيين تاريخ البدء قبل يوم واحد من بداية إجازتك.

سيرى الأشخاص الذين يرسلون بريدًا إلكترونيًا إليك أثناء تمكين المجيب التلقائي السلوك التالي من حساب Gmail الخاص بك.

• سيرى الأشخاص ردك التلقائي في المرة الأولى التي يرسلون فيها إليك رسالة. إذا أرسلوا رسالة إليك مرة أخرى ، فلن يتم إرسال الرد التلقائي.
• إذا مرت أربعة أيام وقام نفس الشخص بإرسال رسائل إليك ، فسيتم تشغيل الرد التلقائي مرة أخرى.
• إذا قمت بتعديل ردك أثناء الإجازة ، فسيبدأ المؤقت من جديد وسيتلقى أي شخص يرسل إليك رسالة في المرة الأولى بعد التعديل ردًا تلقائيًا.
• Gmail ذكي بما يكفي لعدم الرد التلقائي على أي رسائل يتم فرزها تلقائيًا في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أو القوائم البريدية.
• سيرى مستخدمو Gmail الآخرون حالتك "خارج المكتب" إذا بدأوا في كتابة رسالة بريد إلكتروني لك. 

إنشاء ردود أذكى خارج المكتب في Gmail باستخدام عوامل التصفية

إذا كنت ترغب في إنشاء رد تلقائي أكثر استهدافًا برسائل مخصصة لأشخاص محددين ، يمكنك القيام بذلك باستخدام عوامل تصفية Gmail .

1. قبل أن تتمكن من استخدام عامل تصفية لإعادة التشغيل التلقائي ، تحتاج إلى إنشاء قالب بريد إلكتروني للرد به. للقيام بذلك ، قم بإنشاء بريد إلكتروني جديد في Gmail يحتوي على البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه. بعد ذلك ، حدد قائمة "المزيد" ذات النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة ، وحدد القوالب ، وحدد حفظ المسودة كقالب ، ثم حدد حفظ كقالب جديد .

1. قم بتسمية القالب في النافذة المنبثقة.

1. للوصول إلى عوامل تصفية Gmail ، ارجع إلى إعدادات Gmail. حدد عوامل التصفية والعناوين المحظورة أعلى نافذة الإعدادات.

1. قم بالتمرير إلى أسفل هذه الصفحة وحدد إنشاء عامل تصفية جديد .

4. في نموذج إنشاء عامل تصفية ، اكتب عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه تلقائيًا في الحقل من . حدد إنشاء عامل تصفية عند الانتهاء.

1. في نافذة إنشاء عامل تصفية ، قم بتمكين مربع الاختيار بجوار إرسال النموذج . في مربع القائمة المنسدلة ، حدد نموذج Boss Reply الذي قمت بإنشائه مسبقًا.

1. أخيرًا ، ما عليك سوى تحديد الزر "إنشاء عامل تصفية" في الأسفل وسيتم تنشيط الفلتر الجديد والرد التلقائي.

الآن ، في أي وقت يقوم فيه الشخص الذي لديه العنوان الذي حددته في عامل التصفية بإرسال بريد إلكتروني إليك ، سيتلقى ردًا خارج المكتب مع النموذج الذي قمت بإنشائه.