نصائح متقدمة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني: استخدم هذه الأساليب المثبتة في عام 2022

اليوم ، سأعرض لك نصائح فعالة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني في Outlook.

• يتلقى العامل العادي بدوام كامل في أمريكا حوالي 120 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ويقضي حوالي 28 بالمائة من يوم عمله في قراءة البريد الإلكتروني والرد عليه. هذا كثير من الوقت. لا عجب أننا نشعر بالتوتر ، ونمر بهذه الموجة التي لا تنتهي من رسائل البريد الإلكتروني وما زلنا مضطرين لإنجاز عملنا الفعلي.
• حان الوقت لتغطية بعض النصائح والتقنيات للتحكم في صندوق الوارد الخاص بك. إذا قمت بالبحث في هذا الموضوع ، فستجد استراتيجيات مختلفة حول كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، هناك صندوق الوارد صفر. إنها إستراتيجية حيث الهدف هو إبقاء صندوق الوارد الخاص بك فارغًا بنسبة 100 بالمائة.
• على الطرف الآخر من الطيف ، هناك أشخاص لديهم الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بهم وهم سعداء تمامًا. يستخدمون أدوات الإبلاغ وأدوات البحث للعثور على ما يحتاجون إليه.
• الآن ، هذه الأمور المتطرفة لا تعمل معي. كلاهما يسبب لي القلق. لقد جربت كلا الإصدارين. إذا أمضيت يومي في التأكد من أن صندوق الوارد الخاص بي نظيف بنسبة 100 في المائة ، فلن أنجز الكثير من العمل الفعلي لأنني مشتت. إذا فاتني يومًا أو يومين ، فسينتهي بي المطاف بالذهاب إلى الطرف الآخر حيث تركت كل شيء يتراكم وأفقد المسار لأن كل بريد إلكتروني بالنسبة لي يشبه الاختبار الذي يجب إكماله.
• عندما أضطر إلى التمرير عبر صندوق وارد غارق بأطنان من النصوص في انتظاري ، أشعر بالتوتر. لا أريد الدخول إلى هذا المربع بعد الآن. ما يناسبني وما أوصي به ، إذا كنت ترغب في تحسين إنتاجيتك وتقليل قلقك هو استخدام نظام يطبق الأفكار من كلتا الاستراتيجيتين.
• سأعرض لك أيضًا بعض الميزات الرائعة في Microsoft Outlook والتي يمكن أن تساعدك بشكل كبير في تقليل الوقت الذي تقضيه في رسالة بريد إلكتروني.

تطوير روتين البريد الإلكتروني

• على الرغم من الاعتقاد السائد ، فإن أدمغتنا ليست جيدة في تعدد المهام. في الواقع ، أظهرت الأبحاث أن تعدد المهام يقلل من الإنتاجية. لذا توقف عن فحص بريدك الوارد باستمرار لأنه عندما تكون في منتصف إنجاز شيء ما ، يستغرق الأمر بعض الوقت للعودة إلى المسار الصحيح.
• بعد التحقق من بريدك الوارد ، تضيف هذه الدقائق بمرور الوقت ويصبح من المحبط حقًا الاضطرار إلى إعادة تشغيل مهمة عدة مرات.
• أعلم أنه قد لا يكون ممكنًا للجميع ، ولكن في معظم الوظائف. هل هو مطلوب للرد الفوري على البريد الإلكتروني؟ نوصي بتخصيص ، على سبيل المثال ، عشر دقائق كل ساعة لبريدك الإلكتروني. ركز فقط على أهمها. عند الانتهاء ، أغلق بريدك الوارد وركز انتباهك على مهامك الأخرى.
• تأكد أيضًا من إيقاف تشغيل إشعارات Windows حتى لا تظهر لك النوافذ المنبثقة باستمرار.

لإيقاف تشغيل الإشعارات:

• حدد  زر البدء   ، ثم حدد  الإعدادات . انتقل إلى  النظام  >  الإخطارات والإجراءات .
• سينقلك هذا إلى الإخطارات والإجراءات. عندما تقوم بالتمرير لأسفل ، سترى التطبيقات المختلفة التي تم تشغيل الإشعارات لها. قم بإيقاف تشغيل Outlook بالتأكيد ، ولكن تحقق أيضًا من التطبيقات الأخرى لمعرفة ما إذا كنت تحتاج حقًا إلى الحصول على نوافذ منبثقة لأي منها.

• إذا لم تتمكن من الإغلاق على Outlook أثناء وقت فراغ بريدك الإلكتروني لأنك كنت بحاجة إلى إنجاز مهامك الأخرى ، فانتقل إلى الوضع غير المتصل. للتبديل إلى وضع عدم الاتصال ، انتقل إلى الإرسال / التلقي في الجزء العلوي وانقر فوق العمل دون اتصال في شريط الحالة.

• يمكنك أيضًا أن ترى أنك غير متصل حاليًا.

• عندما يحين وقت التحقق من رسائل البريد الإلكتروني مرة أخرى ، ما عليك سوى النقر فوق "العمل دون اتصال" مرة أخرى وسيقوم صندوق الوارد الخاص بك بتحديث الرقم لإنشاء نظام مجلد يعمل من أجلك.

استخدم نظام المجلد المستند إلى الإجراء

• لنتحدث عن حفظ رسائل البريد الإلكتروني وأرشفتها . في الماضي ، قمت بإنشاء بنية مجلد متعددة المستويات متقنة لموضوعات مختلفة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي كنت أرغب في الاحتفاظ بها. إنه يعمل بشكل جيد في البداية ، لكنني واصلت إضافة الموضوعات والقائمة أصبحت أطول وأطول.
• قضيت وقتًا في تحديد المجلد الذي يجب أن أنقله وأرسل بريدًا إلكترونيًا إلى القائد. عندما كنت أبحث عن شيء في كثير من الأحيان لم أكن متأكدة بعد الآن من المكان الذي أضعه فيه ، وانتهى بي الأمر بإضاعة الوقت في البحث عنه نوعًا ما يهزم الغرض.
• الآن أستخدم بنية مجلد تعتمد على الإجراءات وأحاول الاحتفاظ بها في نظام بسيط يحتوي على مجلدات قليلة فقط. سأوضح لك كيف يمكنك إعداد ذلك قليلاً.
• القاعدة المهمة الأخرى هي تجنب إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني. هذا سبب آخر يجعلني لا أحب البريد الوارد الزائد ، لأنه إذا احتفظت بكل شيء في بريدك الوارد ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات.
• إليك ما أفعله لتجنب ذلك. في المرة الأولى التي أقرأ فيها بريدًا إلكترونيًا ، أقرر ما أفعل به. إذا كان هذا شيء يمكنني القيام به على الفور ، فأنا أفعله. على سبيل المثال ، إذا احتاجت المحاسبة إلى إيصال ، فقد نسيت الإرسال. أرسلها على الفور.
• في الأساس ، أي شيء يمكنني القيام به في غضون دقيقتين سأفعله لإنجازه. عندما انتهيت من الرسالة الإلكترونية وأجبت عليها ، أقرر ما إذا كانت شيئًا قد أحتاج إلى الرجوع إليه في وقت ما في المستقبل. أو ربما يكون شيئًا أحتاج إلى الاحتفاظ به لأسباب قانونية أو ضريبية. إذا كان الأمر كذلك ، فسوف أرشفة البريد الإلكتروني بمجرد النقر فوق الأرشيف في الأعلى.

• سيؤدي هذا إلى نقل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بي إلى مجلد الأرشيف. في وقت لاحق ، إذا كنت بحاجة للعودة ، يمكنني استخدام البحث للعثور عليه.
• إذا كان شيئًا لا أحتاجه بالتأكيد بعد الآن ، فأنا أحذفه فقط. بدلاً من الأرشفة ، انقر فوق حذف. سيؤدي هذا إلى نقل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بي إلى العناصر المحذوفة.
• أقوم بإفراغ مجلد العناصر المحذوفة بانتظام حتى لا يشغل مساحة تخزين غير ضرورية. هذا ما أفعله بالبريد الإلكتروني الذي أعرف أنه سريع الإكمال والتخزين ثم أرشفته أو احذفه.
• من الواضح أن الأمر نفسه ينطبق على رسائل البريد الإلكتروني حيث لا يلزم اتخاذ أي إجراء. أقرر ما إذا كنت أرغب في أرشفة الرسالة أو الانتقال إلى سلة المهملات على الفور.
• الآن ، ماذا يمكنك أن تفعل عندما تصادف رسالة لا يمكنك الرد عليها على الفور؟ ربما يتطلب الأمر إنشاء تقرير أو التحقق من شخص آخر أو أي شيء يستغرق أكثر من دقيقتين. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مجلد الإجراء الخاص بي. إذا أدركت بعد قراءة البريد الإلكتروني أنني بحاجة إلى قضاء المزيد من الوقت من أجله ، فأنا أنقله إلى مجلد قمت بإنشائه.

• لإنشاء مجلد ، انقر بزر الماوس الأيمن على صندوق البريد الخاص بك وحدد مجلدًا جديدًا ، وأعطه اسمًا واضغط على إدخال.
• يعمل هذا أيضًا على المجلدات الموجودة في حالة رغبتك في إنشاء مجلد فرعي. في حالتي ، لدي مجلد يسمى الإجراء المطلوب.
• يمكنك أيضًا السحب والإفلات للحصول على مجلداتك بالترتيب الذي تريده ، لذلك عندما أتلقى بريدًا إلكترونيًا ، لا يمكنني الحذف أو الرد على الفور.
• أستخدم خطوات سريعة لنقل الرسالة إلى مجلد الإجراء لإعداد خطوة سريعة. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة وتحديد الخطوات السريعة ثم الخطوة السريعة الجديدة ثم الانتقال إلى المجلد.

• أعطها اسما وأفعالهم. حدد المجلد الذي تريد نقل الرسالة إليه في القائمة المنسدلة. انقر فوق "إنهاء" الذي قمت بإنشائه الخطوة السريعة مع تمييز البريد الإلكتروني.

• ما عليك سوى النقر على الخطوة السريعة في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". سيؤدي ذلك إلى نقله خارج البريد الوارد.

• يمكنك أيضًا إضافة اختصار إلى خطوتك السريعة. انتقل إلى الخطوة السريعة ، وقم بإدارة الخطوة السريعة ثم قم بالتعديل. اختر اختصارًا ومجموعة مفاتيح واحفظها ثم استخدم الاختصار لتخصيص رسالتك ولكن هذا ليس المكان الذي تنتهي فيه لأنك قمت للتو بإنشاء مجلد آخر تحتاج إلى تتبعه.

• يمكنك تفويض المهام لشخص ما. يمكنك فقط إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى الشخص للتأكد من إتمامه.
• يمكنك وضع علامة عليه باستخدام ميزة المتابعة في Outlook.
• إذا لم تتمكن من تفويض المهمة لأنك وحدك من يستطيع القيام بها ، فيجب أن تقوم بإنشائها من خلالها. ما أفعله هو تحديد موعد في التقويم الخاص بي لإنجازه ، لأنني إذا لم أقم بجدولة ، فلن يحدث ذلك.
• لجدولة الوقت ، أنشئ موعدًا مباشرةً من الرسالة عن طريق سحب الرسالة إلى أيقونة التقويم. هذا سيفتح نافذة الموعد. يمكنك استخدام مساعد الجدولة لجدولة فتحة للعمل على البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، فإن مهمتي لديها فرصة جيدة لإنجازها.
• سأقوم بإضافة تعديل أخير لهذا. لنقم بتغيير مجلد بدء التشغيل الافتراضي في Outlook إلى مجلد الإجراء. في كل مرة تفتح النظرة المستقبلية ، فإن أول شيء ستراه هو الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها. هذا أمر رائع بالنسبة لي لأن رسائل البريد الإلكتروني الأخرى تشتت انتباهي بسهولة وقد أنسى التحقق من مجلدي الفعلي.

• للقيام بالمجلد الافتراضي ، انتقل إلى خيارات الملفات مسبقًا ، وسترى بدء Outlook والخروج منه. هنا يمكنك تحديد المجلد الذي يستخدمه Outlook كمجلد البدء. فقط انقر فوق استعراض وحدد مجلد الإجراء.

DE- فوضى علبة الوارد الخاصة بك

• من الواضح أن أسهل طريقة للحصول على صندوق وارد نظيف هي أن يكون لديك عدد أقل من الرسائل للعمل من خلالها ، لذا قم بإلغاء الاشتراك من أي شيء لا تريد تلقيه. إذا لم تتمكن من جعل شخص ما يتوقف عن قصفك بالبريد الإلكتروني ، فاحظر المرسل وأرسله إلى مجلد البريد غير الهام.
• قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني من التطبيقات الخارجية والوسائط الاجتماعية بشكل أساسي ، افعل كل ما في وسعك لتقليل موجة رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
• أوصي بشدة أيضًا باستخدام القواعد في Outlook. على سبيل المثال ، لقد اشتركت في العديد من الرسائل الإخبارية التي أهتم بها ولكني لا أريد أن تتراكم هذه الرسائل في صندوق الوارد الخاص بي. في هذه الحالة ، يمكنك إنشاء مجلد منفصل لهذه الرسائل واستخدام القاعدة لنقلها تلقائيًا إلى هذا المجلد بمجرد وصولها. هذا بسيط جدا. انقر على إحدى رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها ، ثم حدد القواعد من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" وأنشئ قاعدة.
• الآن نحن بحاجة إلى تحديد بعض العوامل المحفزة للقاعدة. يمكن أن يكون هذا إما المرسل المحدد أو كلمات رئيسية معينة في سطر الموضوع.
• في حالتي ، سأذهب مع المرسل ، ثم حدد المجلد الذي أريد نقله إليه وهذا كل شيء.
• يمكنك الحصول على عمليات سحب إبداعية ومعقدة حقًا. ما عليك سوى النقر فوق "خيارات متقدمة" لمعرفة ما أعنيه. في حالتي ، أحتاج فقط إلى قاعدة بسيطة لذلك سأضغط على "موافق".

• نصيحة أخيرة ، تعمل بشكل جيد بشكل خاص في بيئة الشركة حيث يرسل الأشخاص الكثير من رسائل البريد الإلكتروني مع المستلمين و CC لإبقائهم على اطلاع. الآن ، عادةً لا تتطلب رسائل البريد الإلكتروني هذه اتخاذ إجراء ، لذلك يمكنك استخدام قاعدة لنقلها إلى مجلد منفصل حتى تتمكن من قراءتها لاحقًا أو لا.
• هناك طريقة أخرى تتمثل في ترميزها بالألوان بحيث تعلم بالفعل أن هذه الرسائل ليست موجهة إليك مباشرة من خلال هذا الفتح.
• لإعداد مثل هذا التنسيق الشرطي في Outlook ، انتقل إلى علامة تبويب العرض ، وحدد إعدادات العرض ثم التنسيق الشرطي. انقر فوق إضافة لإعداد قاعدة جديدة. قم بتعيين اسم ، انقر فوق زر الخط. يمكنك تغيير الخط والنمط والحجم واللون.
• نحن بحاجة إلى إضافة شرط. يمكنك أيضًا أن تصبح معقدًا حقًا ولكن كل ما أريده هو التقدم إلى الرسائل التي تم نسخها عليها ، لذلك سأضع علامة في المربع الخاص بي ومن القائمة المنسدلة ، حدد على السطر مع أشخاص آخرين. هذا هو. انقر فوق موافق.

• سأرسل بريدًا إلكترونيًا إلى نفسي في CC والآن عندما تصل الرسالة ، أرى على الفور أنني منسوخة في هذا البريد الإلكتروني فقط ، لذا فقد حصلت عليه.

• للتلخيص ، طوّر روتينًا للبريد الإلكتروني وتوقف عن فحص بريدك الوارد باستمرار. قم بإنشاء نظام مجلد يناسبك وقم بتطبيق قاعدة اللمسة الواحدة لتجنب إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني وفوضى صندوق الوارد الخاص بك عن طريق تطبيق القواعد وإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني. آمل أن تكون هذه النصائح لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني في Outlook مفيدة للتحكم في صندوق الوارد الخاص بك وتحسين إنتاجيتك.

لمزيد من المعلومات ، قم بزيارة موقع Microsoft على الويب .

الآن أود أن أسمع منك:

ما هي الإستراتيجية من منشور اليوم التي ستجربها أولاً؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك ، لذا تفضل واترك تعليقًا أدناه.