Si tiene dificultades para enviar correos electrónicos masivos o correos a clientes y clientes personalizando el contenido de cada documento, la combinación de correspondencia puede ayudar. Para combinar correspondencia, la mejor combinación es Excel y Word. Encuentre aquí cómo combinar correspondencia de Excel a Word en dos métodos sencillos.
La combinación de correspondencia es la forma más económica de automatización del trabajo de oficina en computadoras de escritorio y portátiles. Solo necesita configurar la aplicación Microsoft Word para obtener datos para textos de marcador de posición de una base de datos como un archivo de Excel para un documento.
Una vez configurado, puede crear cartas, sobres, correos electrónicos, directorios, etiquetas de direcciones, etc. personalizados con un solo clic. Si aprende a combinar correspondencia de Excel a Word, puede crear facturas, facturas mensuales, detalles de suscripción y muchos otros documentos oficiales para cientos y miles de clientes con unos pocos clics.
Al aprender a combinar correspondencia en Word desde Excel, puede crear correos electrónicos y correos electrónicos ricos en datos y evitar errores humanos que representan un riesgo al crear dichos documentos manualmente. Entonces, comencemos con los métodos para realizar una combinación de correspondencia de Excel a Word.
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: método manual
Hay dos formas de hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word. El primero es el método manual en el que usted mismo agrega los textos de marcador de posición para un documento y Word hace el resto para el resto de correos o correos electrónicos. Conozca los pasos para la combinación manual de correspondencia aquí:
Crear la fuente de datos en una hoja de cálculo de Excel
En primer lugar, debe crear una base de datos desde la cual MS Word obtendrá datos en los campos de combinación de correo dentro de la plantilla de correo electrónico, correo, factura, etc. Debe crear la base de datos de Excel de tal manera que todos los datos relacionados con un destinatario sean disponible en una sola fila.
Puede separar varios datos en una sola fila bajo diferentes encabezados de columna. Estos encabezados de columna funcionarán como la contrapartida de los campos de combinación de correspondencia en Word. Puede crear el encabezado de la columna como desee ahora. Pero luego, debe realizar modificaciones menores en los encabezados de las columnas para que coincidan con los campos en Word.
Encuentre a continuación los pasos básicos para crear una base de datos para combinar correspondencia en Excel. Este tutorial creará una factura para una empresa pequeña o doméstica donde puede enviar facturas masivas y facturas mensuales a miles de clientes de manera asequible sin depender de costosas soluciones en línea o agencias de terceros:
La base de datos de Excel para combinar correspondencia de Excel a Word
¡Eso es todo! Ha creado correctamente la base de datos de Excel para el proyecto de combinación de correspondencia. ¡Gran trabajo! Comencemos a crear la plantilla de combinación de correspondencia en Microsoft Word.
Cree un correo electrónico o correo para su cliente
Primero, debe redactar el correo electrónico o correo de factura que desea enviar a sus clientes y clientes. La carta debe contener alguna información básica sobre usted como se muestra a continuación. Estos son estáticos para todos los correos electrónicos y correos.
La plantilla de Word sobre cómo hacer una combinación de correspondencia en Word desde Excel
Combinar correspondencia de Excel a Word
Ahora que creó la plantilla de Word en la que agregará campos de combinación de correspondencia, veamos los pasos a continuación:
Crear una combinación de correspondencia de mensajes de correo electrónico en Word
Selección de la tabla de base de datos de combinación de correspondencia de Excel
Hasta ahora, conectó la base de datos de Excel para la combinación de correspondencia a Word. A continuación, aprenderemos cómo completar los campos obligatorios en el documento de plantilla de combinación de correspondencia a continuación:
Crear una línea de saludo en combinación de correspondencia para Word
Creación de la parte superior del correo electrónico de combinación de correspondencia para facturas
Crear los detalles de la factura principal y la declaración de cierre en el correo electrónico de combinación de correspondencia
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word manualmente La plantilla de combinación de correspondencia completa
Como puede ver en la vista previa, el monto de la factura no muestra la moneda ni los puntos decimales. Para resolver esto, siga los pasos descritos aquí:
Modificación de los códigos de campo de alternancia en la combinación de correspondencia de Word
#$0.00
Alternar códigos de campo para dar formato a la cantidad de Excel
Puede resaltar datos importantes en la plantilla de correo electrónico ahora. La combinación de correspondencia de Word incluirá el formato en todos los demás documentos que cree en este proyecto de combinación de correspondencia.
Terminando de fusionar en Word
Una vez que esté listo, haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales > Todo en el cuadro de diálogo Combinar registros . Haga clic en Aceptar para crear todos los documentos combinados para cada cliente en la base de datos de Excel.
Aprenda cómo combinar correspondencia de Excel a Word manualmente
La combinación de correspondencia de Word creará un nuevo documento con los correos electrónicos combinados. Por lo tanto, debe guardar el archivo por separado o enviar correos electrónicos de inmediato.
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: Asistente para combinar correspondencia
La segunda forma de realizar una combinación de correspondencia es mediante el asistente de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Sin embargo, este es un método complicado. Debe modificar la base de datos de origen en Excel de acuerdo con los Campos de combinación de correspondencia disponibles en Word. Esto es lo que debe hacer para probar la combinación automática de correspondencia en Word:
La interfaz de usuario para el Asistente para combinar correspondencia paso a paso
El segundo paso de la combinación de correspondencia en el Asistente para combinar correspondencia
Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: preguntas frecuentes
¿Cómo combino automáticamente datos de Excel a Word?
Puede combinar datos en Word desde Excel automáticamente mediante la función de combinación de correspondencia de Word. Para esto, debe tener el archivo de Excel con usted. Luego, cree un nuevo documento de Word y comience a escribir su correo electrónico o correo. En los lugares donde necesita importar valores de Excel, haga clic en el campo Insertar combinación de correspondencia y agregue el valor requerido.
Antes de hacer esto, debe agregar la base de datos de Excel yendo a Correos > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y elegir el archivo de Excel. Una vez que cree el documento de plantilla manualmente, finalice la combinación de correspondencia y Word creará todos los demás correos electrónicos o correos electrónicos automáticamente para los destinatarios respectivos.
¿Cómo creo una combinación de correspondencia a partir de datos de Excel?
Puede crear una combinación de correo a partir de datos de Excel como lo hace normalmente para una nueva lista de contactos o contactos de Outlook. Pero, para utilizar datos de una hoja de cálculo de Excel, siga estos pasos:
¿Cuáles son los seis pasos de la combinación de correspondencia?
De acuerdo con el Asistente para combinar correspondencia paso a paso, los siguientes son los seis pasos para la combinación de correspondencia en Word:
Conclusión
Ahora ya sabe cómo combinar correspondencia de Excel a Word siguiendo el método manual o el asistente de combinación de correspondencia de Word. Pruebe cualquiera de los métodos dependiendo de su documento de combinación de correspondencia, base de datos y el grado de personalización que necesita.
No olvide comentar a continuación si conoce otros métodos sencillos sobre cómo combinar correspondencia en Word desde Excel. También le puede interesar saber cómo imprimir etiquetas desde Excel utilizando la combinación de correspondencia de MS Word y combinar comentarios y cambios de varios documentos .
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