Cómo combinar correspondencia de Excel a Word de 2 maneras sencillas

Si tiene dificultades para enviar correos electrónicos masivos o correos a clientes y clientes personalizando el contenido de cada documento, la combinación de correspondencia puede ayudar. Para combinar correspondencia, la mejor combinación es Excel y Word. Encuentre aquí cómo combinar correspondencia de Excel a Word en dos métodos sencillos.

La combinación de correspondencia es la forma más económica de automatización del trabajo de oficina en computadoras de escritorio y portátiles. Solo necesita configurar la aplicación Microsoft Word para obtener datos para textos de marcador de posición de una base de datos como un archivo de Excel para un documento.

Una vez configurado, puede crear cartas, sobres, correos electrónicos, directorios, etiquetas de direcciones, etc. personalizados con un solo clic. Si aprende a combinar correspondencia de Excel a Word, puede crear facturas, facturas mensuales, detalles de suscripción y muchos otros documentos oficiales para cientos y miles de clientes con unos pocos clics.

Al aprender a combinar correspondencia en Word desde Excel, puede crear correos electrónicos y correos electrónicos ricos en datos y evitar errores humanos que representan un riesgo al crear dichos documentos manualmente. Entonces, comencemos con los métodos para realizar una combinación de correspondencia de Excel a Word.

Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: método manual

Hay dos formas de hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word. El primero es el método manual en el que usted mismo agrega los textos de marcador de posición para un documento y Word hace el resto para el resto de correos o correos electrónicos. Conozca los pasos para la combinación manual de correspondencia aquí:

Crear la fuente de datos en una hoja de cálculo de Excel

En primer lugar, debe crear una base de datos desde la cual MS Word obtendrá datos en los campos de combinación de correo dentro de la plantilla de correo electrónico, correo, factura, etc. Debe crear la base de datos de Excel de tal manera que todos los datos relacionados con un destinatario sean disponible en una sola fila.

Puede separar varios datos en una sola fila bajo diferentes encabezados de columna. Estos encabezados de columna funcionarán como la contrapartida de los campos de combinación de correspondencia en Word. Puede crear el encabezado de la columna como desee ahora. Pero luego, debe realizar modificaciones menores en los encabezados de las columnas para que coincidan con los campos en Word.

Encuentre a continuación los pasos básicos para crear una base de datos para combinar correspondencia en Excel. Este tutorial creará una factura para una empresa pequeña o doméstica donde puede enviar facturas masivas y facturas mensuales a miles de clientes de manera asequible sin depender de costosas soluciones en línea o agencias de terceros:

• Cree un archivo de Excel en blanco y cambie el nombre de la hoja a Facturas .
• Debe completar todos los datos para la combinación de correspondencia en esta hoja de cálculo.
• Ahora cree los elementos que desea incluir en el documento de combinación de correspondencia como encabezados de columna . Estos funcionarán como campos de combinación de correspondencia en Word.
• Escriba un nombre de cliente y toda la demás información relacionada bajo el encabezado de la columna respectiva en la misma fila. Si cambia filas para el mismo cliente, Word no podrá completar la información correcta en el documento combinado.

La base de datos de Excel para combinar correspondencia de Excel a Word

• A medida que aumenta su base de clientes, puede comenzar a agregar nuevos nombres de clientes en el encabezado de la columna Cliente .
• Además, puede agregar nuevos datos para clientes existentes o nuevos en los encabezados de columna específicos.
• Cada vez que actualice esta base de datos, la combinación de correspondencia de Word creará automáticamente un nuevo documento de cliente para los clientes agregados, omitirá los clientes si elimina algunos y también actualizará las cifras en el documento según la información de la base de datos de Excel.
• La combinación de correspondencia de Word no importará el formato de número de Excel. Para mantener los elementos de formato de número, como decimales, símbolos de moneda, etc., debe insertar un código corto en campos de combinación de correspondencia específicos. Mencionaré el código y el truco para usarlo más adelante en este tutorial.

¡Eso es todo! Ha creado correctamente la base de datos de Excel para el proyecto de combinación de correspondencia. ¡Gran trabajo! Comencemos a crear la plantilla de combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Cree un correo electrónico o correo para su cliente

Primero, debe redactar el correo electrónico o correo de factura que desea enviar a sus clientes y clientes. La carta debe contener alguna información básica sobre usted como se muestra a continuación. Estos son estáticos para todos los correos electrónicos y correos.

La plantilla de Word sobre cómo hacer una combinación de correspondencia en Word desde Excel

• Su nombre
• el nombre de tu empresa
• tu dirección comercial
• Logotipo de la empresa (si lo hay)
• Una línea de firma

Combinar correspondencia de Excel a Word

Ahora que creó la plantilla de Word en la que agregará campos de combinación de correspondencia, veamos los pasos a continuación:

• Haga clic en la pestaña Correos en la cinta de opciones de Word y luego seleccione Iniciar combinación de correspondencia .

Crear una combinación de correspondencia de mensajes de correo electrónico en Word

• En la  lista desplegable , elija el tipo de documento que desea realizar. Seleccionemos Mensajes de correo electrónico .
• Ahora, vuelva a hacer clic en Correos , pero esta vez elija Seleccionar destinatarios .
• Dado que desea realizar una combinación de correspondencia de Excel a Word, seleccione la opción Usar una lista existente .

Selección de la tabla de base de datos de combinación de correspondencia de Excel

• Ahora, ubique la base de datos de combinación de correspondencia creada anteriormente en Excel y seleccione la hoja de cálculo Facturas en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla .
• Ahora, debería ver que el grupo de comandos Escribir e insertar campos se activa en el menú de la cinta de Word > Correos .

Hasta ahora, conectó la base de datos de Excel para la combinación de correspondencia a Word. A continuación, aprenderemos cómo completar los campos obligatorios en el documento de plantilla de combinación de correspondencia a continuación:

• Haga clic en la opción Línea de saludo en la pestaña Correos y cree la línea de saludo que desea agregar. Aparecerá el texto del marcador de posición «GreetingLine» .

Crear una línea de saludo en combinación de correspondencia para Word

• Ahora, puede escribir una declaración mencionando el pago de la factura. Esta será una declaración estática que irá a todos los destinatarios.
• Debajo de la línea de saludo, puede agregar otros campos de combinación de correspondencia como el correo electrónico del usuario «Customer_Email» ; Número de factura: «Número_factura» ; Fecha de la factura: «Fecha_factura» , etc.

Creación de la parte superior del correo electrónico de combinación de correspondencia para facturas

• Luego, haga clic en la opción Insertar campo de combinación para comenzar a agregar los componentes dinámicos del proyecto de combinación de correspondencia.
• El comando Insertar campo de combinación mostrará todos los encabezados de columna disponibles en la base de datos de Excel que agregó al documento de combinación de correspondencia. Tómese su tiempo para agregar los campos que desee.

Crear los detalles de la factura principal y la declaración de cierre en el correo electrónico de combinación de correspondencia

• Por ejemplo, puede agregar estos campos de combinación: «Services_Line_1» ; «Fecha_Línea_1» ; «Cantidad_Línea_1» ; «Servicios_Línea_2» ; «Fecha_Línea_2» ; «Cantidad_Línea_2» ; "Monto total_".

Cómo combinar correspondencia de Excel a Word manualmente La plantilla de combinación de correspondencia completa

• Ahora que agregó todos los campos dinámicos, puede cerrar su correo electrónico agregando un comentario de cierre y una línea de firma. Nuevamente, este sería un componente estático.
• Ahora puede hacer clic en el botón Vista previa de resultados en la pestaña Correos para ver el primer documento combinado.

Como puede ver en la vista previa, el monto de la factura no muestra la moneda ni los puntos decimales. Para resolver esto, siga los pasos descritos aquí:

• Haga clic con el botón derecho en el campo de combinación de correspondencia «Amount_Line_1» y haga clic en Alternar códigos de campo .

Modificación de los códigos de campo de alternancia en la combinación de correspondencia de Word

• Ahora, debería ver MERGEFIELD y luego el campo.
• Ingrese el siguiente código como se muestra en la imagen de arriba:

#$0.00

• Ahora, seleccione el campo nuevamente, haga clic con el botón derecho y Alternar códigos de campo .

Alternar códigos de campo para dar formato a la cantidad de Excel

• Luego, vea la vista previa para confirmar si la combinación de correspondencia está importando el formato de número o no.
• Ahora puede ingresar el código anterior en otros campos de combinación de correspondencia con números como «Amount_Line_2» y «Amount_Total_» .

Puede resaltar datos importantes en la plantilla de correo electrónico ahora. La combinación de correspondencia de Word incluirá el formato en todos los demás documentos que cree en este proyecto de combinación de correspondencia.

Terminando de fusionar en Word

Una vez que esté listo, haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales > Todo en el cuadro de diálogo Combinar registros . Haga clic en Aceptar para crear todos los documentos combinados para cada cliente en la base de datos de Excel.

Aprenda cómo combinar correspondencia de Excel a Word manualmente

La combinación de correspondencia de Word creará un nuevo documento con los correos electrónicos combinados. Por lo tanto, debe guardar el archivo por separado o enviar correos electrónicos de inmediato.

Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: Asistente para combinar correspondencia

La segunda forma de realizar una combinación de correspondencia es mediante el asistente de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Sin embargo, este es un método complicado. Debe modificar la base de datos de origen en Excel de acuerdo con los Campos de combinación de correspondencia disponibles en Word. Esto es lo que debe hacer para probar la combinación automática de correspondencia en Word:

• Cree el documento de Word de plantilla y luego haga clic en Correos > Iniciar combinación de correspondencia > el tipo de documento que desea producir.

La interfaz de usuario para el Asistente para combinar correspondencia paso a paso

• Luego, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia nuevamente y luego seleccione Asistente de combinación de correspondencia paso a paso .

El segundo paso de la combinación de correspondencia en el Asistente para combinar correspondencia

• Las instrucciones aparecerán en seis pasos en el panel de navegación del lado derecho de Word.
• Debe realizar la tarea que se muestra en el primer paso y luego hacer clic en Siguiente: Documento inicial para seguir el asistente.

Cómo combinar correspondencia de Excel a Word: preguntas frecuentes

¿Cómo combino automáticamente datos de Excel a Word?

Puede combinar datos en Word desde Excel automáticamente mediante la función de combinación de correspondencia de Word. Para esto, debe tener el archivo de Excel con usted. Luego, cree un nuevo documento de Word y comience a escribir su correo electrónico o correo. En los lugares donde necesita importar valores de Excel, haga clic en el campo Insertar combinación de correspondencia y agregue el valor requerido.

Antes de hacer esto, debe agregar la base de datos de Excel yendo a Correos > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y elegir el archivo de Excel. Una vez que cree el documento de plantilla manualmente, finalice la combinación de correspondencia y Word creará todos los demás correos electrónicos o correos electrónicos automáticamente para los destinatarios respectivos.

¿Cómo creo una combinación de correspondencia a partir de datos de Excel?

Puede crear una combinación de correo a partir de datos de Excel como lo hace normalmente para una nueva lista de contactos o contactos de Outlook. Pero, para utilizar datos de una hoja de cálculo de Excel, siga estos pasos:

• Guarde el archivo de Excel y la plantilla de combinación de correspondencia de Word en el almacenamiento local.
• Abra el archivo de Word y haga clic en Correos.
• Ahora, elija la opción Seleccionar destinatarios y haga clic en Usar una lista existente.
• Ahora navegue a la unidad donde se encuentra el archivo de Excel, selecciónelo y luego haga clic en Abrir.
• ¡Eso es todo! Ha vinculado con éxito el archivo de Excel para la combinación de correspondencia.

¿Cuáles son los seis pasos de la combinación de correspondencia?

De acuerdo con el Asistente para combinar correspondencia paso a paso, los siguientes son los seis pasos para la combinación de correspondencia en Word:

• Seleccione el tipo de documento como cartas, sobres, directorios, etc.
• Seleccione el documento inicial como el documento actual o el documento existente
• Seleccionar destinatarios de una lista existente (Excel), contactos de Outlook o una lista nueva
• escribe tu carta
• Vista previa de sus cartas
• Completa la fusión

Conclusión

Ahora ya sabe cómo combinar correspondencia de Excel a Word siguiendo el método manual o el asistente de combinación de correspondencia de Word. Pruebe cualquiera de los métodos dependiendo de su documento de combinación de correspondencia, base de datos y el grado de personalización que necesita.

No olvide comentar a continuación si conoce otros métodos sencillos sobre cómo combinar correspondencia en Word desde Excel. También le puede interesar saber  cómo imprimir etiquetas desde Excel utilizando la combinación de correspondencia de MS Word  y  combinar comentarios y cambios de varios documentos .