Cómo utilizar la función Filtrar y ordenar datos en Microsoft Excel

Microsoft Excel es una de las herramientas de análisis y visualización de datos más populares. Ejemplos de sus funciones de análisis incluyen las herramientas Filtrar y Ordenar en la pestaña Datos de la cinta de Excel. Un simple clic en las opciones Filtrar u Ordenar extraerá y clasificará rápidamente el conjunto de datos específico que necesita. Sin embargo, una desventaja de usar el botón Filtrar es que oculta otros conjuntos de datos en la hoja de trabajo para resaltar sus selecciones.

Una forma de garantizar que todos los conjuntos de datos permanezcan visibles en su hoja de trabajo, mientras se extrae una variedad de datos según los criterios que usted define, es mediante la función Filtro. La función Filtrar también se puede combinar con una función Ordenar. A continuación se explica cómo utilizar las funciones de filtrar y ordenar datos en Microsoft Excel.

Cosas a tener en cuenta sobre el uso de la función Filtrar y ordenar

Como se mencionó anteriormente, la función Filtrar le permite extraer datos de un conjunto de datos que se ajuste a sus criterios. Puede utilizar la función Filtrar con un único criterio o con varios criterios. La función Filtro se parece a la siguiente:

=FILTRO(matriz,incluir,[si_empty])

• Matriz (obligatorio) : se refiere al rango o conjunto de datos a filtrar. En la mayoría de los casos suele ser una tabla dentro de la hoja de cálculo de Excel, pero también puede ser una fila o columna con valores.
• Incluir (obligatorio) : esto especifica los datos que se extraerán
• Si está vacío (opcional) : esto es opcional y es el resultado que se mostrará si no existen elementos para los criterios especificados.

La función Ordenar también se puede utilizar para ordenar el contenido de un rango o matriz en el orden que especifique. La función Ordenar se parece a la siguiente:

= ORDENAR (matriz, [índice_clasificación], [orden_clasificación], [por_col])

• Matriz (obligatorio) : se refiere al rango o conjunto de datos a filtrar. En la mayoría de los casos suele ser una tabla dentro de la hoja de cálculo de Excel, pero también puede ser una fila o columna con valores.
• sort_index (opcional) : esto especifica el número de fila o columna por la que se ordenará
• sort_order (opcional) : esto especifica el número del orden de clasificación deseado. Para ordenar en orden ascendente, utilice 1 y en orden descendente, utilice -1.
• by_col (opcional) : especifica la dirección de clasificación deseada por fila o columna.

Cómo utilizar la función de filtro para criterios únicos

En una situación en la que necesita filtrar datos basándose en un solo criterio, así es como puede hacerlo con la función Filtrar:

Paso 1: desde el menú Inicio o la barra de tareas de su PC, haga clic en la aplicación o el libro de Microsoft Excel para abrirlo.

Paso 2: En una celda vacía, escriba =FILTRO y toque el botón Tabulador.

Paso 3: seleccione la matriz con el conjunto de datos que desea filtrar. En nuestro ejemplo, seleccionamos las celdas B3 a I20, que contienen la información que queremos filtrar. Entonces tenemos:

=FILTRO(B3:I20,

Paso 4: Ingrese los criterios que desea utilizar para filtrar en la sección 'incluir'. En nuestro ejemplo, estamos filtrando el valor HJ dentro de la columna G. Entonces, tenemos:

=FILTRO(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

Nota: Puede incluir directamente los criterios que está filtrando en la fórmula como lo hicimos anteriormente o escribirlo en una celda y consultarlo dentro de la fórmula. Escribirlo en una celda separada garantiza que solo tendrá que editar esa celda cuando necesite realizar cambios en los criterios. Sin embargo, si lo escribe directamente en la fórmula, deberá editarlo para actualizar los criterios.

Paso 5: Ingrese el valor que desea que Excel devuelva si ningún valor de la matriz cumple con sus criterios. En nuestro ejemplo, queremos que Excel devuelva N/A si no se cumplen nuestros criterios. También puede pedirle a Excel que devuelva una cadena vacía usando (“”). Entonces tenemos:

=FILTRO(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”N/A”) o =FILTRO(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

Paso 6: toque Intro para Excel para obtener resultados según los criterios que establezca.

Cómo utilizar la función de filtro para múltiples criterios

Puede combinar varios criterios para filtrar un conjunto de datos utilizando la función Filtrar. Para combinar varios criterios, puede utilizar diferentes operadores de Excel, como (*) para Y con la fórmula Función. He aquí cómo hacerlo.

Paso 1: En una celda vacía, escriba =FILTRO y toque el botón Tabulador.

Paso 2: seleccione la matriz con el conjunto de datos que desea filtrar. En nuestro ejemplo, estamos seleccionando las celdas B3 a I20, que contienen la información que queremos filtrar. Entonces tenemos:

=FILTRO(B3:I20,

Paso 3: Ingrese los criterios que desea utilizar para filtrar en la sección 'incluir'. En nuestro ejemplo, dentro de la columna G, filtramos por el valor HJ, Y en la columna C, filtramos por HBN. Entonces tenemos:

=FILTRO(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

Paso 4: Ingrese el valor que desea que Excel devuelva si ningún valor de la matriz cumple con sus criterios. En nuestro ejemplo, queremos que Excel devuelva "N/A" si no se cumplen nuestros criterios.

=FILTRO(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)”,N/A”)

Paso 5: toque Intro para Excel para obtener resultados según los criterios que establezca.

Cómo utilizar la función de clasificación

Al igual que la función Filtro, puede utilizar una función Ordenar para ordenar datos en un conjunto de datos. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1: En una celda vacía, escriba = ORDENAR y toque el botón Tabulador.

Paso 2: seleccione la matriz con el conjunto de datos que desea ordenar. En nuestro ejemplo, seleccionamos las celdas C3 a C20, que contienen la información que queremos ordenar. Entonces tenemos:

=ORDENAR(B3:B20,

Paso 3: Ingrese el número de fila o columna para ordenar. En nuestro ejemplo, solo tenemos una columna. Entonces tenemos:

=ORDENAR(B3:B20,1

Paso 4: Ingrese el orden por el que desea ordenar los datos. En nuestro ejemplo, estamos ordenando en orden ascendente. Entonces tenemos:

=ORDENAR(B3:B20,1,1)

Paso 5: toque Intro para Excel para obtener resultados según sus criterios de clasificación.

Ordenar datos en Excel con una lista personalizada

En Microsoft Excel, puede ordenar datos de otras formas, no sólo en orden ascendente o descendente. Por ejemplo, puede ordenar los datos según un tipo de color o una lista de departamentos. Sin embargo, para hacerlo, necesitarás utilizar la herramienta Ordenar de Excel y crear una lista personalizada . De todos modos, esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor las funciones de Filtrar y Ordenar.