Advanced eDiscovery O365 proporciona un flujo de trabajo integral para conservar, recopilar, revisar, analizar y exportar contenido que responda a las investigaciones internas y externas de su organización. También permite que los equipos legales administren todo el flujo de trabajo de notificación de retención legal para comunicarse con los custodios involucrados en un caso.
En este artículo se describen los pasos necesarios para configurar la exhibición avanzada de documentos electrónicos. Esto incluye garantizar la licencia adecuada requerida para acceder a Advanced eDiscovery y agregar custodios a casos, así como asignar permisos a su equipo legal y de investigación para que puedan acceder y administrar casos. Este artículo también proporciona una descripción general de alto nivel del uso de casos para administrar el flujo de trabajo de eDiscovery avanzado para una investigación legal.
1 licencia de descubrimiento electrónico avanzado de Microsoft 365
2 Asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos
3 Configurar el caso de eDiscovery avanzado
4 Agregar custodios al caso de eDiscovery avanzado
6 Crear un conjunto de revisión
6.1 Desarrollar una estrategia de revisión
6.2 Configurar panel de etiquetas
7 Configurar el registro de actividad de auditoría
8 Ajustes – Ajustes de análisis y/o información básica
9 Crear y enviar notificación de retención
Licencia de descubrimiento electrónico avanzado de Microsoft 365
La licencia para eDiscovery avanzado requiere la suscripción de la organización adecuada y la licencia por usuario.
Asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos
Para acceder a Advanced eDiscovery o agregarlo como miembro de un caso de Advanced eDiscovery, se deben asignar los permisos adecuados a un usuario. Específicamente, se debe agregar un usuario como miembro del grupo de funciones de eDiscovery Manager en el Centro de seguridad y cumplimiento. Los miembros de este grupo de roles pueden crear y administrar casos de eDiscovery avanzado. Pueden agregar y eliminar miembros, colocar custodios y ubicaciones de contenido en espera, administrar notificaciones de retención legal, crear y editar búsquedas asociadas en un caso, agregar resultados de búsqueda a un conjunto de revisión, analizar datos en un conjunto de revisión y exportar y descargar desde un Caso avanzado de eDiscovery.
Complete los siguientes pasos para agregar usuarios al grupo de funciones de eDiscovery Manager:
Configurar el caso de eDiscovery avanzado
Agregar custodios al caso de eDiscovery avanzado
Nota : en la página Investigación, haga clic en la pestaña Trabajos y asegúrese de que el Estado del trabajo de indexación para el custodio sea Correcto antes de continuar.
Configurar búsquedas
Nota : Puede haber contenido ubicado en buzones y sitios que no están asociados con un custodio pero que es relevante para el caso. Las ubicaciones de contenido donde los custodios de casos no tienen control administrativo pero pueden ser propietarios de datos relevantes, se conocen como fuentes de datos sin custodia.
Crear un conjunto de revisión
Desarrollar una estrategia de revisión
Si tiene un gran volumen de datos, el panel de eDiscovery avanzado le permite ver los datos de eDiscovery e informes visualmente.
Incluso antes de comenzar su proceso de revisión, el tablero puede ayudarlo a analizar rápidamente su contenido en el conjunto de revisión para identificar tendencias o estadísticas clave y desarrollar su estrategia de revisión. El tablero dinámico se puede personalizar para que pueda agregar, eliminar y configurar widgets apropiados para su caso y profundizar en su contenido a través de las imágenes.
Aquí, por ejemplo, solo quiero revisar todos los casos de un dominio de remitente específico. Para hacer esto, crearé un widget que me permita ver esos datos con un gráfico de barras. Una vez que creo el widget, puedo usarlo para ayudarme a diseñar mi búsqueda. Al aplicar una condición al widget, puedo filtrar aún más mi búsqueda, que en este ejemplo solo quiero ver por el dominio del remitente. Una vez que especifique el dominio, puedo usar esto para crear mi búsqueda y guardarla como una consulta.
Configurar panel de etiquetas
Como parte del conjunto de revisión, puede configurar un panel de etiquetado personalizable para organizar su contenido. Por ejemplo, puede crear etiquetas que identifiquen el contenido como receptivo o no receptivo, privilegiado, etc. Más tarde, puede usar estas etiquetas para flujos de trabajo posteriores, como redactar contenido confidencial solo en los datos etiquetados como "receptivos", o exportar todo el contenido etiquetado. “listo para exportar”.
Esto ayuda a los revisores con la clasificación temprana y la selección de datos para limitar las exportaciones al conjunto de datos más receptivo y relevante. También puede aprovechar los modelos de aprendizaje automático preentrenados para ayudarlo a identificar contenido potencialmente confidencial. Para usar los modelos, simplemente necesita agregar secciones de etiquetas inteligentes a su panel de etiquetas.
Configurar el registro de actividad de auditoría
Nota : si no hay datos disponibles, inicie sesión como custodio y abra algunos archivos.
Configuración – Configuración de análisis y/o información básica
Una vez que haya creado el caso, puede configurar los ajustes del caso según el tipo de caso y la complejidad esperada. La pestaña Configuración se utiliza para configurar el análisis de búsqueda dentro del nivel de caso.
Umbral de similitud de documentos y correos electrónicos : 70%
Número máximo de temas : 10
Crear y enviar notificación de retención
A menudo se requiere que las organizaciones informen a los custodios que están en retención legal y deben poder rastrear cuándo se notificó a los custodios y cuándo reconocieron la retención legal. Las organizaciones ahora pueden administrar su flujo de trabajo legal en torno a las comunicaciones del custodio desde Advanced eDiscovery en el Centro de cumplimiento.
Los administradores pueden enviar, recopilar y realizar un seguimiento de las notificaciones de retención legal. Puede personalizar los flujos de trabajo y el contenido de las notificaciones de retención para satisfacer las necesidades de su organización.
Puede precargar notificaciones como recordatorios y escalaciones. Mientras crea estas notificaciones, puede agregar enlaces para asegurarse de que los custodios reconozcan haber recibido esta información. Se proporciona un editor de texto enriquecido para crear el Aviso de retención y hay variables disponibles que se pueden usar para crear el aviso.
El administrador puede definir si se trata de una nueva emisión, reemisión o liberación de la retención para la comunicación y definir el contenido dentro de la retención, así como utilizar variables comunes como el nombre para mostrar, el enlace de reconocimiento y más.
Nota : Todas las notificaciones de custodia se enviarán en nombre del Oficial emisor.
Orden de retención
Confidencial
Para: {{DisplayName}}
De: Oficina del Asesor Jurídico
Fecha: {{IssuingDate}}
La empresa ha recibido una citación de la SEC que requerirá la recopilación y presentación de ciertos documentos de la empresa en relación con una investigación de abuso de información privilegiada. Tenemos la intención de cumplir plenamente con la citación y cooperar con la investigación de la SEC.
Para cumplir plenamente con la citación de la SEC, es fundamental que se conserven todos los documentos descritos en el archivo adjunto (incluidos los documentos impresos y los datos y documentos electrónicos), y que se destruyan o desechen de forma rutinaria tales documentos o datos, ya sea de conformidad con las políticas formales de la empresa o de otro modo, se suspenderá hasta nuevo aviso. Esto incluye desactivar cualquier función de "eliminación automática" y asegurarse de que las cintas de respaldo se conserven y no se sobrescriban ni eliminen. Si tiene alguna pregunta sobre si algo debe conservarse o no, prepárese para conservarlo hasta que un asesor legal le indique lo contrario.
Esta política se aplica a todos esos documentos, ya sea que se conserven en la oficina, en instalaciones de almacenamiento externas o en su hogar. Incluye no solo documentos formales de la empresa, sino también materiales como notas manuscritas, borradores, calendarios y similares. Además, si alguien bajo su supervisión tiene la custodia o el control de dichos documentos o datos y no figura como destinatario de este memorando, reenvíelo de inmediato. Si sabe de otras personas que deberían recibir este memorándum, o si sabe de documentos fuera de nuestro control que deberían conservarse, notifique a {{IssuingOfficerEmail}} inmediatamente.
Las instrucciones detalladas sobre los procedimientos para la recopilación de documentos seguirán en breve y estarán diseñadas para minimizar la interrupción de sus actividades comerciales diarias. Hasta que se proporcionen dichas instrucciones, todos los documentos y archivos deben mantenerse tal como se conservan en el curso ordinario de los negocios.
La citación no debe discutirse fuera de las discusiones necesarias para la preservación y el cumplimiento de los documentos, o en las comunicaciones con los abogados de la empresa. No debe haber discusiones con terceros.
Requerimos que reconozca este aviso haciendo clic en el siguiente enlace
Reemplazar con ENLACE DE RECONOCIMIENTO
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, comuníquese con {{IssuingOfficerEmail}}
Emisión :
Destinatario: Todos los custodios
Asunto: Emisión de Notificación de retención
Cuerpo: Esta es la emisión de la notificación de retención.
{{IssuingOfficerEmail}}
Reemisión :
Destinatario: Todos los custodios
Asunto: Reemisión de la notificación de retención
Cuerpo: Esta es la reemisión de la notificación de retención.
{{IssuingOfficerEmail}}
Liberación :
Destinatario: Todos los custodios
Asunto: Liberación de la notificación de retención
Cuerpo: Esta es la liberación de la notificación de retención.
{{IssuingOfficerEmail}}
Nota : puede agregar un CC\BCC si es necesario.
Resumen de trabajos
Cualquier proceso en eDiscovery avanzado que tarde más de unos segundos se crea como un trabajo. La pestaña Trabajos realiza un seguimiento del estado de los trabajos que se están ejecutando o se han completado.
Exportar
En algunos casos, es posible que un abogado u otro tercero solo necesite descargar cinco documentos de un caso para una declaración específica y, en ese caso, brindamos la opción de descarga.
Lea también : Microsoft Cloud App Security: la guía definitiva
Así es como el descubrimiento electrónico avanzado O365 se enfoca en documentos clave para tomar decisiones más rápidas e informadas.
Ahora es tu turno:
¿Qué estrategia de la guía de hoy vas a probar primero? O tal vez tenga una pregunta sobre algo que cubrí.
Házmelo saber dejando un comentario rápido a continuación ahora mismo.
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