نحوه استفاده از تیم های مایکروسافت را در اسرع وقت بیاموزید

قرنطینه میلیون ها متخصص را مجبور کرده است که در خانه های خود پناه بگیرند. این آنها را مجبور کرده است که از طریق برنامه ها و ابزارهای خانگی به دنبال کار بگردند. یکی از برنامه هایی که رشد چشمگیری داشته است، تا حدی که سرورها از کار افتاده اند، Microsoft Teams است. افراد در سرتاسر جهان به منظور انجام، ارتباط، مدیریت، اشتراک گذاری و همکاری با یکدیگر در مورد مسائل ضروری وارد Teams شده اند. از آنجایی که اکثر این کاربران تازه وارد این برنامه شده اند، نمی دانند چگونه از تیم های مایکروسافت استفاده کنند.

نحوه استفاده از تیم های مایکروسافت

من سعی می کنم در اینجا با ارائه یک نقشه راه به شما کمک کنم. میانبرهای مفید، پیوندهایی به مقالات و آموزش‌های مهم، و پاسخ‌هایی به چند روش مهم که باید شما را به سرعت شروع کنند، پیدا خواهید کرد. ایده این است که شما را در اسرع وقت روی پاهای خود بلند کنید.

شروع کنیم.

1. میانبرهای صفحه کلید در تیم های مایکروسافت

در واقع لازم نیست میانبرها را به خاطر بسپارید، اما اگر این کار را انجام دهید کمک می کند. Ctrl + را فشار دهید. (این کلید کنترل و نقطه است) روی صفحه کلید خود برای مشاهده یک پنجره بازشو با همه میانبرهای موجود در Teams. آنها به طور منظم در بخش هایی مانند ناوبری، پیام رسانی و غیره دسته بندی می شوند.

چند میانبر صفحه کلید را به خاطر بسپارید، آنهایی که فکر می کنید بیشتر به آن نیاز دارید. بقیه را در صورت نیاز می توانید اینجا پیدا کنید. به تدریج، به خاطر آوردن آنها از حافظه آسان تر می شود.

همچنین بخوانید: 10 بهترین نکته و ترفند برای افزایش کارایی شما

2. دستورات در تیم های مایکروسافت

دستورات در Teams به همان روشی عمل می کنند که در Slack کار می کنند. اگر از هیچکدام استفاده نکرده اید، در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است. کلید اسلش (/) را در نوار جستجوی بالای صفحه کلید خود فشار دهید و باید لیستی از دستورات موجود را مشاهده کنید . با شروع تایپ گزینه های بیشتری را مشاهده خواهید کرد.

دستور در سمت چپ است در حالی که توضیحات مختصری را می توان در سمت راست یافت. بسیار خود توضیحی و آسان برای استفاده. من به شما توصیه می کنم فهرستی را که در بالا به اشتراک گذاشته شده است مرور کنید تا هر کاری را که می توانید با استفاده از این دستورات انجام دهید را درک کنید. آنها می توانند در زمان واقعی صرفه جویی کنند.

3. داشبورد تیم های معرفی

در اینجا طرح اولیه Teams و نحوه کار آن آمده است. در واقع استفاده از آن بسیار آسان است اگر بدانید همه چیز در کجا قرار دارد. یک نوار جستجو در بالا وجود دارد که می توانید دستورات را همانطور که در نقطه 2 بحث کردیم را وارد کنید. پیوندهای مهم در نوار کناری هستند. در آنجا Activity را خواهید یافت که در آن همه نام‌ها، پاسخ‌ها و سایر مکالمات (فید) قابل مشاهده خواهند بود. سپس تب چت وجود دارد که در آن می توانید با همه اعضای تیم صحبت کنید.

Teams جایی است که می توانید به همه تیم ها و کانال های درون آن دسترسی داشته باشید. تصویر بالا مربوط به تب Teams است. وبلاگ نویسی و آبسردکن کانال هستند. به برگه های بالا مانند پست ها و فایل ها توجه کرده اید؟ می توانید برگه هایی را که اغلب با آنها کار می کنید ایجاد یا حذف کنید. این برگه ها می توانند برنامه هایی مانند OneNote یا Planner و حتی فایل های جداگانه از مجموعه برنامه های Office باشند. برای انتخاب فقط روی نماد '+' کلیک کنید.

اکنون می‌توانید با استفاده از برگه‌ها از یک صفحه بین برنامه‌ها، فایل‌ها، افراد و مکالمه‌ها بپرید. در اینجا دیوانه نشوید و تب های زیادی را وارد کنید. آن را ساده و شلوغ نگه دارید تا مجبور نباشید زیاد پیمایش کنید.

با کلیک بر روی Files از منوی نوار کناری می توانید ببینید چه کسی روی کدام فایل کار می کند و پیشرفت را دنبال کنید. همچنین می‌توانید از آنجا به برنامه‌های ذخیره‌سازی ابری متصل مانند OneDrive، Dropbox و غیره دسترسی داشته باشید.

اکنون روی دکمه Apps در پایین منوی نوار کناری کلیک کنید. در آنجا لیستی از برنامه ها، ربات ها، برگه ها، رابط ها و موارد دیگر را خواهید دید.

شما می دانید که چه برنامه هایی هستند. فقط کافی است وصل شوید، وارد شوید، دسترسی و اجازه بدهید، و اکنون اطلاعات خواندن/نوشتن را درست در داخل Teams دارید. ما همچنین برگه هایی را در بالا دیدیم که می توانید محتوا را در بالا پین کنید. اینها می توانند فایل یا برنامه باشند. ربات ها به شما کمک می کنند تا فرآیندهای خاصی مانند جمع آوری و به اشتراک گذاری اطلاعات با تیم یا کانال را خودکار کنید. رابط‌ها اعلان‌هایی مانند یادآوری‌ها را از برنامه‌های دیگر مانند Trello در Teams می‌آورند. در نهایت، پیام‌رسانی به شما امکان می‌دهد محتوای برنامه‌های دیگر را قالب‌بندی کرده و آن‌ها را در یک چت یا کانال به اشتراک بگذارید تا دیگران به آن دسترسی داشته باشند و آن را مشاهده کنند.

غافلگیر کننده؟ ناراحت نباش فقط یک برنامه را متصل کنید و ببینید که چگونه پیش می رود. شما همچنین می توانید آنها را به راحتی حذف کنید.

4. Skype for Business به تیم ها

Skype به عنوان یک برنامه ارتباطی با قابلیت تماس صوتی و تصویری طراحی شده است. در طول سال ها، آنها برخی از ویژگی های مفید دیگر را اضافه کردند. Teams برای همکاری با یکپارچه سازی عمیق با Office 365 و سایر برنامه ها طراحی شده است. همچنین می توانید با استفاده از آن تماس های صوتی و تصویری برقرار کنید. مایکروسافت می گوید که بین هر دو برنامه با استفاده از حالت TeamsUpgrade قابلیت همکاری وجود دارد . اگر ادمین هستید، در اینجا بیاموزید که چگونه هر دو می توانند با هم وجود داشته  باشند. بدانید که Skype for Business در آینده وجود نخواهد داشت، اما در حال حاضر، ادامه خواهد داشت. مایکروسافت می‌داند که در حال حاضر تعداد زیادی کسب‌وکار از Skype for Business استفاده می‌کنند. اگر کاربر نهایی هستید، در اینجا نحوه حضور هر دوی آنها در یک فضای کاری مشابه و کارهایی که می توانید در هنگام ورود به هر دو برنامه انجام دهید، آورده شده است.

همچنین بخوانید: 10 نکته و ترفند مایکروسافت برای مدیریت بهتر وظایف

5. لیست کارهای مایکروسافت تیمز

Microsoft Planner برای Teams طراحی شده است و Microsoft To-Do با در نظر گرفتن افراد طراحی شده است. همچنین، Planner به اشتراک Office 365 نیاز دارد در حالی که To-Do رایگان است. اکنون، مایکروسافت Tasks را معرفی کرده است که در داخل Teams کار می کند. چگونه؟

می توانید از Tasks برای ایجاد و اختصاص وظایف به دیگران یا خودتان استفاده کنید. چیزی که اکثر مردم نمی دانند این است که می توانید از آن برای وارد کردن وظایف از To-Do و Planner نیز استفاده کنید. توجه داشته باشید که برنامه‌های Tasks و To-Do با Outlook و Cortana نیز کار می‌کنند. همه چیز بدون توجه به اینکه از کجا وارد تیم می شوید هماهنگ است.

6. نحوه استفاده از Planner در تیم ها

افزودن برنامه ریز در داخل تیم ها آسان است. فقط روی نماد '+' کلیک کنید تا یک برگه اضافه کنید و برنامه Planner را برای اضافه کردن آن پیدا کنید. یک بار دیگر می توانید هر برنامه ای را که توسط ادمین و طرحی که او انتخاب کرده در دسترس شما قرار داده است اضافه کنید. من برنامه‌ریزی را به عنوان مثال می‌آورم زیرا بسیاری از شما آن را می‌خواستید.

هنگامی که برنامه Planner اضافه شد، می توانید به راحتی یک طرح جدید ایجاد کنید، افراد را به آن اختصاص دهید، وظایف ایجاد کنید و این وظایف را به کاربران محول کنید و موارد دیگر. در پیوندی که در بالا به اشتراک گذاشته شده است، فهرست مفیدی از تمام کارهایی که می‌توانید با Planner انجام دهید را در برگه Teams پیدا خواهید کرد.

نحوه استفاده از تیم های مایکروسافت

مایکروسافت واقعاً کار خوبی با تیمز انجام داده است. استفاده و کار با این برنامه بسیار آسان است. شما فقط باید اصول اولیه را بدانید و بدانید که از کجا شروع کنید و همه دکمه ها و تب ها برای چیست. بقیه به راحتی می آید. با اضافه کردن برنامه ها و تب های بیشتر، همه چیز شروع به شکل گیری می کند و در طول مسیر چیزهای جدیدی یاد خواهید گرفت. در حال حاضر، باید هرچه زودتر از جای خود بلند شوید و بدوید زیرا کارهایی برای انجام دادن وجود دارد. امیدوارم این مقاله در انجام این کار مفید بوده باشد. راهنمای سریع و سریع شروع با تیم های مایکروسافت در عرض چند دقیقه.