نحوه تنظیم پیام خارج از آفیس در تیم های مایکروسافت

اگر به مرخصی می‌روید، ایده خوبی است که اعلان‌های خارج از دفتر را برای مواردی فراتر از ایمیل تنظیم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید پیام «خارج از دفتر» را در برنامه تیم‌های مایکروسافت تنظیم کنید و دیگران را از در دسترس نبودن خود مطلع کنید. قرار دادن یکی از این پیام ها باعث می شود که هم تیمی های شما از غیبت شما آگاه شوند.

در اینجا نحوه تنظیم پیام خارج از دفتر در Microsoft Teams آمده است.

تنظیم خارج از دفتر در تیم های مایکروسافت

تیم های مایکروسافت برای ویندوز و مک از یک رابط کاربری استفاده می کنند. مراحل استفاده از عملکرد خارج از دفتر در هر دو پلتفرم یکسان است.

برای استفاده و تنظیم پیام Out of Office در Microsoft Teams مراحل زیر را دنبال کنید.

مرحله 1: برنامه Microsoft Teams را در رایانه خود باز کنید.

مرحله 2: تیم مربوطه را از نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید.

مرحله 3: روی عکس نمایه در بالا کلیک کنید.

مرحله 4: تنظیم پیام وضعیت را انتخاب کنید.

مرحله 5: روی دکمه "زمان بندی خارج از دفتر" کلیک کنید و منوی اختصاصی خارج از دفتر باز می شود.

مرحله 6: فعال کردن روشن کردن خودکار پاسخ‌ها را فعال کنید.

مرحله 7: پیام خارج از دفتر را تنظیم کنید.

توجه داشته باشید که پیام اضافه شده شما زمانی ظاهر می شود که افراد سعی می کنند در Teams با شما تماس بگیرند یا نمایه شما را باز کنند. تیم ها آن را به عنوان یک پاسخ خودکار در Outlook ارسال می کنند.

هنگامی که پیام خارج از دفتر را اضافه کردید، دو گزینه برای انتخاب از همان منو دارید. بیایید در مورد آنها یاد بگیریم.

ارسال پاسخ‌ها به خارج از سازمان من: اگر ترجیح می‌دهید یک پیام خودکار برای مخاطبین خارج از سازمانتان ارسال کنید، روی کادر کنار «ارسال پاسخ‌ها به خارج از سازمان من» کلیک کنید. تیم‌ها به شما امکان می‌دهند بین «فقط برای مخاطبین شما» و «همه فرستنده‌های خارجی» یکی را انتخاب کنید.

فقط از کادر محاوره ای زیر می توانید پیام های مختلفی را برای مخاطبین خود تنظیم کنید. اگر می‌خواهید همان پیام خارج از دفتر را حفظ کنید، پیام را از بالا کپی/پیست کنید.

پاسخ‌ها را فقط در یک دوره زمانی ارسال کنید: این برای هر کسی که می‌خواهد پیام‌های خارج از دفتر را در Teams تنظیم کند، ضروری است. کادر دوره را فعال کنید و از شما می خواهد که تاریخ شروع و پایان را با زمان اضافه کنید.

بیایید فرض کنیم شما یک هفته تمام شده اید. می توانید تاریخ شروع و پایان را اضافه کنید و زمان برنامه ریزی پیام خارج از دفتر را مشخص کنید.

از Teams Settings خارج از دفتر را تنظیم کنید

می‌توانید از منوی تنظیمات تیم‌ها به همین گزینه دسترسی داشته باشید و پیام‌های خارج از دفتر را تنظیم کنید.

مرحله 1: برنامه تیم های مایکروسافت را باز کنید و روی منوی سه نقطه در کنار تصویر نمایه کلیک کنید.

مرحله 2: به تنظیمات بروید.

مرحله 3: General را انتخاب کنید و به پایین اسکرول کنید.

مرحله 4: بر روی Schedule کلیک کنید و منوی آشنا مانند بالا برای تنظیم وضعیت خارج از دفتر باز می شود.

ویرایش خارج از دفتر در تیم‌ها از Microsoft Outlook

هنگامی که خارج از دفتر در Microsoft Teams راه اندازی می کنید، به طور خودکار با ایمیل Microsoft Outlook همگام می شود. در اینجا نحوه ویرایش خارج از دفتر در Outlook و به روز رسانی همان پیام در Teams آمده است.

مرحله 1: برنامه Microsoft Outlook را در ویندوز باز کنید.

مرحله 2: روی File در بالا کلیک کنید.

مرحله 3: پاسخ های خودکار را انتخاب کنید.

مرحله 4: همان پیامی را خواهید دید که در Microsoft Teams تنظیم کرده اید.

مرحله 5: اگر پیام خارج از دفتر را ویرایش کنید، همان تغییر در برنامه تیم های مایکروسافت نیز منعکس خواهد شد.

پیام وضعیت را در Teams Mobile Apps تنظیم کنید

هیچ راهی برای تنظیم پیام خارج از دفتر در برنامه های تلفن همراه مایکروسافت تیمز وجود ندارد. با این حال، می توانید یک پیام وضعیت عادی تنظیم کنید و پس از مدت زمان مشخصی آن را پاک کنید.

این زمانی مفید است که در یک جلسه هستید یا برای چند ساعت از Teams دور می مانید. در اینجا نحوه استفاده از آن آورده شده است.

مرحله 1: برنامه Microsoft Teams را در iPhone یا Android باز کنید (هر دو از یک رابط کاربری استفاده می کنند).

مرحله 2: روی نماد نمایه در بالا ضربه بزنید.

مرحله 3: پیام Set status را انتخاب کنید.

مرحله 4: یک پیام وضعیت اضافه کنید، نمایش زمانی که افراد به من پیام می دهند را فعال کنید.

مرحله 5: تایمر را تنظیم کنید تا پیام پس از زمان ثابت به طور خودکار پاک شود.

روی Done در بالا کلیک کنید، و مخاطبین شما هر زمان که بخواهند در Teams برای شما پیام ارسال کنند، پیام وضعیت تنظیم شده را مشاهده خواهند کرد.

اگر به دلیل خاصی از تیم های مایکروسافت دور هستید، می توانید به جای تغییر ساده وضعیت تیم ها در برنامه ، از این عملکرد استفاده کنید .

ارتباط شفاف را در تیم ها تنظیم کنید

وقتی پیام خارج از دفتر را در Teams تنظیم می کنید تا به دیگران دلیل و زمان ممکن برای انتظار پاسخ را بدانند، حرفه ای به نظر می رسد. به خاطر داشته باشید که همان پیام خارج از دفتر با ایمیل Outlook نیز همگام‌سازی می‌شود.