نکات و ترفندهای Microsoft Teams Desktop برای ارتباطات بهتر

برخلاف اسکایپ، تیم های مایکروسافت ابزار آسانی نیست. می توانید Teams را ترکیبی از Slack و Skype در نظر بگیرید. این یک ابزار ارتباطی و ویدئو کنفرانس کلی است که می تواند بر اساس نیازهای تجاری شما سفارشی شود. وسیع است و ویژگی های زیادی در زیر سطح پنهان دارد. بنابراین، در اینجا چند نکته و ترفند تیم مایکروسافت برای ارتباط بهتر وجود دارد.

نکات و ترفندهای تیم مایکروسافت

1. تاری پس زمینه و پس زمینه مجازی

مشابه اسکایپ، تیم های مایکروسافت نیز گزینه تاری پس زمینه را ارائه می دهد. این گزینه واقعاً مفید است، به خصوص زمانی که همه ما از خانه کار می کنیم. با این حال، بر خلاف اسکایپ، از هم اکنون نمی توانید به طور دائم "Blur my Background" را فعال کنید. برای هر تماس ویدیویی باید این کار را جداگانه انجام دهید. در اینجا نحوه فعال کردن Background Blur آمده است.

در حین تماس ویدیویی، روی سه دکمه سمت راست نوار شناور کلیک کنید. از منوی توسعه‌یافته، روی « افکت‌های پس‌زمینه » کلیک کنید . در صفحه جلوه‌های پس‌زمینه، مجموعه‌ای از افکت‌ها را مشاهده خواهید کرد. اولین گزینه Blur my Background است. روی آن کلیک کنید و جریان ویدیوی شما مجدداً راه اندازی می شود و باید پس زمینه تار داشته باشید.

جدا از گزینه Blur my Background، Teams پس زمینه مجازی را نیز ارائه می دهد. بدیهی است که وقتی آنها را انتخاب می کنید، جایگزین پس زمینه اصلی شما می شود. اما در حال حاضر، مایکروسافت فقط به شما امکان می‌دهد قالب‌های پس‌زمینه ارائه‌شده در برنامه Teams را ارائه کنید. برای دانستن بیشتر در مورد آن، به مقاله اختصاصی ما در مورد پس‌زمینه مجازی و حالت تاری تیم‌ها نگاهی بیندازید .

2. میانبرهای صفحه کلید

میانبرهای صفحه کلید راحت ترین چیز هستند، چه با Outlook و چه با Teams سر و کار داشته باشید. در تیم های مایکروسافت، می توانید "Ctrl+" را فشار دهید. در هر لحظه برای دیدن میانبرهای صفحه کلید. اما مهمترین آنها به شرح زیر است.

• Ctrl+E (⌘+E در مک ): به نوار جستجو بروید
• Ctrl+plus (⌘+plus در Mac ): بزرگنمایی کنید
• Ctrl+minus (⌘+minus در Mac ): کوچک‌نمایی کنید
• Esc: پنجره‌های بازشو را ببندید
• Ctrl+G (⌘+G در Mac ): به هر تیم/کانال بروید

3. دستورات اسلش

مشابه Slack، Microsoft Teams نیز دارای دستورات اسلش است . اما، این دستورات اسلش در همه جا کار نمی کنند. فقط در بالاترین نوار جستجو کار می کند. برای رفتن سریع به نوار جستجو، Ctrl+E (⌘+E در Mac ) را فشار دهید.

یک دستور اسلش که من زیاد استفاده می کنم “/dnd” است. همانطور که از نام آن پیداست، حالت Do Not Disturb را روشن می کند و شما فقط پیام های فوری را از مخاطبین اولویت دار خود دریافت خواهید کرد. به همین ترتیب، می‌توانید «/available» را نیز اجرا کنید تا وضعیت خود را به Available تبدیل کنید. یکی دیگر از دستورات اسلش مفید "/goto" است. این به شما کمک می کند تا به سرعت به یک کانال یا تیم بپرید.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

در اینجا مجموعه ای از دستورات اسلش مفید است.

• /goto - به یک تیم یا کانال بروید
• /تماس - به کسی زنگ بزن
• /منظور - همه چت ها و فعالیت هایی را که در آنها ذکر شده است مشاهده کنید
• /خوانده نشده - تمام فعالیت های خوانده نشده خود را ببینید
• /saved – پیام های ذخیره شده خود را مشاهده کنید

4. ذکر می کند

اکنون، زمانی که به دنبال اطلاعات مفید در کانال هستید، بهتر است مطالبی را بخوانید که به سمت شما هدایت می شود. اساساً پیام هایی که ذکر کرده اید. برای دسترسی به آنها، "/منظور" را در نوار جستجو تایپ کنید. از طرف دیگر، می توانید به تب Activity بروید و نماد فیلتر را در کنار گزینه Feed بزنید. در مرحله بعد، روی 3 نقطه کلیک کنید و "@Mentions" را انتخاب کنید.

5. اطلاعیه ها

به‌طور پیش‌فرض، تیم‌های مایکروسافت اعلان‌هایی را برای هر چیز هولناکی برای شما ارسال می‌کنند. به عنوان مثال، Slack برای پیام‌های کانال به شما اعلان نمی‌فرستد، مگر اینکه شما در آنها نام برده باشید. اما، تیم های مایکروسافت یک اعلان بنر و همچنین یک ایمیل برای همین ارسال می کند. برای خاموش کردن آن:

• روی نماد نمایه در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و روی تنظیمات کلیک کنید
• در منوی بازشو تنظیمات، به تب Notifications بروید

در صفحه اعلان ها، اقداماتی را که می توان برای هر نوع اعلان انجام داد، مشاهده خواهید کرد. اساساً 3 نوع عمل برای اعلان وجود دارد: بنر و ایمیل، بنر و فقط نمایش در فید. در حالی که 2 مورد اول خود توضیحی هستند، انتخاب سومی نشان می دهد که این اعلان ها فقط در برگه Activity نشان داده می شوند.

به عنوان مثال، تیم‌های مایکروسافت، به‌طور پیش‌فرض، زمانی که در یک تیم یا یک کانال نام برده می‌شوید، یک ایمیل و همچنین یک اعلان بنر برای شما ارسال می‌کند. در حالی که من با اعلان بنر مشکلی ندارم، دوست ندارم برای همه این ذکرها ایمیل دریافت کنم. از این رو، من آنها را فقط به "Banner" تبدیل کردم.

6. ربات ها و برنامه ها

Microsoft Teams به شما این امکان را می دهد که برنامه ها و ربات های نامحدودی را در تیم خود داشته باشید. اگر نمی‌دانید، ربات‌ها و برنامه‌ها یا قابلیت‌های بیشتری را در اختیار تیم‌های مایکروسافت قرار می‌دهند یا به شما کمک می‌کنند تا با پلتفرم‌های دیگر ادغام شوید. برخی از برنامه های مفیدی که می توانید استفاده کنید به شرح زیر است.

• پولی - نظرسنجی را در جلسات برگزار کنید
• RememberThis - یادآوری هایی را برای موضوعات چت در Teams تنظیم کنید
• Mio – با مخاطبین Slack و WebEx چت کنید
• بزرگنمایی – برگزاری کنفرانس های گروهی

ما یک مقاله اختصاصی در مورد بهترین برنامه های تیم مایکروسافت داریم که نصب و ویژگی های این برنامه ها را عمیقاً بررسی می کند. برای وضوح بیشتر می توانید آن را مرور کنید.

7. تخته سفید را تغییر دهید

در حالی که ما در مورد برنامه های شخص ثالث هستیم، در اینجا یک مورد مهم دیگر وجود دارد - Freehand. اکنون، تخته سفید در تیم های مایکروسافت پایه ای است و فقط به جوهر زدن محدود می شود. اگر از وایت برد برای مدل های برنامه نویسی Sprint، طرح های Wireframe، نمونه سازی اولیه، استوری برد ویدیویی و غیره استفاده می کنید، باید تخته سفید Freehand by Invision را امتحان کنید. در مقایسه با تخته سفید MS، اشکال بیشتری مانند مستطیل، خطوط و دایره ارائه می دهد.

همچنین می‌توان از Freehand در طی یک کنفرانس ویدیویی به جای تخته سفید تیم‌ها استفاده کرد. علاوه بر این، حتی می‌توانید تخته سفید Freehand را بدون برقراری تماس ویدیویی ارائه دهید. ما اغلب از آن برای استوری برد معرفی ویدیوهای YouTube خود استفاده می کنیم.

ادغام  Freehand توسط InVision

8. خواننده همه جانبه

Immersive Reader مرورگر محبوب Edge نیز در Microsoft Teams ادغام شده است. خواننده همهجانبه چندان ویژگی مفیدی نخواهد بود، اما حالت خواندن با صدای بلند که با آن دریافت می کنید سودمند است. برای رسیدن به حالت خواننده همه جانبه، روی 3 نقطه روی یک پیام کلیک کنید و بر روی خواننده همه جانبه کلیک کنید.

هنگامی که در حالت خواننده همه جانبه قرار می گیرید، دکمه «بازی» را در پایین مشاهده خواهید کرد. به محض زدن آن، کل پیام را برای شما بازگو می کند. من اغلب از آن برای خواندن مقالات و اسکریپت هایی که در Teams برای من ارسال می شود استفاده می کنم.

کلمات پایانی

بسیاری از ویژگی‌های دیگر مانند شناسه ایمیل کانال و تیم، ضبط Cloud Meeting، ارتباط اسکایپ فقط در صورتی کار می‌کنند که حساب مایکروسافت 365 داشته باشید. برای مسائل یا سوالات بیشتر در مورد تیم های مایکروسافت، در نظرات زیر به من اطلاع دهید

همچنین بخوانید: Slack vs. Teams: از کدام ابزار ارتباطی و همکاری استفاده کنید