13 نکته مهم درباره اشتراک‌گذاری صفحه در تیم‌های مایکروسافت

اشتراک‌گذاری صفحه نمایش در برنامه‌های کنفرانس ویدیویی مانند زوم، تیم‌های مایکروسافت، Google Meet و موارد دیگر بسیار مهم است. به این ترتیب، می‌توانید با استفاده از قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه، فایلی را بدون ارسال آن برای هر کسی یا هر شرکت‌کننده‌ای به دیگر شرکت‌کنندگان نشان دهید. به لطف آن، همه می توانند به طور همزمان محتوای فایل را مشاهده کرده و در مورد آن بحث کنند.

آیا اشتراک گذاری صفحه به همین سادگی است؟ نه. اما، شما می توانید از چند ویژگی جالب استفاده کنید. می توانید دسکتاپ، پنجره، صدای سیستم و موارد دیگر را به اشتراک بگذارید.

در این پست، ما عمیقاً به ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه نمایش موجود در تیم‌های مایکروسافت می‌پردازیم. بنابراین، در اینجا مهمترین چیزهای ضروری درباره اشتراک‌گذاری صفحه نمایش در تیم‌های مایکروسافت وجود دارد که باید بدانید.

1. وقتی صفحه را به اشتراک می گذارید چه اتفاقی می افتد

اشتراک‌گذاری صفحه در Microsoft Teams، مشابه سایر برنامه‌ها ، به شما امکان می‌دهد محتوای صفحه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. هنگامی که دکمه اشتراک‌گذاری صفحه را فشار می‌دهید، از شما خواسته می‌شود آنچه را که می‌خواهید به اشتراک بگذارید - دسکتاپ یا فایل را انتخاب کنید.

برخی از کاربران گیج می شوند و به این فکر می کنند که آیا سایر شرکت کنندگان می توانند صفحه نمایش داده شده به آنها را باز کنند یا مدیریت کنند. نه، این امکان پذیر نیست. به عنوان مثال، اگر صفحه ای را با ایمیل باز شده به اشتراک بگذارید، دیگران فقط می توانند پنجره ایمیل را ببینند. آنها نمی توانند به ایمیل های شما دسترسی داشته باشند یا آنها را باز کنند.

2. آنچه را می توان در تیم ها به اشتراک گذاشت

در تیم های مایکروسافت، می توانید دسکتاپ، یک پنجره، یک ارائه یا تخته سفید خود را به اشتراک بگذارید.

وقتی دسکتاپ خود را به اشتراک می گذارید، همه چیز در پیش زمینه صفحه نمایش شما برای دیگران قابل مشاهده است. بنابراین وقتی بین ویندوز جابجا می شوید، سایر اعضا می توانند آن را ببینند. اگر می‌خواهید فقط روی یک پنجره تمرکز کنید، حتی اگر بین پنجره‌ها سوئیچ کنید، باید از حالت Window استفاده کنید. اگر نمی خواهید دیگران متوجه شوند که چه چیز دیگری روی دسکتاپ شما باز است، این کار مفید است.

چند محدودیت برای ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه وجود دارد:

• حالت پنجره در برنامه های تلفن همراه و لینوکس در دسترس نیست.
• تخته سفید فقط برای تماس‌های تیمی کار می‌کند و نه برای چت‌های فردی.
• عملکرد تخته سفید محدود به برنامه های دسکتاپ و وب است. یعنی نمی‌توان آن را از برنامه‌های تلفن همراه شروع کرد، اما وقتی شخصی از دسک‌تاپ یا وب در حال اشتراک‌گذاری است، می‌توانید تخته سفید را روی تلفن خود ببینید.
• در وب، اشتراک‌گذاری صفحه فقط در مرورگرهای Google Chrome و Microsoft Edge قابل استفاده است.
• در macOS، تیم‌ها از شما می‌خواهند که اگر می‌خواهید صفحه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، تنظیمات حریم خصوصی (System Preferences > Security & Privacy > Privacy) را تغییر دهید.

3. چه پلتفرم هایی از اشتراک گذاری صفحه پشتیبانی می کنند

ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه Teams در تمامی پلتفرم‌ها موجود است. می توانید از آن در وب، اندروید، iOS، ویندوز، مک و لینوکس استفاده کنید. با این حال، برخی از حالت‌های اشتراک‌گذاری صفحه نمایش به پلتفرم‌های انتخابی محدود می‌شوند.

4. نحوه اشتراک گذاری صفحه در تیم های مایکروسافت

بیایید ببینیم چگونه صفحه نمایش را در وب، دسکتاپ و برنامه های تلفن همراه به اشتراک بگذاریم.

اشتراک گذاری صفحه در وب و دسکتاپ

با فردی که می خواهید صفحه نمایش خود را با او به اشتراک بگذارید یا با استفاده از دکمه Meet now یک جلسه در یک تیم شروع کنید، تماس بگیرید.

سپس، در صفحه تماس، روی نماد اشتراک‌گذاری صفحه موجود در نوار ابزار پایین کلیک کنید. روش های مختلفی برای اشتراک گذاری به شما نشان داده می شود - دسکتاپ، پنجره، پاورپوینت، و تخته سفید، همانطور که در زیر نشان داده شده است. روی موردی که می خواهید به اشتراک بگذارید کلیک کنید.

اشتراک‌گذاری صفحه در اندروید و iOS

در صفحه تماس، روی نماد سه نقطه موجود در نوار ابزار پایین ضربه بزنید. از منوی نمایش داده شده گزینه Share را انتخاب کنید.

سپس گزینه مناسب - عکس، ویدئو، پاورپوینت یا صفحه نمایش را انتخاب کنید.

5. چگونه بفهمیم چه چیزی به اشتراک گذاشته می شود

صفحه به اشتراک گذاشته شده فعلی در Teams دارای یک طرح کلی قرمز رنگ در اطراف خود خواهد بود. اسکرین شات زیر را بررسی کنید تا ببینید هنگام انتخاب حالت پنجره، صفحه اشتراک‌گذاری شده چگونه به نظر می‌رسد.

6. چگونه اشتراک گذاری را متوقف کنیم

در دسکتاپ، پنجره شناور را با علامت ضربدر در گوشه سمت راست پایین نوار ابزار گزینه ها مشاهده خواهید کرد. روی نماد توقف اشتراک‌گذاری صفحه ضربه بزنید.

در برنامه های تلفن همراه، برنامه Teams را باز کنید و روی دکمه توقف ارائه در پایین ضربه بزنید

7. آیا می توانید روی صفحه اشتراک گذاری حاشیه نویسی کنید

خیر. شما نمی توانید روی صفحه اشتراک گذاری شده بکشید یا بنویسید، مگر روی تخته سفید. به راهنمای دقیق ما در مورد نحوه استفاده از تخته سفید در تیم ها مراجعه کنید تا بدانید انجام شده است.

نکته : ببینید تخته سفید در ویندوز چه تفاوتی با OneNote دارد.

8. نحوه اشتراک‌گذاری صدای سیستم هنگام اشتراک‌گذاری صفحه

چه در حال پخش یک ویدیو یا فایلی با صدا در آن باشید، سایر شرکت‌کنندگان به‌طور پیش‌فرض نمی‌توانند صدا را بشنوند. برای اشتراک‌گذاری صدای سیستم، باید تنظیماتی را فعال کنید.

می توانید این کار را قبل از اشتراک گذاری صفحه یا بعد از آن انجام دهید. اگر می‌خواهید صدا را از ابتدا به اشتراک بگذارید، در حین تماس روی دکمه اشتراک‌گذاری صفحه کلیک کنید. سپس، کادر کنار Include system audio را علامت بزنید.

از طرف دیگر، هنگامی که اشتراک‌گذاری صفحه را شروع کردید، ماوس خود را روی لبه بالایی صفحه قرار دهید. یک نوار ابزار ظاهر می شود. با استفاده از دکمه موجود، صدای سیستم را فعال یا غیرفعال کنید.

9. نحوه جابه‌جایی بین ویندوز هنگام اشتراک‌گذاری صفحه

دو راه برای جابه‌جایی بین چندین پنجره در حین اشتراک‌گذاری صفحه وجود دارد. در روش اول، اگر حالت Window را انتخاب کرده اید، باید اشتراک گذاری را متوقف کنید. سپس، پنجره ای را که می خواهید انتخاب کنید انتخاب کنید و دوباره به اشتراک بگذارید. با این حال، این یک راه سازنده نیست.

برای رسیدن به همان روشی مفید، باید از روش دوم استفاده کنید که شامل استفاده از حالت اشتراک‌گذاری دسکتاپ است. که کل دسکتاپ شما را نشان می دهد. اکنون می توانید به راحتی بین هر پنجره ای جابجا شوید و شرکت کنندگان می توانند آن را ببینند.

توجه: کل فرآیند تعویض بین چندین پنجره و همچنین بقیه قسمت دسکتاپ برای شرکت کنندگان جلسه در حالت دسکتاپ قابل مشاهده خواهد بود.

10. چند نفر می توانند همزمان صفحه نمایش را به اشتراک بگذارند

اشتراک گذاری صفحه توسط چندین ارائه کننده در یک جلسه امکان پذیر نیست. فقط یکی از آنها می تواند یک صفحه نمایش را در یک زمان به اشتراک بگذارد. اما اگر نفر دوم دکمه اشتراک‌گذاری صفحه را فشار دهد، حق اشتراک‌گذاری صفحه را دریافت می‌کند و اشتراک‌گذاری برای ارائه‌دهنده اصلی متوقف می‌شود. همچنین در این مورد به آنها اطلاع رسانی خواهد شد.

11. نحوه باز کردن برنامه Teams هنگام اشتراک گذاری دسکتاپ

وقتی کل دسکتاپ خود را به اشتراک می گذارید، برنامه Teams به حداقل می رسد. اگر می‌خواهید چت را باز کنید یا هر عمل دیگری را در برنامه انجام دهید، روی نماد برنامه در نوار وظیفه کلیک کنید.

نکته: نحوه جلوگیری از راه اندازی تیم های مایکروسافت در هنگام راه اندازی را بیابید .

12. وقتی صفحه را به اشتراک می گذارید، آیا دوربین روشن می ماند؟

آره. ویدیوی شما حتی در هنگام اشتراک‌گذاری صفحه برای دیگران قابل مشاهده خواهد بود. اگر روی دسکتاپ هستید، ویدیوی چهار شرکت کننده را در پنجره شناور خواهید دید. برای مشاهده ویدیوی خود، برنامه Teams را باز کنید و ویدیوی شما در دسترس خواهد بود.

13. نحوه اشتراک گذاری فایل ها و اسناد جدا از پاورپوینت

مایکروسافت یک گزینه بومی برای به اشتراک گذاری فایل های پاورپوینت در برنامه Teams ارائه می دهد. برای اشتراک گذاری فایل های دیگر، آنها را به طور معمول در رایانه شخصی خود باز کنید. سپس، آنها را با استفاده از حالت دسکتاپ یا پنجره به اشتراک بگذارید.

نکته پاداش: چگونه دیگران را از اشتراک گذاری صفحه جلوگیری کنیم

همانطور که در بالا ذکر شد، همه حق دارند صفحه نمایش را به اشتراک بگذارند. این می تواند گاهی اوقات مشکل ساز باشد. برای جلوگیری از آن، می‌توانید دیگران را از اشتراک‌گذاری صفحه نمایش خود منع کنید. در حالی که دکمه مستقیمی برای خاموش کردن این ویژگی وجود ندارد، یک راه حل وجود دارد.

شما باید نقش شرکت کنندگان در جلسه خود را به Attendee تغییر دهید. به‌طور پیش‌فرض، آن‌ها به‌عنوان ارائه‌دهنده نگهداری می‌شوند، که دارای حقوقی مشابه با یک سازمان‌دهنده هستند. شرکت کنندگان حق اشتراک گذاری صفحه را ندارند و فقط می توانند صفحه اشتراک گذاری شده را مشاهده کنند.

برای تغییر نقش شرکت کنندگان در دسکتاپ، هنگام تماس با جلسه، روی نماد شرکت کنندگان کلیک کنید. سپس بر روی نماد سه نقطه در کنار نام شرکت کننده کلیک کرده و Make an pjesëmarrës را انتخاب کنید.

در برنامه های تلفن همراه، روی نماد شرکت کنندگان در طول جلسه ضربه بزنید. سپس، روی نام شرکت‌کننده ضربه بزنید و نگه دارید. از منو گزینه Make an pjesëmarrës را انتخاب کنید.

در انتظار حاشیه نویسی

شما نمی خواهید که شرکت کنندگان هنگام اشتراک گذاری آن به طور تصادفی روی صفحه شما حاشیه نویسی کنند - درست مانند چیزی که در زوم اتفاق افتاد. با این حال، ویژگی Zoom برای ارائه حاشیه‌نویسی هنگام اشتراک‌گذاری صفحه‌ها در تیم‌های مایکروسافت در زمان نوشتن این پست وجود نداشت. خط خطی کردن روی صفحه به یادداشت برداری و اشاره به چیزهایی کمک می کند که در غیر این صورت کار دشواری بود. امیدواریم به زودی این ویژگی را معرفی کنند.

بعدی: آیا با تیم های مایکروسافت آشنایی دارید؟ نکات ذکر شده در پست بعدی را برای بهبود تجربه تیم های مایکروسافت بررسی کنید.