نحوه استفاده از جستجو در Outlook برای یافتن سریع ایمیل ها (2022)

در این پست، نحوه استفاده از جستجو در Outlook برای یافتن صحیح ایمیل ها را به شما نشان خواهم داد. ما یاد خواهیم گرفت که چگونه معیارهای جستجوی خود را برای جستجوهای بهتر در Outlook محدود کنیم. می توانید از جستجوی Outlook برای کلمات موجود در پیوست ها، جستجو بر اساس اندازه ایمیل، بر اساس تاریخ و موارد دیگر استفاده کنید.

یکی از مشکلاتی که من با Outlook دارم، زمانی است که در گذشته به دنبال چیزهایی می گردم، از یک ساختار پوشه چند سطحی برای آرشیو ایمیل هایی استفاده می کنم که می خواستم آنها را نگه دارم، اما متوجه شدم که آنها را سازماندهی می کنم، مانند زمان های قدیم، مانند یک کابینت پرونده. با بسیاری از کشوهای مختلف به نظر نمی رسد باید از آن استفاده شود، سپس من شروع به استفاده از چشم انداز خاصی کردم، اما آن طور که من می خواستم کار نکرد. من صدها نتیجه را دریافت خواهم کرد، که سعی می کنم آنها را به صورت بصری فیلتر کنم. می توانید ناامیدی را در آنجا تصور کنید. از برخی نقطه نظرات. من متوجه شدم که جستجوی بسیار بیشتر از انداختن یک کلمه در کادر جستجو و فشردن enter وجود دارد. او در واقع می تواند دقیقا همان چیزی را که شما می خواهید پیدا کند. شما فقط باید بدانید که چگونه آن را به روش صحیح بپرسید.

چگونه از جستجو در Outlook استفاده کنیم؟

• مایکروسافت عملکرد جستجو را در سال 2019 برای Office 365 به‌روزرسانی کرد. جستجو اکنون سریع‌تر است و جستجو برای خود به بالای Outlook به نوار عنوان منتقل شد. این اکنون برای برنامه دسکتاپ و چشم انداز وب برای استفاده از جستجو یکسان است.

• فقط با ماوس خود داخل جستجو کلیک کنید یا از کلید میانبر Alt + Q یا Control + E استفاده کنید . با این کار یک منوی کرکره ای باز می شود که در آن Outlook بر اساس فعالیت اخیر شما پیشنهادهای شخصی سازی شده را ارائه می دهد.
• من آن را به خصوص مفید نمی دانم، اما در صورتی که می خواهید یک جستجو را تکرار کنید، ممکن است برای شما مفید باشد.
• در گذشته، کلمات جستجوی خود را تایپ می کردم و صدها نتیجه را دریافت می کردم، اما این مانند رانندگی با ماشین شما فقط با دنده اول است. برای رسیدن به هر جایی همیشه طول می کشد.
• دو روش برای استفاده از جستجو وجود دارد، جستجوی فوری و جستجوی پیشرفته. من هر دو را به شما نشان خواهم داد.

جستجوی فوری در Microsoft Outlook

بیایید با جستجوی فوری شروع کنیم. فرض کنید به دنبال چیزی با تست کلمه کلیدی هستم، فقط آن را در کادر جستجو تایپ کرده، فشار دهید، وارد کنید و همه نتایج را دریافت کنم. برای محدود کردن نتایج، می توانم با دکمه های اضافی به برگه جستجو بروم.

من می توانم جستجوی خود را گام به گام اصلاح کنم. می توانید دامنه جستجوی خود را محدود یا گسترش دهید. می توانید فیلدهای زیر را پیدا کنید.

• صندوق پست فعلی - پیش فرض صندوق پست است. من بعداً به شما نشان خواهم داد که در صورت نیاز چگونه می توانید پیش فرض خود را تغییر دهید.
• همه صندوق‌های پستی – اگر حساب‌های بیشتری دارید، ممکن است بخواهید جستجوی خود را به همه صندوق‌های پستی گسترش دهید.
• پوشه فعلی – گزینه دیگری برای محدود کردن جستجوی شما این است که آن را به پوشه فعلی محدود کنید. این بدان معنی است که صندوق ورودی به استثنای پوشه های فرعی.
• پوشه‌های فرعی – اگر پوشه‌های فرعی را انتخاب کنید، صندوق ورودی و هر پوشه زیر آن را اضافه می‌کنید.
• همه اقلام Outlook - همه موارد چشم انداز تا جایی که می توانید گسترده هستند. در تمام صندوق‌های پستی جستجو می‌شود و نه فقط در نامه، بلکه در تقویم و مخاطبین شما.
• شامل موارد حذف شده - در زیر نتایج، گزینه ای برای گنجاندن موارد حذف شده در جستجوی خود دارید. بسته به شرایط شما، این واقعاً می تواند نتایج شما را افزایش دهد، بنابراین من آن را توصیه نمی کنم. در عوض، همیشه می توانید پوشه موارد حذف شده را به طور جداگانه جستجو کنید.
• شامل نتایج قدیمی تر - اگر جستجوی شما همان چیزی را که به دنبال آن بودید برمی گرداند، می توانید شامل نتایج قدیمی تر را انتخاب کنید.
• از – به این ترتیب جستجوی شما ممکن است بیشتر طول بکشد، می توانید نتایج جستجوی خود را واقعاً محدود کنید. پیامی که دنبالش هستم برای من بود. من می توانم روی from کلیک کرده و نام فرستنده را تایپ کنم و اینتر را بزنید. همه چیز را با کلمه کلیدی Excel به علاوه جایی که کاربر فرستنده است جستجو می کند.
• موضوع - می توانم روی موضوع کلیک کنم و آن را به جستجوی خود اضافه کنم.
• پیوست‌ها دارد – می‌دانم که پیام یک پیوست دارد، بنابراین من پیوست‌ها را انتخاب می‌کنم و شاید هم می‌دانم که کلمه دوره در خط موضوع گنجانده شده است.
• دسته بندی شده - اگر ایمیل های خود را دسته بندی می کنید، می توانید نتایج را به دسته خاصی با این منوی بازشو محدود کنید یا برای شما ارسال می شود تا بر اساس گیرندگان جستجو کنید.
• پرچم‌گذاری شده - می‌توانید نامه‌هایی را که پرچم‌گذاری کرده‌اید جستجو کنید
• مهم - می توانید نامه هایی را که به عنوان مهم علامت گذاری کرده اید جستجو کنید. این گزینه ها واقعاً به شما کمک می کنند آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید.

جستجوی پیشرفته در Microsoft Outlook

• روش دوم استفاده از جستجوی پیشرفته است. اکنون، این یک راه کارآمدتر است و به جای محدود کردن متوالی جستجو مانند آنچه در جستجوی فوری انجام دادیم، گزینه های بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید همه آن را در یک انجام دهید.
• برای دریافت آن، داخل کادر جستجو کلیک کنید و سپس روی منوی کشویی کلیک کنید تا یک منوی کشویی با فیلدهای جستجوی از پیش تعریف شده باز شود.

• می‌توانید تعیین کنید که در کجا جستجو کنید که آیا چیزی که به دنبال آن هستید پیوست دارد یا نه.
• اساساً تمام گزینه های جستجویی که در برگه جستجو دیدیم را می توانید در اینجا پیدا کنید و حتی انتخاب های بیشتری دارید. به عنوان مثال، با فایل های پیوست، می توانید مستقیماً به دنبال کلمات کلیدی ای باشید که می دانید در پیوست پیام هستند.
• فرض کنید، می‌دانم که پیامی که به دنبال آن هستم پیوستی دارد که حاوی کلمه Set 1 است . من آن را در گیومه قرار دادم زیرا می خواهم یک عبارت دقیق مطابقت داشته باشد. ما در پایان مقاله به نحو جستجو را پوشش خواهیم داد، پس با من همراه باشید.

• خیلی باحاله همچنین، شما محدود به فیلدهای جستجوی از پیش تعریف شده ای نیستید که در قسمت کشویی مشاهده کردیم. بیایید به جستجوی پیشرفته برگردیم و به دکمه ای که گزینه های بیشتری در گوشه دارد توجه کنیم.

• ما به گزینه های جستجوی پیشرفته می رسیم که در آن می توانیم فیلدهای جستجوی اضافی را فعال کنیم. فرض کنید می خواهم گزینه ای را برای جستجوی خاص گیرندگان در BCC داشته باشم، کادر BCC را علامت بزنید و روی اعمال کلیک کنید. اکنون ما برای جستجو در دسترس هستیم. این گزینه های اضافی را به خاطر بسپارید. هر زمان که نمی توانید فیلدها را پیدا کنید، باید نتایج خود را به همین حالا محدود کنید.

تنظیمات و نمایه سازی برای جستجو در Outlook

• بیایید در مورد گزینه ها و نمایه سازی صحبت کنیم. مثل همیشه، در مورد محصولات اداری، برخی از گزینه های کاربردی استاندارد وجود دارد که باید بررسی کنیم.
• به فایل بروید و گزینه ها را انتخاب کنید و سپس جستجو را انتخاب کنید. در زیر نتایج، می‌توانید یک پوشه پیش‌فرض برای جستجوی فوری تعریف کنید. گزینه دوم، می توانید انتخاب کنید که موارد حذف شده در هنگام جستجو در همه موارد گنجانده شود. به طور معمول، من آن را فعال نمی کنم. همچنین می توانید رنگ هایلایت را تغییر دهید. این رنگی است که برای برجسته کردن عبارات جستجو در نتایج بالا استفاده می شود.

• ما همچنین گزینه های نمایه سازی داریم. این یک موضوع مهم در هنگام جستجو است. نمایه سازی به شما کمک می کند تا نتایج جستجوی سریع تری داشته باشید.
• این فقط به جستجوی چشم‌انداز مربوط نمی‌شود، بلکه هر جستجویی که در ویندوز انجام می‌دهید، اساساً ایندکس کردن از طریق فایل‌ها، پیام‌های شما و هر محتوای دیگری در رایانه شخصی شما انجام می‌شود. این در حال فهرست نویسی اطلاعات است.
• وقتی جستجوی Outlook چیزی را که به دنبال آن هستید پیدا نمی کند یا فقط نتایج ناقصی به شما می دهد، نمایه سازی به درستی کار نمی کند.

• چیزهای بیشتری در مورد نمایه سازی وجود دارد اما دو نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. وقتی روی گزینه های نمایه سازی کلیک می کنیم، وضعیت فعلی را دریافت می کنید، مطمئن شوید که نمایه سازی کامل شده است. شماره دو، مطمئن شوید که چشم انداز به عنوان بخشی از نمایه سازی گنجانده شده است. در زیر فهرست این مکان ها، باید Microsoft Outlook را ببینید. اگر نه، تغییر را انتخاب کنید و برای فعال کردن آن به عنوان آخرین راه حل کلیک کنید.

• اگر هنوز با نتایج جستجوی دقیق مشکل دارید یا نمایه سازی به پایان نمی رسد، ممکن است مجبور شوید کاتالوگ جستجو را دوباره بسازید. با این کار فهرست بندی فایل های داده شما مجدداً آغاز می شود.

نحو جستجوی Outlook و اپراتورها

• در نهایت، بیایید در مورد نحو جستجو صحبت کنیم. اکنون که نکات فنی جستجوی چشم انداز را درک می کنیم. اجازه دهید برخی از اصول اولیه در مورد نحو جستجو را پوشش دهیم.
• جستجوی Outlook از تطبیق پیشوند استفاده می کند. اگر plus را در کادر جستجو تایپ کنید ، پیام‌هایی را پیدا می‌کند که حاوی pluses plus و plushie هستند، اما نه excel plus یا surplus. همچنین، به حروف بزرگ و کوچک حساس نیست، بنابراین در حروف مناسب، plus و در موارد دیگر، پلاس را پیدا می‌کند.

• خوب، قبلاً دیدیم که اگر می خواهید به دنبال عبارت دقیقی مانند مجموعه 1 بگردید، باید آن را در گیومه قرار دهید. اگر این کار را نکنید، همه تغییرات را برمی گرداند.
• شما همچنین می توانید از عملگرهای منطقی مانند، و، یا و نه در جستجوی خود استفاده کنید، اما باید از حروف بزرگ استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر لیلا و گارانی را جستجو کنید، مواردی را که شامل لیلا و کاریجینی هستند، اما نه لزوما، برمی گرداند. به این ترتیب، لیلا یا گارانی مواردی حاوی لیلا، لیلا گرانی یا هر ترکیب دیگری از حروف بزرگ و کوچک را پیدا می کند. Lillah not Kirani همه مواردی را با Lillah پیدا می‌کند که شامل کلمه Garani نیست.

• حتی می توانید از عملگرهای مقایسه مانند بزرگتر یا کوچکتر از اندازه استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر اندازه پیام را تایپ می کنید، سپس یک دونقطه و سپس علامت بزرگتر از 5 مگابایت را در کادر جستجو قرار دهید. مواردی که بزرگتر از پنج مگابایت هستند را برمی گرداند.

• خیلی باحاله، درسته؟ اگر از سینتکس دریافتی بیشتر از آنچه در 6 فوریه 2021 استفاده می کنیم استفاده کنم، همه ایمیل های دریافتی پس از 6 فوریه 2021 را برمی گرداند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد نحو جستجو و عملگرها، از وب سایت مایکروسافت دیدن کنید .

به این ترتیب می‌توانید از جستجو در Outlook برای یافتن ایمیل‌ها واقعاً سریع استفاده کنید.

همچنین بخوانید : نمای کلی صندوق پستی آرشیو Office 365

حالا نوبت شماست:

کدام یافته از گزارش امروز برای شما جالب تر بود؟ یا شاید در مورد چیزی که من توضیح دادم سوالی دارید.

در هر صورت، من می خواهم از شما بشنوم. پس ادامه دهید و نظر خود را در زیر بنویسید.