5 trucs et astuces de réunion Zoom pour une meilleure expérience dappel vidéo

Comme l'épidémie de coronavirus ne montre aucun signe de ralentissement, le travail à domicile est le meilleur moyen de montrer un esprit positif envers nos professions. Le monde entier est confronté à une période critique, et nous sommes tous dans le même bateau pour lutter contre cette maladie pandémique. 

La plupart des employés de l'entreprise ont obtenu des installations de travail à domicile pour poursuivre leurs activités professionnelles, car cela aide à empêcher la propagation du virus à grande échelle. Avec l'aide du bon ensemble d'outils et de technologies, on peut facilement accomplir ses tâches quotidiennes et atteindre les objectifs liés au travail dans le confort même de votre maison.

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Conseils et astuces pour les réunions Zoom que vous devez connaître

1. La communication est la clé !

La communication est la clé, surtout lorsque vous travaillez à distance. Pour vous connecter avec vos coéquipiers ou pour vous assurer que toute votre équipe est sur la même longueur d'onde pour comprendre une tâche spécifique sur ce qui doit être fait ou comment cela doit être fait. Lorsque vous ne pouvez pas organiser de réunions en face à face, c'est à ce moment-là que les applications d'appel vidéo interviennent et sauvent la journée. 

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En parlant d'applications d'appel vidéo, Skype et Google Duo sont très populaires parmi le lot. Mais avez-vous entendu parler de Zoom ? Zoom peut servir d'alternative décente à Skype pour organiser des vidéoconférences, des webinaires, qui vous aident à vous connecter avec vos amis, où qu'ils se trouvent. Voici une série de trucs et astuces Zoom qui vous aideront à démarrer et à tirer le meilleur parti de votre expérience de visioconférence. 

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2. Envoyez une invitation rapide

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Vous avez hâte d'inviter plus de personnes lorsque vous participez déjà à une visioconférence ? Les utilisateurs de Mac peuvent appuyer sur la combinaison de touches Commande + I pour inviter rapidement quelqu'un à une vidéoconférence. Les utilisateurs de Windows, en revanche, doivent appuyer simultanément sur la touche Alt + I pour inviter de nouveaux membres. Dans la boîte d'invitation, appuyez sur le bouton « Copier l'URL », puis envoyez-la au contact avec lequel vous devez vous connecter. 

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3. Partage d'écran et annotation

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Zoom vous propose également une fonction de partage d'écran qui permet aux utilisateurs de voir un écran commun lors d'un appel vidéo. Cela inclut également un ensemble d'outils d'annotation étendus qui vous permettront de mettre en évidence des zones spécifiques à l'écran, où vous pourrez mentionner vos remarques afin que tous les autres membres de l'équipe puissent voir les changements sur leur écran. Pour utiliser les outils d'annotation, appuyez sur le bouton Afficher dans la barre de menu supérieure, puis sélectionnez « Annoter ». Le partage d'écran et l'annotation peuvent être obtenus sur Zoom sans aucun décalage ni interruption, et il offre une expérience de visioconférence transparente. 

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4. Mettre tout le monde en sourdine

Lorsqu'un groupe de personnes est en communication, il se produit beaucoup de bruit de fond, ce qui entraîne des difficultés à entendre ce que l'autre personne a à dire. Pour résoudre ce problème, Zoom vous propose une option « Mettre en sourdine tout le monde », où l'hôte ou la personne qui commande peut mettre en sourdine tous les autres membres qui font partie de l'appel vidéo actif en un seul clic. Pour désactiver tout le monde sur Zoom, vous utilisez la combinaison de touches Commande + Contrôle + M sur Mac. Les utilisateurs de Windows peuvent désactiver les autres membres en appuyant sur les touches « Alt+M ». 

5. Programmez vos réunions

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La visioconférence sur Zoom vous offre de nombreux privilèges. Et l'une de ces options est l'endroit où vous pouvez affecter quelqu'un d'autre pour planifier une réunion vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous dans la section Paramètres de réunion de Zoom. Dans la section « Attribuer un privilège de planification », entrez l'adresse e-mail de la personne à qui vous devez attribuer la tâche de planifier une réunion, puis appuyez sur le bouton « Attribuer » une fois que vous avez terminé. 

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6. Enregistrez vos séances de réunion

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Vous avez discuté de quelque chose d'important lors d'une réunion ? Vous ne vous souvenez pas de ce que le directeur a dit ? Eh bien, Zoom vous offre une option où vous pouvez enregistrer l'intégralité de vos sessions de vidéoconférence afin de ne rien manquer d'important. L'enregistrement des réunions aide à la fois les employés et les employeurs à se référer aux points qui ont été discutés lors de l'appel. Le raccourci pour démarrer l'enregistrement de n'importe quelle session pour Mac est Commande + Maj + R, et pour Windows, c'est Alt + R. Pour arrêter ou suspendre l'enregistrement, appuyez sur Commande + Maj + P sur Mac et Alt + P sur la machine Windows. 

Zoom n'est-il pas une excellente alternative à Skype chargée de nombreuses fonctionnalités avancées ? Que pensez-vous de la liste de trucs et astuces Zoom mentionnée ci-dessus ? Avez-vous hâte d'utiliser cet outil sous peu ? N'hésitez pas à partager vos impressions dans l'espace commentaires.