Comment suivre les modifications dans Google Docs

Google Docs fait partie de la suite Google d'outils de productivité basés sur le cloud. Il facilite la collaboration sur des documents et leur partage avec d'autres. Nous vous montrons comment suivre les modifications dans Docs afin que vous puissiez voir ce qui est différent dans la dernière version.

La différence avec le suivi des modifications de Word

Dans Microsoft Word, la collaboration sur les documents se déroule en série. Une personne active "Suivre les modifications", travaille sur un document, termine la modification et envoie le document à la personne suivante pour révision. Cette personne peut examiner les modifications suivies et apporter des modifications, créant ainsi plusieurs versions du même document.

Dans Google Docs, il n'y a pas plusieurs versions d'un document, juste une seule copie dans le cloud, qui peut être modifiée simultanément par plusieurs utilisateurs.

Si vous voulez connaître d'autres différences, consultez Google Docs vs Microsoft Word - Quelles sont les différences ?

N'oubliez pas de partager votre document

Si vous souhaitez suivre les modifications apportées à un document Google afin qu'une autre personne puisse les consulter, vous devez partager le document avec cette personne. 

Pour partager un document avec une autre personne :

1. Sélectionnez le bouton Partager en haut à droite de Google Doc.

1. Tapez l' adresse e-mail de la personne sous Ajouter des personnes et des groupes .

1. Une fois que vous avez terminé d'ajouter la liste des personnes, choisissez leur rôle dans le menu déroulant de droite .

1. Cochez ou décochez la case qui les avertit que vous avez partagé le document.

1. Rédigez une note explicative si nécessaire.

1. Sélectionnez Envoyer .

Vérifier l'historique de révision du document

Google Docs conserve un enregistrement de l'historique d'un document depuis sa création. Ainsi, même si vous oubliez ou ne savez pas comment suivre les modifications dans votre document Google, vous pouvez toujours les rechercher à l'aide de l'historique des révisions du document :

1. Ouvrez votre document Google .
2. Sélectionnez Fichier > Historique des versions > Voir l'historique des versions .

1. Dans le volet de droite, vous verrez l'heure, la date et l'auteur de chaque session de révision pour ce document. Vous pouvez cliquer sur l'un d'entre eux et voir les modifications apportées par chaque éditeur.

1. En cliquant sur les trois points verticaux sur toutes les versions créées automatiquement, vous pouvez choisir de donner un nom à une version particulière ou d'en faire une copie en tant que nouveau document Google distinct.

1. Vous pouvez également restaurer le document à n'importe quelle version précédente si quelqu'un a apporté des modifications destructives au texte.

Utiliser le mode suggestion

Le mode suggestion est la fonctionnalité la plus proche pour suivre les modifications que vous trouverez dans Google Docs. Ceci est particulièrement utile lorsque vous avez été invité à modifier un document écrit par quelqu'un d'autre.

Lorsque vous utilisez le mode Suggérer :

• Vous verrez les modifications apportées dans une couleur différente. 
• Vous verrez également ces modifications résumées sous forme de commentaires sur le côté droit du document. 
• Vous et d'autres éditeurs pouvez échanger des messages de discussion sur des modifications individuelles dans ces bulles de commentaires. 
• Lorsque vous avez accepté une modification, sélectionnez simplement la coche pour l'accepter, ou sélectionnez le X pour la rejeter.

Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble :

Activer le mode suggestion est simple :

1. Sélectionnez le menu déroulant avec l' icône en forme de crayon .

1. Choisissez Suggestion ou cliquez sur ce bouton vert de raccourci de suggestion lorsque vous survolez une page.

Vous êtes maintenant prêt à apporter les modifications souhaitées au document sans modifier définitivement le texte.

Laisser des commentaires pour les autres utilisateurs

En plus des suggestions automatiques, vous pouvez également laisser des commentaires à d'autres éditeurs et rédacteurs pour donner plus de contexte à vos suggestions.

Pour laisser un commentaire :

1. Ouvrez le document Google .

1. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter ou placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez laisser un commentaire.

1. Sélectionnez Insertion > Commentaire ou utilisez le raccourci bleu « + » qui apparaît à droite de la page lorsque vous la survolez.

1. Saisissez votre commentaire, puis sélectionnez le bouton Commentaire .

N'oubliez pas que vous pouvez taguer d'autres éditeurs à l'aide du symbole @. Vous pouvez également utiliser la fonction de chat en direct si d'autres rédacteurs se trouvent en ligne en même temps que vous.

Téléchargez votre document sous forme de fichier Word

Vous pouvez convertir des suggestions en suivi des modifications en téléchargeant votre document Google Doc en tant que document Word. Lorsqu'elles sont ouvertes dans Word, les suggestions s'affichent sous forme de modifications suivies, avec tous les commentaires conservés. Voici comment procéder :

Sélectionnez Fichier > Télécharger > Microsoft Word .

Remarque : Le document téléchargé est désormais indépendant du Google Doc dans le cloud. Aucune modification apportée à ce document ne sera reflétée dans la version cloud. Si vous souhaitez partager les modifications du document Word, vous devrez le télécharger en tant que nouveau document Google et le partager à partir de zéro.

Nous vous déconseillons de modifier Word et Docs de cette manière, car cela peut prendre du temps, introduire des problèmes de mise en forme et prêter à confusion. Une bonne alternative consiste à utiliser Microsoft 365 , qui inclut des fonctionnalités et une collaboration similaires basées sur le cloud.

Ne perdez plus jamais la trace

Vous pouvez désormais suivre et partager les modifications dans Google Docs. N'oubliez pas de partager cet article avec tous les autres éditeurs travaillant sur un document avec vous, car ils doivent tous activer le mode suggestion indépendamment.