4 façons de partager les réponses du formulaire Google avec dautres

Vous souhaitez donner accès aux réponses du formulaire Google à quelqu'un d'autre ? Google Forms propose de nombreuses façons de partager des réponses avec d'autres. Vous pouvez les ajouter en tant que collaborateur, partager la feuille Google liée ou partager un fichier PDF ou CSV contenant les réponses. Voyons différentes manières de partager les réponses de Google Form avec d'autres.

Le partage des résultats du formulaire Google est pratique lorsque vous souhaitez que quelqu'un d'autre voie également les résultats, comme un collègue, un ami, etc. Vous n'avez pas besoin de partager les détails de votre compte Google avec eux. Vous pouvez utiliser les méthodes mentionnées dans cet article.

1. En liant Google Forms à Google Sheets et en les partageant

Les réponses du formulaire Google peuvent être enregistrées dans Google Sheets. Vous devez partager la feuille Google contenant les réponses au formulaire avec d'autres personnes. Pour cela, vous devez d’abord lier Google Forms à Google Sheets.

Cette méthode vous permet d'envoyer des réponses Google Form à plusieurs adresses e-mail et de partager des réponses sans modifier vos autorisations Google Form. Voici les instructions étape par étape :

Étape 1 : Dans votre formulaire Google, cliquez sur l'onglet Réponses.

Étape 2 : Cliquez sur l'option Lien vers Sheets avec l'icône Google Sheets dans le coin supérieur droit.

Remarque : Si vous avez déjà lié une feuille, vous verrez le bouton Afficher dans les feuilles. Cliquez dessus et passez à l'étape 4.

Étape 3 : Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Sélectionnez « Créer une nouvelle feuille de calcul » si vous souhaitez stocker les réponses dans une nouvelle feuille de calcul, puis cliquez sur Créer.

Étape 4 : La feuille Google liée s'ouvrira contenant les réponses à votre formulaire. Cliquez sur le bouton Partager en haut.

Étape 5 : Saisissez l'identifiant de messagerie avec lequel vous souhaitez partager les réponses du formulaire Google et cliquez sur le bouton Envoyer.

Remarque : Par défaut, les utilisateurs disposeront des autorisations de modification pour les feuilles. Cela signifie qu'ils peuvent modifier les réponses. Mais vous pouvez changer cela en cliquant sur la zone Éditeur > en choisissant Viewer (peut uniquement afficher) ou Commentor (peut commenter). Vous pourrez également modifier ces autorisations ultérieurement.

Astuce : découvrez comment enregistrer les réponses du formulaire Google dans différentes feuilles

L'avantage d'utiliser cette méthode est que les nouvelles réponses s'afficheront automatiquement dans la feuille de calcul liée. Et l'utilisateur n'aura pas non plus l'autorisation de modifier votre formulaire actuel.

Astuce : découvrez comment modifier Google Forms comme un pro

2. En ajoutant en tant que collaborateur

Un autre moyen simple de partager vos réponses Google Form avec quelqu'un d'autre consiste à l'ajouter en tant que collaborateur sur votre formulaire. Notez cependant qu’ils peuvent non seulement voir les réponses comme vous, mais également modifier votre formulaire. Si cela vous convient, procédez comme suit :

Étape 1 : Ouvrez votre formulaire Google sur un ordinateur.

Étape 2 : Cliquez sur l'icône à trois points en haut et sélectionnez Ajouter des collaborateurs dans le menu.

Étape 3 : Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans la zone de texte « Ajouter des personnes et des groupes » et cliquez sur Terminé.

Le destinataire recevra un e-mail lui donnant accès aux réponses du formulaire Google.

L'avantage de cette méthode est que le destinataire peut visualiser un résumé des réponses comme le créateur d'origine. Cependant, l'inconvénient est que le destinataire peut également modifier le formulaire.

3. En partageant un fichier CSV

Une autre façon de partager les réponses du formulaire Google avec quelqu'un d'autre consiste à lui envoyer un fichier CSV contenant les réponses à votre formulaire. Google Forms propose une fonctionnalité native pour créer un fichier CSV hors ligne de réponses, comme indiqué ci-dessous :

Étape 1 : Ouvrez votre formulaire Google et accédez à l'onglet Réponses.

Étape 2 : Cliquez sur l'icône à trois points dans le panneau Réponses.

Étape 3 : Sélectionnez Télécharger les réponses (.csv) dans le menu.

Étape 4 : Sélectionnez l'emplacement pour télécharger le fichier CSV. Il peut être téléchargé au format ZIP.

Étape 5 : Une fois téléchargé, envoyez le fichier ZIP ou CSV extrait au destinataire par e-mail ou toute autre méthode de partage.

L’avantage de cette méthode est qu’elle fonctionne hors ligne. Et le meilleur cas d'utilisation est lorsque les réponses au formulaire ont été fermées . En revanche, l’inconvénient est que les réponses ne seront pas mises à jour automatiquement. Vous devez télécharger et partager à nouveau le fichier CSV si une nouvelle réponse apparaît.

4. En partageant au format PDF

Vous pouvez également partager les réponses du formulaire Google avec d'autres personnes au format PDF. Tout d’abord, vous devez créer et télécharger un fichier PDF des réponses. Ensuite, vous pouvez l'envoyer à quelqu'un d'autre.

Voici des instructions étape par étape pour créer et partager un fichier PDF avec les réponses du formulaire Google :

Étape 1 : Accédez à votre formulaire Google et cliquez sur l'onglet Réponses.

Étape 2 : Cliquez sur l'icône à trois points à côté du bouton Envoyer et sélectionnez Imprimer.

Étape 3 : Les réponses s'ouvriront dans un nouvel onglet. Utilisez le raccourci clavier Ctrl + P pour ouvrir la fenêtre Aperçu avant impression.

Étape 4 : Cliquez sur la liste déroulante à côté de Destination et sélectionnez Enregistrer au format PDF. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer pour télécharger le PDF.

Étape 5 : Envoyez le fichier PDF avec les réponses par courrier électronique ou partagez-le dans des applications de messagerie instantanée comme WhatsApp, Slack, etc.

Tout comme la méthode ci-dessus, cette méthode fonctionne également hors ligne. Les réponses ne seront donc pas mises à jour automatiquement.

Astuce : découvrez comment convertir Google Forms en PDF, Docs ou Word .

Astuce bonus : partagez les réponses Google Forms avec plusieurs adresses e-mail

Par défaut, Google notifiera et enverra une notification par e-mail au créateur du formulaire Google uniquement chaque fois qu'une nouvelle réponse est ajoutée. Pour envoyer des notifications à plusieurs e-mails, vous devez utiliser un module complémentaire tiers appelé Notifications par e-mail pour Google Forms.

Nous avons un guide détaillé expliquant comment utiliser ce module complémentaire pour envoyer des notifications de réponse Google Form à un autre e-mail.

Astuce : Découvrez comment envoyer un e-mail en fonction de la réponse dans Google Forms.

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C'étaient les meilleures méthodes pour partager les réponses de Google Form avec d'autres. Avant de partir, découvrez comment créer un RSVP et une enquête en ligne dans Google Forms.