Clients de messagerie instantanée (IM) : pourquoi ne conviennent-ils pas aux organisations ?

Les magasins d'applications sur les ordinateurs et les téléphones mobiles sont inondés de centaines de clients ou d'applications de messagerie instantanée (IM), dont certains ont changé notre façon de communiquer. Messages directs, discussions de groupe, appels vidéo , partage de documents et de fichiers. L'utilisation d'émojis et d'autocollants rend votre communication plus interactive. Mais quelle est la fiabilité de ces applications ?

Apprendre ce qu'est la messagerie instantanée ?

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La messagerie instantanée ou la messagerie instantanée fait référence à la communication via l'envoi et la réception de messages en temps réel sous forme de textes. Ceci est effectué via une application autonome, qui peut être détenue, administrée et gérée par une société tierce, appelée clients de messagerie instantanée. Les applications de messagerie instantanée ont certaines fonctionnalités uniques de base qui les séparent des autres supports de communication tels que les salles de discussion et les e-mails. Cela inclut la « présence », qui permet aux utilisateurs de savoir si l'utilisateur du destinataire est en ligne ou non. De plus, les applications de messagerie instantanée prennent en charge le partage direct de fichiers dans une session de texte en direct, permettant aux utilisateurs de consulter des documents, des images et d'autres fichiers en temps réel et d'en discuter.

En quoi ces applications sont-elles différentes des e-mails ?

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Les e-mails ne garantissent pas une communication instantanée en temps réel entre les deux parties. Il n'offre pas de réponse immédiate de la part de l'utilisateur destinataire malgré la connectivité Internet. De plus, les e-mails sont destinés à des conversations descriptives sous forme de texte long, alors que les messages instantanés sont généralement plus courts. De plus, les messages instantanés sont destinés à afficher une communication en personne et n'ont pas tendance à former une série de communications en chaîne qui se chevauchent entre plusieurs utilisateurs. Cependant, les applications de messagerie instantanée modernes prennent en charge les conversations de groupe via des discussions de groupe.

Comment fonctionne la messagerie instantanée ?

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Une application de messagerie instantanée autonome tierce possède son propre serveur réseau distinct. Le fonctionnement de tous les clients de messagerie instantanée est le même, quelle que soit leur plate-forme. Les applications de messagerie instantanée établissent une connexion entre leurs serveurs et l'appareil des utilisateurs à l'aide de leur connexion Internet. L'utilisateur lance le client de messagerie instantanée en enregistrant un ID utilisateur et un mot de passe qui sont enregistrés sur le serveur du client. Maintenant, en tant qu'utilisateur, vous autorisez le client de messagerie instantanée à accéder à votre liste de contacts, qu'il compare à sa liste d'utilisateurs, appelée liste de contacts. Le client vous enverra ensuite les informations concernant les contacts qui font partie de sa liste de contacts et sont disponibles pour la connexion.

Une fois que votre liste de contacts personnalisée est prête, vous pouvez sélectionner l'utilisateur avec lequel vous souhaitez communiquer et le reste du processus est un jeu d'enfant. Pendant que vous discutez, le client-serveur agira comme un moyen de transmission entre le vôtre et l'appareil du destinataire.

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Pourquoi les organisations peuvent-elles être perdues à cause de ces clients de messagerie instantanée ?

Les applications de messagerie instantanée sont faciles à utiliser, ont un processus d'enregistrement simple et disposent de nombreuses fonctionnalités pour vous offrir une expérience de communication en personne. De plus, il vous permet de partager des fichiers et des images, et certains d'entre eux permettent souvent également le partage de localisation. Alors, pourquoi les organisations ne peuvent-elles pas utiliser ces fonctionnalités pour effectuer leurs communications professionnelles et leur partage de fichiers au quotidien ? Eh bien, il existe des inconvénients qui peuvent présenter des risques pour ces entreprises :

• Le partage de fichiers sur un serveur tiers peut vous coûter cher en matière de confidentialité des données

Toute information ou fichier partagé sur le client de messagerie instantanée concerné est transmis de l'expéditeur au destinataire, à l'aide de paquets de données, via le serveur du client. Ces paquets contiennent vos informations transmises, qui sont stockées pour toujours avec le client. Étant donné que ces clients de messagerie instantanée ne sont pas internes, vous n'avez aucun contrôle sur la protection de la confidentialité des fichiers et sur leur accessibilité. Vous serez entièrement dépendant des opérateurs de messagerie instantanée pour vous assurer que les données sont protégées contre les accès non autorisés. Bien que de nombreux clients de messagerie instantanée disent que les informations sont toujours cryptées ; cependant, qui peut le dire pour de vrai ?

En tant que propriétaire ou gestionnaire d'une organisation, vous ne voudriez certainement pas qu'aucune de vos informations commerciales ne soit partagée sur des serveurs tiers. Alors que les entreprises de messagerie instantanée ont affirmé que les données sont toujours protégées, les récents incidents de violations de données et de surveillance non autorisée des renseignements sur les utilisateurs de clients de messagerie instantanée disent le contraire.

• Manque de sécurité des données

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Bien que vous puissiez protéger votre appareil contre les logiciels espions et les logiciels malveillants en utilisant des services de pare-feu, vous ne pouvez pas simplement protéger la ligne de transmission entre votre appareil et le serveur client de messagerie instantanée en utilisant simplement un pare-feu.

Internet est vaste et regorge de dangers malveillants qui peuvent nuire à vos activités Web, même en entravant vos conversations. Les clients de messagerie instantanée nécessitent une connectivité aux réseaux publics et, par conséquent, leurs serveurs stockent et traitent des paquets d'informations provenant de plusieurs réseaux à travers le monde. Ce serveur est fortement sujet aux attaques de logiciels malveillants et étant accessible sur n'importe quel réseau public, il est encore plus risqué de s'y fier pour la sécurité. Dans toute tentative de piratage réussie, vos données seraient compromises et, plus tard, elles pourraient faire l'objet d'une utilisation abusive et d'activités illicites.

• Pour les clients de messagerie instantanée, votre organisation serait un produit

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Les applications clientes de messagerie instantanée sont gérées par des sociétés commerciales et, tout comme vos organisations, elles ont également un modèle commercial. Ces sociétés utilisent vos informations d'utilisateur pour diverses campagnes marketing et gagnent de l'argent en échange du partage de ces informations avec les annonceurs concernés. En tant que propriétaire d'entreprise, personne ne voudrait jamais que ses informations organisationnelles soient rendues publiques à une source inconnue ou non identifiée.

• Problèmes de sauvegarde et limitations de transfert

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Au niveau de l'entreprise, chaque entreprise souhaiterait conserver un enregistrement des documents contenant des données organisationnelles importantes. Ces données sont utilisées comme référence dans les futures stratégies commerciales. Mais aucune application de messagerie ne vous fournira jamais un grand espace de sauvegarde. De plus, chaque application cliente de messagerie instantanée a des restrictions sur la limite de caractères pour les textes, ainsi que sur la taille des fichiers à transférer. Dans un but organisationnel, ces restrictions pourraient être des barrières à la communication et au partage de données.

Dans la plupart des cas, une entreprise opterait pour un service de sauvegarde cloud séparé en plus du client de messagerie instantanée. Cela poserait à nouveau le risque d'utiliser des serveurs tiers. Par conséquent, vos données enregistrées restent toujours sur un serveur cloud externe et vous dépendez des propriétaires du serveur pour sa sécurité. Ainsi, peu importe ce que vous faites, si le client de messagerie instantanée que vous utilisez n'est pas interne, c'est-à-dire conçu pour répondre aux seuls intérêts du bureau, votre organisation continuerait à faire face à ces problèmes.

• Soutien aux consommateurs ?

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Il devrait y avoir un plus grand point d'interrogation après cela. En tant qu'utilisateur individuel, faire face à des problèmes tels que la perte de données ou les erreurs de serveur n'est pas un gros problème. Mais étant dans une organisation, ces problèmes peuvent vous coûter une fortune. Une organisation ne peut certainement pas se permettre de perdre des données ou de faire face à ses tâches quotidiennes si son client de communication y renonce. Les serveurs tiers peuvent souvent rencontrer des problèmes et sont même parfois fermés par leurs sociétés d'administration pour toutes sortes de raisons. Maintenant, bonne chance pour jongler entre leurs experts en service aux consommateurs, tout en mettant en péril votre travail et votre temps.

• À côté du contrôle zéro : modifications et mises à jour fréquentes

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Les applications clientes de messagerie instantanée tierces ont plusieurs utilisateurs. Par conséquent, il existe des centaines d'autres consommateurs de telles applications et tous ont des exigences différentes. Désormais, la société propriétaire du client de messagerie instantanée concerné apporterait des modifications ou des mises à niveau à cette application, en fonction des besoins de sa base de consommateurs majoritaire. Vous, en tant que propriétaire d'entreprise, ne pouvez pas être certain que ces mises à niveau ou changements répondent à vos intérêts ou non.

De plus, les termes des accords, les politiques de confidentialité et les accords d'utilisation sont souvent modifiés à votre insu. Diriger une organisation sans aucun contrôle sur le partage des données et la communication organisationnelle est une tâche risquée. Cela vaut-il ce risque ?

• Participation possiblement faible des membres

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Pourquoi auriez-vous besoin d'un client de messagerie instantanée pour votre espace de bureau ? Maintenir tous les membres impliqués connectés via un outil commun, et s'assurer que les décisions organisationnelles et les informations sont accessibles à tous, sans aucune discrimination. Aujourd'hui, il existe des centaines d'applications clientes de messagerie instantanée. Il n'est pas possible que chaque membre de l'organisation utilise la même application cliente de messagerie instantanée. Ainsi, certains d'entre eux téléchargeront cette application de messagerie instantanée, ce qui ne les intéresse pas. Comme ils ne seront pas volontairement actifs là-bas, cela affecterait la participation des utilisateurs.

• Ce n'est pas seulement pour le travail

Quelles sont les applications clientes de messagerie instantanée les plus utilisées ; WhatsApp, Google Hangouts, Skype, etc. ?

Droit?

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Aucune de ces applications ne bifurque entre les personnes officielles et vos contacts individuels. Si vos relations personnelles sont disponibles sur l'application utilisée par votre organisation, elles seront incluses dans votre liste de contacts. Alors maintenant, vos conversations personnelles et professionnelles sont fusionnées, faisant de votre interface et de votre gestion de la communication organisationnelle une tâche fastidieuse.

Cela dit, il est clair que l'utilisation d'un serveur tiers global et d'un client de messagerie instantanée pour une utilisation organisationnelle complète n'est pas une bonne option. Étant donné que ces applications clientes de messagerie instantanée sont exploitées par des sociétés commerciales, il est peu probable qu'elles répondent à vos intérêts organisationnels en priorité. De plus, ils présentent tous les inconvénients qu'un serveur externe entraînerait. Cela expose vos informations à des risques de vol et d'abus, vous garde hors de contrôle, restreint vos privilèges de transfert de données et, surtout, partage vos données avec des tiers pour leurs gains commerciaux.

Pensez-vous que vous pourrez ainsi gérer et développer une entreprise sécurisée à l'avenir ? Avec autant de surveillance sur vos activités organisationnelles, ces clients de messagerie instantanée ne vous aideraient guère à grandir. Il est donc important que vous, en tant que propriétaire d'entreprise, trouviez une alternative qui puisse résoudre vos problèmes une fois pour toutes. 

Les clients de messagerie instantanée internes ont le potentiel de remplacer les messageries tierces . Puisqu'ils fonctionnent sur des serveurs privés et sont exempts de toute interférence de tiers, ils pourraient être la meilleure alternative pour les organisations modernes.