Comment créer un flux dans Microsoft Teams et pourquoi vous pourriez vouloir vous aider à rester productif

Avec Power Automate et Microsoft Flow, vous pouvez créer certains « flux » pour vous aider à suivre votre activité et à augmenter votre productivité. Voici comment.

Configurez l'application Power Automate sur Microsoft Teams en l'installant à partir du catalogue d'applications dans la barre latérale gauche de Teams

Une fois configuré, vous serez redirigé vers la page d'accueil dans Power Automate. Cliquez sur le bouton Nouveau flux. Ensuite, choisissez-en un qui correspond à Microsoft Teams.

Assurez-vous de connecter vos comptes avec le Flow, pour qu'il s'allume en vert

Continuez et suivez les instructions à l'écran, puis cliquez sur Créer un flux

Le flux se remplira dans Teams et apparaîtra dans la liste de la page principale de Power Automate

Avez-vous déjà voulu recevoir une notification sur les activités se déroulant au sein des équipes concernant les documents en cours de téléchargement, les formulaires en cours de signature ou même les tâches en cours d'exécution dans Planner ? En règle générale, vous devrez peut-être vérifier chacune de ces applications Microsoft 365 individuellement pour vous familiariser avec les choses. Cependant, avec Power Automate et Microsoft Flow, vous pouvez créer certains « flux » pour vous aider à suivre votre activité et à augmenter votre productivité. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment vous pouvez le faire.

Ajout de Power Automate aux équipes

Tout d'abord, vous devrez ajouter Power Automate à Microsoft Teams pour continuer. Pour ce faire, cliquez sur la section Applications dans la barre latérale Teams. À partir de là, recherchez Power Automate. Ensuite, choisissez l'application Power Automate qui s'ouvre et choisissez le bouton d'ajout violet. Si vous souhaitez des flux dans un canal spécifique ou une équipe entière pour tous les utilisateurs, vous pouvez également choisir la flèche vers le bas et sélectionner Ajouter à l'équipe, si vous avez les privilèges d'ajouter une automatisation pour tout le monde. Une fois cela fait, vous devriez voir l'application Power Automate s'ouvrir dans la barre latérale de Teams.

Création d'un flux prédéfini et "populaire" dans Teams

Ensuite, vous devriez être dirigé vers une option filtrée ne vous montrant que les flux et les modèles Microsoft Teams. Vous pouvez filtrer sur d'autres flux si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton de filtre à côté du bouton Rechercher des flux (mais plus à ce sujet plus tard.) Quoi qu'il en soit, vous devriez également remarquer certains modèles populaires pour les flux dans les équipes. Ce sont des modèles prédéfinis par Microsoft, que vous pouvez activer en quelques clics, aucun codage requis !

Nous nous concentrerons d'abord sur ces derniers, car ce sont les plus populaires et aident à répondre à certains des besoins les plus courants en matière de notifications dans Teams. Voici une liste ci-dessous, mais gardez à l'esprit que vous pouvez voir une liste de tous les flux Teams en choisissant Voir tous les modèles Teams au bas de l'application Power Automate. D'une manière générale, n'importe lequel des flux de la liste des équipes sera simple à configurer, ne nécessitant que quelques étapes simples.

• Notifier une équipe lorsqu'une nouvelle réponse Forms est soumise
• Lorsque l'état d'une tâche dans le planificateur devient terminé, notifier un canal
• Notifier une équipe lorsqu'un nouvel élément est créé dans une liste SharePoint
• Enregistrer un message dans OneNote
• Créer un élément de travail à partir d'un message
• Avertir une équipe lorsqu'une nouvelle tâche est ajoutée à un tableau Trello
• Notifier une équipe lorsque le statut d'un élément de travail change dans Azure DevOps
• Avertissez une équipe lorsqu'une alerte est déclenchée dans PowerBI.

Si le flux que vous souhaitez figure dans cette liste, cliquez dessus. Vous obtiendrez un message contextuel, vous permettant de le configurer. Nous utilisons le flux pour les modifications de tâches dans Planner, à titre d'exemple. Habituellement, vous devriez voir une boîte vous permettant de nommer le flux. Ensuite, en dessous, se trouvera une liste de connexions (ou de connecteurs) dont vous aurez besoin. Assurez-vous de vous connecter à chacun d'eux, puis cliquez sur Continuer et suivez les instructions à l'écran. Dans notre cas, nous devrons configurer et choisir l'ID du groupe Planner, l'ID du plan, l'équipe Teams, puis le canal pour continuer.

Une fois terminé, vous pouvez choisir Créer un flux. Et vous devriez alors voir un message contextuel indiquant que votre flux de travail a été créé. Il apparaît maintenant dans la liste des flux sur la page principale de Power Automate ! Et il fonctionnera automatiquement à partir de maintenant.

Créer d'autres flux et des flux personnalisés dans Teams

Grâce à Power Automate, vous n'êtes pas limité aux flux thématiques vers les équipes. Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer d'autres flux. Vous pouvez basculer vers ceux-ci en cliquant sur le bouton Filtrer en haut de l'écran, à côté de la zone de recherche, et en choisissant Tous les modèles. Ensuite, regardez vers la gauche pour choisir une catégorie. Les étapes seront les mêmes, vous obligeant à vous connecter et à connecter des comptes, comme nous l'avons fait ci-dessus.

Si vous êtes un utilisateur plus avancé, vous pouvez également créer un flux vierge, par vous-même, sans suivre un modèle. Cliquez sur l'onglet Créer dans Power Automate, puis choisissez Créer à partir du blanc. À partir de là, vous verrez une liste de déclencheurs et d'actions. Vous verrez également certains thèmes, sous Tous. Choisissez votre thème, pour filtrer le déclencheur et les actions.

Ensuite, choisissez un déclencheur en suivant les instructions à l'écran. Une fois le déclencheur terminé, configurez l'action en suivant les instructions et l'assistant à l'écran. Chaque flux a un ensemble d'instructions différent, mais c'est assez simple à comprendre. Vous pouvez ensuite tester le flux en cliquant sur le bouton Test en haut. Vous pouvez également rechercher des erreurs dans le flux en choisissant également Flow Checker. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer et votre Flow sera mis en action.

Vérifier et supprimer des flux

Maintenant que vous avez créé vos flux, vous pouvez facilement les supprimer ou les modifier également. Ouvrez simplement l'application Power Automate dans Teams en cliquant sur (. . .) dans la barre latérale, puis en cliquant sur l'onglet Accueil. À partir de là, vous devriez voir une liste de vos flux. Vous pouvez déplacer votre souris tout à droite et cliquer sur les trois points dans la liste, puis choisir Modifier ou Supprimer pour supprimer le flux. Plus important encore, vous pouvez également consulter l'historique d'exécution pour voir comment il fonctionne, s'il est devenu malveillant.

Juste le début de possibilités infinies !

Créer un flux dans les équipes avec puissance L'automatisation n'est que le début des possibilités. Microsoft dispose d'une plate-forme connue sous le nom de PowerApps, qui vous permet de créer vos propres applications personnalisées pour votre entreprise à l'aide de modèles similaires. Vous pouvez en apprendre plus à ce sujet ici . Et n'oubliez pas, consultez notre hub Microsoft 365 pour plus d'actualités et d'informations.