Comment utiliser Microsoft Access pour créer une base de données de service client pour votre petite entreprise

Comment créer une base de données de service client dans Microsoft Access

Pour les petites entreprises qui ne font que simplifier les choses, vous pouvez utiliser Microsoft Access et le modèle de base de données du service client pour suivre les affectations, la priorité, l'état, les clients et les résolutions, etc. Voici comment.

Ouvrez Access, puis cliquez sur Nouveau. Vous verrez une variété de modèles, mais nous recherchons une base de données de service client.

Cliquez sur la base de données du service client pour l'ouvrir, puis cliquez sur Activer le contenu en haut de l'écran.

Ajoutez un nouveau cas en cliquant sur Nouveau cas, puis remplissez le formulaire résultant. Il existe des emplacements pour le titre du dossier, les cessionnaires, le client, la priorité, les catégories, le statut, etc.

Au fur et à mesure que vous remplissez les formulaires, vous obtiendrez des invites contextuelles pour également remplir les informations sur les clients et les employés. Remplissez-les pour simplifier les choses.

Dans le cadre de toute opération de petite entreprise, vous aurez probablement besoin de suivre vos clients. Habituellement, cela signifie payer pour un système de base de données client comme Streak CRM ou Monday.com. Ces services sont en effet excellents car ils sont souvent conviviaux et disposent d'une interface utilisateur graphique agréable. Cependant, saviez-vous que vous pouvez créer votre propre base de données avec Microsoft Access ? Dans le guide Microsoft 365 d'aujourd'hui, nous allons vous montrer comment.

Pourquoi créer une base de données avec Access ?

Avant de commencer, nous expliquerons pourquoi vous pourriez vouloir créer une base de données de service client avec Access. La réponse est assez simple. C'est facile à faire en quelques étapes, et tout sera préformaté avec vous. Pour les petites entreprises qui ne font que simplifier les choses, vous pouvez l'utiliser pour suivre les affectations, les priorités, le statut, les clients et les résolutions. Si vos besoins sont plus complexes, Access peut ne pas faire le travail pour vous, mais pour des besoins plus basiques, il fonctionnera très bien car il est déjà inclus dans votre abonnement Microsoft 365.

Création de la base de données du service client

Pour commencer à créer la base de données du service client, vous devez ouvrir Access, puis cliquer sur Nouveau. Vous verrez une variété de modèles, mais nous recherchons une base de données de service client. Faites défiler vers le bas pour le trouver, puis cliquez dessus. Access créera la base de données.

Une fois créé, vous voudrez cliquer sur Activer le contenu en haut de l'écran. Ensuite, vous pouvez commencer à saisir vos données pour les cas et vos clients. Vous pouvez ajouter un nouveau cas en cliquant sur Nouveau cas, puis remplir le formulaire résultant. Il y a des emplacements pour le titre du dossier, les cessionnaires, le client, la priorité, les catégories, le statut, etc. Au fur et à mesure que vous remplissez les formulaires, vous obtiendrez des invites contextuelles pour également remplir les informations sur les clients et les employés. Remplissez-les pour simplifier les choses.

Si vous cherchez simplement à gérer une liste de clients ou d'employés avec cette base de données, vous devrez cliquer sur les boutons Liste des clients ou Liste des employés. Cela les ouvrira dans un nouvel onglet.

Centre de rapports

Au fur et à mesure que vous remplissez de plus en plus de données dans la base de données du service client, vous pourriez avoir à vouloir filtrer ou générer des rapports. Vous pouvez le faire très facilement. Il existe des boutons de filtre pour la catégorie, l'attribution à et le statut. Si vous choisissez ces champs, ils vous donneront la possibilité de filtrer les données exactes que vous recherchez. Vous pouvez également utiliser la fonction Ouvrir des graphiques pour produire des rapports utiles tels que les cas ouverts par assignation à et les cas en retard.

L'accès a tellement plus!

Bien que nous venons d'aborder la base de données du service client dans Access, il y a beaucoup plus qui peut être utilisé et créé. Vous pourrez créer un suivi des appels, un suivi des bogues, un suivi d'inventaire, un gestionnaire d'événements et bien plus encore. Il existe de nombreux modèles à explorer dans Access, alors consultez-le maintenant et faites-nous part de vos commentaires dans les commentaires.

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