Travailler à domicile ? Voici comment utiliser Microsoft Teams pour rester connecté

Vous êtes soudainement obligé de travailler à distance ? Mais vous ne savez pas comment faire ? Ne vous inquiétez pas, nous voici avec un guide complet sur l'utilisation de Microsoft Teams.

Microsoft Teams est un acteur relativement nouveau sur le marché de la communication, de la collaboration en équipe et de la vidéoconférence . Alors que les problèmes de confidentialité et de sécurité liés à Zoom augmentent, les joyaux cachés sont mis en lumière.

En termes simples, Microsoft Teams est un outil qui s'intègre à Office 365 et qui combine des fonctionnalités telles que la vidéoconférence, le stockage de fichiers, le chat, etc.

En l'utilisant, vous pouvez créer des documents Office en ligne, partager des idées et de l'expertise, tirer parti des robots et bien plus encore.

Ce qui est important, c'est que vous n'avez même pas à payer pour utiliser cet outil fantastique.

Avantages – Outil gratuit Microsoft Teams

• Chats, appels audio et vidéo illimités
• 10 Go de stockage de fichiers pour l'équipe
• 2 Go pour chaque individu
• Il s'intègre aux applications Office Online - Word, PowerPoint, Excel, OneNote et 140 autres applications professionnelles
• Peut ajouter jusqu'à 300 personnes à votre liste de contacts (à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation)

Remarque : la version gratuite de Microsoft Teams est disponible uniquement pour ceux qui n'ont pas payé pour un abonnement commercial Office 365.

Faits saillants – Équipes Microsoft

• Rassembler une équipe
• Intégration Office 365
• Personnaliser les équipes via des API et des frameworks de bot
• Modifier et ouvrir des fichiers en même temps
• Intégration Azure Active Directory

Pas convaincu de vouloir toujours s'en tenir à Zoom ?

Voici une comparaison rapide entre Microsoft Teams et Zoom

Présentation – Microsoft Teams

Pour commencer avec Microsoft Teams, vous devez visiter : page Web Microsoft Teams et créer un compte. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez comparer les forfaits payants et gratuits et décider quel forfait vous souhaitez utiliser. Parallèlement à cela, vous pouvez également télécharger l'application de bureau Microsoft Teams.

Équipes et canaux

Maintenant que Microsoft Team est installé, vous devez créer une équipe en donnant un nom et une description. Chaque équipe a des sous-sections appelées Canaux ; un canal général est automatiquement créé. Chaque fois qu'il y a une activité, le canal sera mis en surbrillance.

Onglets de canal – Chaque canal a ses onglets par défaut – Conversations, Fichiers, Notes, Services d'équipe. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter vos propres onglets.

Conversation - Il s'agit d'une fonctionnalité essentielle et centrale de Microsoft Teams, et elle fonctionne comme un forum de discussion centralisé où toutes les communications sont enregistrées et rendues consultables.

La fenêtre Fichiers - Équipes vous permet d'effectuer différentes tâches dans la fenêtre, telles que discuter avec le groupe, supprimer, télécharger, copier, ouvrir un fichier, etc. Cela permet d'éviter de basculer entre différentes applications.

Notes – Cet onglet amène votre équipe à OneNote. Cela signifie que vous pouvez modifier et afficher OneNotes.

Ajout d'onglets – Aide à ajouter des tableaux de bord Power BI, un planificateur, des feuilles de calcul, etc.

Menu – Sur le côté gauche de Teams, vous obtenez différentes options – Chats, Réunions, Fichiers et Activité. La plupart s'expliquent d'eux-mêmes. Ceux qui nécessitent une explication seront décrits.

Activités – Affiche les dernières activités effectuées par les équipes.

Chat – Fournit un historique complet du chat en stockant la conversation Skype Entreprise.

Équipes – Aperçu de toutes les équipes et canaux au sein des équipes.

Réunions – Extrait les réunions d'Outlook et permet de planifier des réunions.

Fichiers – Affichez et recherchez des fichiers sur OneDrive, OneNote.

Maintenant que nous connaissons Microsoft Teams et ce que nous pouvons en tirer. Il est temps d'apprendre à utiliser Microsoft Teams.

Comment utiliser les équipes Microsoft

Microsoft Teams combine quatre fonctions commerciales essentielles en une seule plate-forme. En l'utilisant, vous pouvez envoyer des messages, vous coordonner avec des équipes, passer des appels vocaux/vidéo et enfin intégrer Microsoft 365.

1. Lancez Microsoft Teams

Vous pouvez utiliser Microsoft Teams directement depuis un navigateur ou télécharger une application de bureau (Mac ou PC) ou sur un appareil mobile (Android et iOS).

Pour ce tutoriel, nous utiliserons une version de navigateur. Comme il a les mêmes fonctionnalités, vous ne rencontrerez aucun problème lorsque vous l'utiliserez comme application de bureau ou de smartphone.

Pour utiliser les équipes, rendez-vous sur https://teams.microsoft.com/start

Ici, vous aurez la possibilité de vous inscrire gratuitement. Vous pouvez créer un compte Microsoft à ce moment-là ou vous connecter à l'aide d'un compte existant.

Cependant, si vous utilisez déjà la version professionnelle de Microsoft Office 365, Teams sera installé.

Une fois connecté, il vous sera demandé dans quel but vous l'utiliserez comme amis, entreprise, famille, etc. Chaque option personnalise les profils en conséquence, mais la fonctionnalité fondamentale reste la même.

Étant donné que la plupart d'entre nous travaillent à domicile en raison de COVID-19, nous prendrons l'option « Pour le travail ».

Maintenant, créons la première équipe.

2. Créez une équipe

Pour créer ou rejoindre une équipe, cliquez sur la section Équipe > Rejoindre ou créer une équipe. Si des équipes publiques sont déjà créées, vous les verrez, cliquez dessus. Cependant, si vous souhaitez rejoindre une équipe spéciale, vous pouvez saisir un code.

Dans cet exemple, nous choisirons l'option Créer une équipe.

Maintenant, vous pouvez décider si l'équipe doit être rendue publique, privée ou à l'échelle de l'organisation.

• L'équipe publique peut être utilisée par n'importe qui
• Privé est sur invitation seulement
• L'ensemble de l'organisation ajoute automatiquement tout le monde dans l'entreprise

Une fois que vous avez décidé du type, de votre équipe que vous souhaitez créer, vous devez ensuite le nommer et donner une description.

3. Ajout d'équipes

Vous pouvez ajouter des personnes à Teams de plusieurs manières. Mais le moyen le plus simple est d'envoyer un lien par e-mail. Une fois que le destinataire aura cliqué dessus, il sera automatiquement inscrit. Vous pouvez également ajouter des adresses e-mail directement dans Teams ou importer des noms, des adresses e-mail à partir d'Outlook, de Personnes, etc.

Une fois les personnes connectées, vous les verrez sur la liste des équipes et pourrez recevoir les membres et leur activité.

Par défaut, il a une sous-section générale appelée Canaux. Vous pouvez ajouter l'un de ces canaux et commencer à interagir avec les autres.

4. Ajouter une chaîne

Pour créer une chaîne, donnez-lui un titre, une description. Vous pouvez décider de le garder standard ou privé. Si vous souhaitez avoir une conversation privée, vous pouvez choisir une option privée.

Une fois le canal créé, vous pouvez charger des fichiers, ajouter des publications et interagir avec les membres de l'équipe.

5. Canaliser les conversations

Discuter dans un canal standard, ce n'est pas privé ; c'est comme une discussion bruyante. Par exemple, si vous avez envoyé un message à Jim, tout le monde dans la conversation peut le voir. Mais seul Jim sera alerté pour qu'il puisse se concentrer sur le message. De plus, si vous le souhaitez, vous pouvez répondre à une chaîne même si elle n'est pas mentionnée.

6. Chat vidéo

En bas du panneau de droite, vous verrez l'option la plus importante : Meet. Il ressemble à une caméra vidéo et lit Meet Now.

Pour lancer un chat vidéo, cliquez sur cette icône. Vous pouvez couper le son, désactiver la vidéo, partager des fichiers, afficher les participants. Vous pouvez également partager votre bureau ou utiliser une fonctionnalité de tableau blanc.

7. Gestion des canaux

Vous pouvez rejoindre et quitter n'importe quelle chaîne. Si vous rejoignez une chaîne et que vous ne la trouvez pas appropriée, vous pouvez la supprimer. Avant de décider de le supprimer, rappelez-vous une fois que vous l'aurez fait, toutes les conversations, enregistrements et tout le reste lié à cette chaîne seront supprimés.

Cependant, s'il y a des fichiers joints, ils seront conservés sur Sharepoint.

8. Ajout de fonctionnalités

Par exemple, nous n'avons expliqué que la fonctionnalité principale. Cependant, vous pouvez ajouter diverses fonctionnalités et intégrations à Teams, telles que le calendrier, pour planifier des réunions et rester informé.

Vous pouvez également vous connecter à une vaste gamme de produits tiers tels que Zoom, Trello, KUDO, etc.

C'était ça; en suivant ces étapes simples, vous pouvez utiliser Microsoft Teams et collaborer avec les membres de votre équipe. Non seulement cela, mais vous pouvez également vous exprimer en utilisant des autocollants, des emoji, des GIF. Nous espérons que vous allez essayer Microsoft Teams. Une fois que vous l'utilisez, veuillez partager votre expérience avec nous.