Avez-vous déjà manqué un e-mail important parce que votre boîte de réception était pleine de messages précédents sans réponse ? La plupart des gens en ont fait l'expérience et presque tout le monde connaît la distraction d'une cinquantaine d'e-mails non lus qui exigent votre attention dès que vous ouvrez votre boîte de réception le matin.
Selon des études, les travailleurs passent jusqu'à 28 % de leur semaine à lire et à répondre à des courriels. C'est plus d'un quart de votre temps total au travail. Que pourriez-vous accomplir de plus si vous n'aviez pas à gérer un flot constant d'e-mails ?
Qu'est-ce que la boîte de réception zéro ?
Inbox Zero est un concept développé par Merlin Mann, expert en productivité. Bien que la plupart des gens interprètent le "zéro" dans le nom comme faisant référence au nombre d'e-mails reçus par une personne, il faisait à l'origine référence au temps que les gens passent à penser aux e-mails. Si vous n'avez aucun e-mail, vous ne passez presque aucun temps à y penser.
Cet article vous expliquera comment réduire au minimum le nombre d'e-mails non lus dans votre boîte de réception à l'aide des outils à votre disposition dans Gmail, ainsi que des pratiques que vous pouvez appliquer à votre journée de travail qui vous aideront à apprivoiser l'essaim d'e-mails que vous recevez. durant la journée.
Principes de base de la gestion des e-mails
La première étape pour améliorer la productivité de votre messagerie consiste à fermer votre boîte de réception. Cela peut sembler contre-intuitif, mais il est préférable de se donner des périodes de temps fixes pour lire et répondre aux e-mails plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent. Des recherches ont montré que les délais, qu'ils s'imposent ou non, améliorent l'efficacité et réduisent le temps passé sur un projet.
Prévoyez cinq minutes au début de chaque heure, ou peut-être vingt minutes au début et à la fin de la journée, pour répondre aux e-mails . Supprimez tous les e-mails qui sont clairement des spams . Si un e-mail nécessite deux minutes ou moins pour répondre, répondez-y en premier.
Si un e-mail nécessite plus de temps pour répondre, déplacez-le dans un dossier spécialement désigné.
Utiliser Gmail pour atteindre Inbox Zero
Gmail est le client de messagerie le plus utilisé au monde, mais la plupart des gens ne réalisent pas à quel point la plateforme est polyvalente. Gmail regorge d'outils et d'options personnalisables qui vous donnent un contrôle considérable sur son apparence. Inbox Zero devient beaucoup plus réalisable lorsque vous profitez de ces outils.
Utiliser des étoiles spéciales
Tout le monde connaît la possibilité de « mettre en vedette » un e-mail en cliquant sur l'icône Étoile, mais saviez-vous qu'il existe 12 étoiles différentes qui peuvent être utilisées ? Cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres > Général , puis faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez la sous-section Étoiles .
Il existe différentes couleurs d'étoiles, mais il existe également des icônes comme un point d'exclamation, une flèche d'avance rapide, une coche, un point d'interrogation et un i minuscule. Par défaut, seule l'étoile principale est active, mais vous pouvez cliquer et faire glisser l'une des icônes vers la section En cours d'utilisation pour les activer.
Un seul symbole apparaîtra dans Gmail. Cliquez dessus plusieurs fois pour faire défiler toutes les différentes étoiles que vous avez sélectionnées. Choisissez au moins quatre symboles : l'étoile standard, l'étoile rouge, le i minuscule et la coche verte.
Configurer plusieurs boîtes de réception et filtres
Vous connaissez peut-être déjà plusieurs des onglets disponibles dans Gmail : Promotions, Personnel, Social, etc. Accédez à Paramètres > Boîte de réception et à côté de Type de boîte de réception, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Plusieurs boîtes de réception.
Une nouvelle section apparaît appelée Plusieurs sections de boîte de réception. Vous pouvez nommer jusqu'à cinq sections personnalisées à afficher à côté de votre boîte de réception principale, bien que deux soient remplies par défaut. Une section est réservée aux e-mails suivis, tandis que l'autre est réservée aux brouillons. Ces sections sont désignées par leurs requêtes de recherche, vous devrez donc savoir comment s'appelle chacune des étoiles spéciales afin de leur réserver des sections.
Voici les noms de chaque étoile :
Le champ de requête de recherche reconnaît différents opérateurs, vous pouvez donc utiliser les commandes OR/AND pour inclure plusieurs étoiles dans la même section. À côté du champ Requête de recherche se trouve le champ Nom de la section . Entrez le nom spécifique que vous voulez que le champ soit appelé ici.
Pour atteindre Inbox Zero, il est préférable de configurer quelques sections spécifiques :
Vous pouvez choisir de configurer une cinquième section en fonction de vos besoins, mais ces quatre se chargeront des tâches les plus élémentaires.
Atteindre la boîte de réception zéro
Maintenant que vous avez modifié vos paramètres Gmail, il est temps de tout mettre en action. Tout d'abord, définissez vos filtres. Entrez ce qui suit :
| Requête de recherche | Nom de la section |
| a : étoile jaune | Nécessite une action/réponse |
| a : étoile rouge | Besoin d'une réponse urgente |
| a : info-bleu | En attente de réponse |
| a : carreaux verts | Délégué |
Lorsque vous recevez un e-mail, la première chose à faire est de décider s'il nécessite une réponse ou si vous devez le supprimer. Si l'e-mail est un spam ou ne justifie tout simplement pas une réponse, supprimez-le immédiatement ou archivez-le.
Si l'e-mail nécessite une réponse et prend moins de deux minutes, répondez-y. Si vous avez besoin de plus de deux minutes, cliquez une fois sur l' icône étoile . Si l'e-mail est urgent et doit être la prochaine chose à laquelle vous devez répondre, cliquez deux fois sur l'icône pour le marquer d'une étoile rouge.
Une fois que vous avez répondu à un e-mail, si vous attendez une réponse, cliquez trois fois sur l' icône étoile pour la désigner comme "En attente de réponse". Si vous recevez un e-mail qui est mieux géré par quelqu'un d'autre, transférez-le à la personne appropriée et cliquez quatre fois sur l'icône Étoile pour le marquer comme "Délégué".
Choisissez quand vous voulez répondre à votre e-mail et concentrez-vous sur le travail uniquement pendant ces périodes. En vous donnant des délais et des périodes fixes pour traiter les e-mails, vous réduisez le temps que vous passez dans votre boîte de réception afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes. Si vous choisissez de vous en occuper au début de l'heure, concentrez-vous d'abord sur la réponse aux e-mails urgents, puis gérez le reste à partir de là.
En mettant ces méthodes en pratique, vous pourrez bientôt atteindre le contrôle total de votre boîte de réception. Si c'est déjà le bordel, réservez une demi-heure par jour pour trier les e-mails que vous avez déjà et déterminer s'ils sont importants ou non. Répondez à ceux qui en ont besoin, supprimez ceux qui n'en ont pas besoin.
Cela peut prendre un peu de temps, mais les filtres , les boîtes de réception désignées et d'autres outils vous aideront à atteindre Inbox Zero et vous découvrirez quelles techniques vous aideront le mieux à y rester.
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