Comment configurer labsence du bureau dans Gmail

Si vous utilisez des clients de messagerie courants dans un environnement d'entreprise comme Outlook, vous avez probablement l'habitude de définir votre réponse d'absence du bureau . Saviez-vous que vous pouvez également configurer des réponses d'absence du bureau dans Gmail ?

Étant donné que la plupart des gens utilisent Gmail comme compte de messagerie personnel, il peut être utile d'informer les gens lorsque vous êtes en vacances ou en vacances.

Faire cela est assez simple dans Gmail, mais le processus est légèrement différent de celui auquel vous pourriez être habitué dans Outlook. Dans cet article, vous apprendrez comment configurer l'absence du bureau dans Gmail, comment le désactiver et ce que les gens peuvent s'attendre à voir de vous lorsque vous l'avez activé.

Comment configurer l'absence du bureau dans Gmail

Si vous êtes sur le point de partir en vacances pendant un certain temps et que vous souhaitez avertir les gens que vous ne pourrez peut-être pas répondre à leur e-mail aussi rapidement que d'habitude, une réponse d'absence du bureau est la solution.

Pour commencer avec les étapes ci-dessous, connectez-vous d'abord à votre compte Gmail.

1. Sélectionnez l' icône Paramètres d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte Gmail.

2. Sélectionnez Afficher tous les paramètres en haut de la liste Paramètres.

3. Faites défiler jusqu'à la section Répondeur de vacances en bas. Modifiez le paramètre sur Répondeur vacances activé .

4. Sélectionnez le premier jour de vos vacances. Tapez la ligne d'objet et le message auquel vous souhaitez répondre automatiquement chaque fois que des personnes vous envoient un e-mail.

Notez les options suivantes lorsque vous remplissez ce formulaire.

• Vous n'êtes pas obligé d'activer et de sélectionner un dernier jour , mais c'est une bonne idée de ne pas oublier de laisser votre répondeur de vacances activé.
• Par défaut, le champ de message utilise un éditeur de formatage enrichi dans lequel vous pouvez utiliser la barre de formatage pour formater le texte du message. Si vous sélectionnez Texte brut au-dessus du champ de message, le formatage passera au texte brut.
• Sélectionnez Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts si vous souhaitez cibler les réponses automatiques du répondeur de vacances uniquement sur les personnes que vous connaissez déjà et ignorer toutes les autres. C'est une bonne idée si vous ne voulez pas que des étrangers sachent que vous êtes loin de chez vous pendant une période prolongée. 

5. Sélectionnez Enregistrer les modifications pour activer le répondeur de vacances.

Comment désactiver l'absence du bureau dans Gmail

Il existe deux façons de désactiver le répondeur de vacances. Tant qu'il est activé, vous verrez un message en haut de votre boîte de réception concernant l'état du répondeur.

Vous pouvez sélectionner Terminer maintenant pour désactiver instantanément le répondeur. C'est un moyen rapide de le désactiver sans avoir à rechercher à nouveau dans vos paramètres Gmail pour modifier les paramètres du répondeur.

Toutefois, si vous préférez désactiver le répondeur de vacances dans les paramètres Gmail, vous pouvez soit sélectionner Paramètres de vacances dans le message de notification, soit revenir à la fenêtre Paramètres de Gmail.

Faites défiler vers le bas du menu Paramètres Gmail pour retrouver la section Répondeur de vacances .

Sélectionnez Répondeur vacances désactivé pour désactiver le répondeur automatique. 

Remarque – vous n'aurez pas à le faire si vous avez défini le champ Dernier jour sur la date de fin de vos vacances. Le répondeur de vacances se désactivera automatiquement après cette date.

Mais si vous souhaitez désactiver le répondeur de vacances avant le réglage du dernier jour, la procédure ci-dessus fonctionnera.

Fonctionnement de Gmail Vacation Responder

Gardez à l'esprit que puisque vous ne pouvez entrer que les dates de début et de fin pour le répondeur de vacances, les heures sont définies automatiquement par e-mail.

• Date de début Heure : 00h00 minuit
• Date de fin : 23h59

Si vous préférez que l'heure commence à minuit avant le début de vos vacances, définissez la date de début un jour avant le début de vos vacances.

Les personnes qui vous envoient un e-mail alors que vous avez activé le répondeur de vacances verront le comportement suivant de votre compte Gmail.

• Les gens verront votre réponse automatique la première fois qu'ils vous enverront un message. S'ils vous envoient un nouveau message, la réponse automatique ne sera pas envoyée.
• Si quatre jours passent et que la même personne vous envoie un message, la réponse automatique se déclenchera à nouveau.
• Si vous modifiez votre réponse de vacances, le chronomètre recommence et toute personne qui vous envoie un message pour la première fois après la modification recevra une réponse automatique.
• Gmail est suffisamment intelligent pour ne pas répondre automatiquement aux messages qui sont automatiquement triés dans le dossier spam ou les listes de diffusion.
• Les autres utilisateurs de Gmail verront votre statut "absent du bureau" s'ils commencent à vous écrire un e-mail. 

Créez des réponses d'absence du bureau plus intelligentes dans Gmail avec des filtres

Si vous souhaitez créer une réponse automatique plus ciblée avec des messages personnalisés pour des personnes spécifiques, vous pouvez le faire en utilisant les filtres Gmail .

1. Avant de pouvoir utiliser un filtre pour la lecture automatique, vous devez créer un modèle d'e-mail avec lequel répondre. Pour ce faire, composez un nouvel e-mail dans Gmail avec l'e-mail avec lequel vous souhaitez répondre. Ensuite, sélectionnez le menu "Plus" à trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre, puis sélectionnez Modèles , sélectionnez Enregistrer le brouillon en tant que modèle , puis sélectionnez Enregistrer en tant que nouveau modèle .

1. Donnez un nom au modèle dans la fenêtre contextuelle.

1. Pour accéder aux filtres Gmail, retournez dans les paramètres Gmail. Sélectionnez Filtres et adresses bloquées en haut de la fenêtre Paramètres.

1. Faites défiler vers le bas de cette page et sélectionnez Créer un nouveau filtre .

4. Dans le formulaire Créer un filtre, saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez répondre automatiquement dans le champ De . Sélectionnez Créer un filtre lorsque vous avez terminé.

1. Dans la fenêtre Créer un filtre, cochez la case à côté de Envoyer un modèle . Dans la liste déroulante, sélectionnez le modèle de réponse du patron que vous avez créé précédemment.

1. Enfin, sélectionnez simplement le bouton Créer un filtre en bas et votre nouveau filtre et votre réponse automatique sont maintenant actifs.

Désormais, chaque fois que la personne avec l'adresse que vous avez définie dans le filtre vous envoie un e-mail, elle reçoit une réponse d'absence du bureau avec le modèle que vous avez créé.