Comment envoyer des fichiers par courrier électronique lorsque le fichier est trop volumineux

Combien de fois avez-vous essayé d'envoyer une pièce jointe à un e-mail pour vous faire dire qu'elle était trop volumineuse ? Peut-être avez-vous essayé de joindre plusieurs éléments à la fois et avez-vous reçu une erreur, vous obligeant ainsi à envoyer plusieurs e-mails séparés juste pour tout faire parvenir au destinataire ? Cela peut être exaspérant, je sais. J'ai eu à gérer cela à l'occasion comme vous. Heureusement, je suis un nerd de la recherche et j'ai trouvé plusieurs méthodes différentes que vous pouvez utiliser pour obtenir ces précieuses données là où elles doivent être. Plongeons-nous et discutons de certains de mes favoris!

Option 1 - Compresser les fichiers

C'est l'un des moyens les plus rapides et les plus simples de joindre des fichiers volumineux à un e-mail. La compression de fichiers signifie simplement que leur taille est réduite (compressée) et qu'ils sont tous ajoutés à un seul dossier. Aucune donnée n'est perdue pendant la compression. Les informations redondantes dans votre texte, vos photos ou vos vidéos sont réduites en itérations beaucoup plus faciles à gérer. Une fois que le récepteur a décompressé le dossier créé, tout est restauré à la taille qu'il avait autrefois - exactement comme vous l'avez créé ou partagé pour commencer.

Comme je l'ai dit, créer un dossier zippé est extrêmement rapide.

Sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez ajouter au dossier zip en maintenant la touche CTRL (sous Windows) enfoncée et en cliquant sur chaque fichier.

Une fois que vos fichiers sont tous sélectionnés, faites un clic droit sur l'un d'entre eux et passez le curseur sur l'endroit où il est écrit « Envoyer vers » . Choisissez la deuxième option dans la liste : « Dossier compressé (zippé) »

Dès que vous cliquez sur cette option, votre nouveau dossier zippé sera créé à l'endroit où se trouvaient vos fichiers. Vous remarquerez que vos fichiers originaux sont toujours là.

Notez que le dossier nouvellement créé est prêt à être ajouté au nom de votre choix. Si vous cliquez dessus par inadvertance, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le nouveau dossier zip et choisir « Renommer » .

Retournez à votre e-mail et joignez le nouveau dossier zippé comme vous le feriez avec n'importe quel autre fichier et envoyez-le !

Option 2 - Envoyer des fichiers via Dropbox

Dropbox est un outil incroyable. Vous pouvez stocker toutes vos photos, vidéos et fichiers en privé - gratuitement jusqu'à 2 Go ! Vous pouvez également créer des dossiers partagés dans lesquels vous invitez toute personne de votre choix à afficher ou à modifier les éléments que vous avez choisis. Voyons comment procéder !

Rendez-vous sur Dropbox et créez votre compte gratuit, puis sélectionnez "Nouveau dossier partagé" sur le côté droit.

Créez un nouveau dossier ou utilisez un dossier existant (si vous étiez déjà membre de Dropbox.)

Sélectionnez « Je souhaite créer et partager un nouveau dossier » .

Nommez votre dossier et entrez les adresses e-mail de ceux à qui vous envoyez les fichiers. Choisissez si vous souhaitez qu'ils soient autorisés à modifier des éléments dans le dossier (modifier, supprimer, commenter et ajouter à n'importe quel fichier du dossier). Enfin, ajoutez un message si vous souhaitez expliquer ce qu'il y a dans le dossier et pourquoi vous le partagez avec eux.

Il est maintenant temps d'ajouter les fichiers, photos ou vidéos. Vous pouvez les faire glisser et les déposer dans le dossier et ils seront téléchargés automatiquement. Ou, accédez à chaque fichier séparément, faites un clic droit dessus et choisissez "Copier". Ensuite, faites un clic droit n'importe où dans le dossier Dropbox et choisissez "Coller". La dernière option que vous pouvez utiliser est de cliquer sur « Télécharger des fichiers » sur le côté droit de votre écran. Choisissez votre ou vos fichiers, puis Dropbox vous demandera dans quel dossier les placer. Assurez-vous de choisir le dossier que vous venez de créer.

Une fois vos fichiers ajoutés, un e-mail a déjà été envoyé au(x) destinataire(s) et ils ont un accès immédiat. Cependant, vous avez encore certaines choses que vous pouvez faire pour chaque fichier individuel. Sur le côté droit de la ligne du nom de fichier, vous verrez trois points. Cliquez dessus pour voir la liste déroulante des options. Vous pouvez partager ce fichier particulier avec plus de personnes, le télécharger à nouveau sur votre appareil, ajouter des commentaires, le renommer, le supprimer et plus encore.

C'est tout ce qu'on peut en dire! Vous avez maintenant créé avec succès un dossier dans votre compte Dropbox gratuit, ajouté des fichiers et les avez partagés avec la ou les personnes que vous avez choisies.

Option 3 - Partager des fichiers volumineux à l'aide de Sharefile

Sharefile est un service payant, principalement utilisé dans les environnements professionnels. Cependant, il existe un essai gratuit de 30 jours où aucune carte de crédit n'est nécessaire. Le site Web a été créé par Citrix. Cette société propose des logiciels de haute qualité depuis de nombreuses années, et je vous promets personnellement qu'ils sont sûrs et impressionnants.

Rendez-vous sur le site Sharefile et créez votre compte gratuit avant de commencer. On vous demandera ensuite le site Web de votre entreprise, votre secteur d'activité et un numéro de téléphone. Après cela, vous recevrez un e-mail de vérification sur lequel vous devrez cliquer pour vous connecter pour la première fois. Une fois connecté, vous confirmerez vos informations personnelles, choisirez une question secrète et définirez un mot de passe.

À ce stade, vous serez sur votre page d'accueil personnelle. Vous remarquerez qu'il y a des tutoriels en bas à gauche de cette page, afin que vous puissiez découvrir d'autres façons d'utiliser ce service particulier. La case en haut à gauche est l'endroit où les fichiers que vous téléchargez apparaîtront, à côté se trouvent des raccourcis pour partager ou demander des fichiers et plus encore. Tout à gauche de la page, vous pouvez accéder à vos dossiers et plus encore.

Évidemment, la première chose que vous allez faire est d'ajouter des fichiers. Sélectionnez l' option « Partager des fichiers » dans votre boîte de raccourcis. Ici, vous avez le choix entre quatre éléments : E-mail avec ShareFile, Obtenir un lien (à envoyer par e-mail, message instantané ou même texte), Commentaires et approbation et Envoyer pour signature. Sélectionnez « E-mail avec ShareFile » .

Lorsque cette page s'ouvre, vous verrez que vous devez ajouter le ou les e-mails de votre ou vos destinataires sur la gauche, suivis d'une ligne d'objet et d'un message. Ensuite, sur la droite, vous ajouterez le ou les fichiers que vous souhaitez envoyer. C'est tout ce qu'il y a à faire, les gars! Lorsque vous êtes satisfait des informations à droite et que tous vos fichiers, vidéos et/ou photos ont été ajoutés, cliquez sur le bouton bleu « Envoyer » en bas à gauche de la page.

Il y a beaucoup d'autres choses que vous pouvez choisir de faire avec ShareFile que je n'aborderai pas pour le moment. Comme mentionné ci-dessus, il existe des didacticiels utiles sur le site que vous pouvez choisir d'utiliser pour vous aider à comprendre à quelles autres choses le site peut être utilisé.

Option 4 - Envoi de fichiers volumineux à l'aide de Google Drive

La dernière méthode dont je vais parler est d'utiliser Google Drive. Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà cet outil phénoménal.

En haut de la page, cliquez sur la flèche déroulante à côté de la mention "Mon Drive" . Si vous n'avez pas encore téléchargé les fichiers dont vous aurez besoin, veuillez choisir cette option et le faire maintenant. Une fois qu'ils se trouvent tous dans Drive, choisissez "Nouveau dossier" .

Nommez votre dossier, puis cliquez sur le bouton « Créer » , puis nommez votre dossier.

Faites un clic droit sur un fichier que vous souhaitez ajouter au nouveau dossier, choisissez "Déplacer vers" puis passez votre curseur sur "Mon Drive" Cliquez sur la petite flèche à droite et sélectionnez le dossier que vous venez de créer puis cliquez sur le bleu " Déplacer ici » .

Une fois que vous avez terminé de déplacer des fichiers, double-cliquez sur le nom du dossier juste en dessous de ces fichiers pour l'ouvrir. Vous les verrez répertoriés là-bas.

Si vous avez encore des fichiers sur votre ordinateur qui n'ont pas encore été téléchargés que vous devez partager, c'est simple à faire. Faites un clic droit dans votre dossier. Choisissez « Télécharger des fichiers » , puis accédez et sélectionnez ce dont vous avez besoin.

Lorsque vous avez tout ce dont vous avez besoin à partager dans votre dossier, cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté du nom du dossier en haut de la page. Choisissez « Partager » .

Ajoutez l'adresse e-mail de la ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager et sélectionnez le bouton d'envoi !

Vous avez maintenant partagé avec succès vos documents importants, vos vidéos amusantes ou vos précieuses photos depuis Google Drive.

Quelles autres méthodes de partage de fichiers avez-vous utilisées ou dont vous avez entendu parler ? Avez-vous besoin d'aide pour savoir comment l'utiliser ? Comme toujours, faites-le moi savoir dans les commentaires et je ferai de mon mieux pour vous aider et vous sauver.

Bon partage de fichiers !