La pandémie de coronavirus a apporté de nouveaux défis, en particulier lorsqu'il s'agit de travailler à domicile. Cela peut être particulièrement difficile lorsque vous avez une équipe qui essaie de travailler ensemble sur un projet. La collaboration virtuelle est devenue la nouvelle norme dans l'environnement de travail moderne alors que les équipes tentent de travailler à partir de plusieurs emplacements ou même de plusieurs continents.
Google Docs est un magnifique outil de collaboration flexible pour le travail d'équipe et facilement accessible, même à partir de smartphones. Mais avec cette flexibilité, l'intégration des e-mails reste nécessaire. Les e-mails sont devenus un outil de communication essentiel pour les entreprises. Plusieurs e-mails sont supprimés, et certains sont mieux archivés. Lorsque vous travaillez avec des outils de corroboration, certains changements peuvent nécessiter une action ou une visualisation par d'autres membres de l'équipe. Cette fonctionnalité peut s'avérer utile pour le suivi des invitations à des réunions, l'envoi d'horaires par courrier électronique et bien plus encore.
Google propose certaines fonctionnalités pour vous aider à fusionner vos documents et vos e-mails Google. Pour la première option, suivez les étapes ci-dessous.
Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite. Après cela, cliquez sur paramètres. Près du centre supérieur, cliquez sur l'onglet Labs et faites défiler lentement vers le bas. Cliquez sur Activer à côté pour créer un document. Après cela, enregistrez les modifications apportées. Donc, la prochaine fois que vous souhaitez enregistrer votre e-mail dans Google docs, cliquez simplement sur le bouton Plus. Ce bouton se trouve en haut au centre du panneau de lecture des messages. Cliquez ensuite sur Créer un document. Un onglet s'ouvrira, et à partir de là, il est très facile de modifier ou d'enregistrer. Vous pouvez même exporter au format pdf ou d'autres formats de fichiers.
La deuxième option que vous avez est de cliquer sur l'onglet Fichier dans le document Google, faites défiler vers le bas et vous obtiendrez l'option "E-mail en pièce jointe". Une fois que vous avez sélectionné cette option, un e-mail apparaîtra comme indiqué dans le diagramme ci-dessous. Ici, vous avez la possibilité d'ajouter l'adresse e-mail du membre auquel vous souhaitez envoyer le document, vous avez également le privilège de saisir un message dans le corps avant de partager le document. Cette intégration a été facilitée par Google. Le compte Gmail utilisé pour accéder aux documents Google sera utilisé pour envoyer l'e-mail.
On peut également intégrer et convertir des documents Google en e-mails en ajoutant une extension Google Chrome à partir de la boutique en ligne Chrome, puis en sélectionnant l'extension. Après avoir téléchargé l'extension Google, ajoutez-la. Vous verrez alors un bouton qui dit "Ouvrir dans Gmail". Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, une fenêtre contextuelle s'affichera indiquant « Nous sommes en train de convertir le document Google dans l'e-mail ». Après cela, vous recevrez une confirmation que votre document Google a été envoyé sous forme d'e-mail Gmail ou Google App.
On peut également intégrer des e-mails avec Google docs en ajoutant une extension chrome pour modifier les e-mails dans Google docs, vous pouvez obtenir l'extension chrome. Cette extension offre le luxe d'éditer des e-mails dans Google docs. Une fois que vous avez téléchargé l'extension, cliquez sur ajouter une extension.
Une fois que vous avez ouvert l'e-mail, vérifiez et cliquez sur l'icône "Modifier dans Google Docs" dans votre e-mail d'application Google ou Gmail. Vous pouvez recevoir une notification vous demandant d'autoriser l'accès à Google Drive. Sélectionnez l'option Ajouter un compte Google Drive. Cela sera crucial lorsque vous souhaitez enregistrer des e-mails dans votre lecteur Google après avoir modifié les e-mails dans Google docs. Cette fonctionnalité est utile, surtout lorsque vous travaillez sur un projet avec une grande équipe.
Ce sont parmi les rares façons d'intégrer les documents et les e-mails Google. Vous pouvez profiter des fonctionnalités supplémentaires et optimiser votre productivité en travaillant de manière transparente et en collaborant en ligne avec d'autres équipes de projet.
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