Lorsque vous devez quitter le bureau parce que c'est la période des vacances, vous configurez une réponse de vacances . Mais, il y a des moments où vous êtes au bureau et vous vous retrouvez à répondre pratiquement à la même chose dans divers e-mails. Au lieu de taper la même chose à plusieurs reprises, pourquoi ne pas créer une réponse automatique dans Gmail ?
Comment faire une réponse automatique dans Gmail
Créer une réponse automatique dans Gmail peut vous faire gagner un temps précieux. La prochaine fois que vous recevrez un type d'e-mail spécifique, Gmail saura comment y répondre. Mais, vous devrez activer les modèles, suivis de quelques autres choses que vous verrez plus tard. Vous pouvez le faire en cliquant sur la roue dentée et en allant voir tous les paramètres en haut.
Lorsque vous voyez tous les onglets en haut, cliquez sur Avancé . Recherchez et assurez-vous que l'option Modèles est activée. Ce sera l'un des premiers au sommet.
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications en bas. Une fois que vous avez terminé, il est temps de créer une réponse automatique. La prochaine fois que vous recevez un e-mail spécifique, vous leur envoyez toujours la même réponse. C'est ce que vous devez faire. Une fois que vous avez fini de taper la réponse, cliquez sur les points et placez le curseur sur l' option Modèles .
Un menu latéral apparaîtra, et quand c'est le cas, choisissez Enregistrer le brouillon en tant que modèle . Donnez un nom à votre modèle et enregistrez-le. Il est maintenant temps de configurer un filtre afin que lorsque Gmail détecte certains mots dans l'e-mail que vous avez reçu, il envoie le modèle que vous avez récemment créé.
Presque fini
Cliquez sur le menu déroulant de la barre de recherche en haut. Ce sont les lignes inégales à droite de la barre. Les informations que vous ajoutez au filtre dépendent de ce dont l'e-mail a besoin pour que Gmail envoie le modèle que vous avez créé précédemment. Par exemple, si certains e-mails de votre entreprise demandent des prix sur quelque chose, vous pouvez ajouter quelque chose comme combien est dans l'option Inclut les mots.
Une fois que vous avez terminé d'ajouter les informations nécessaires, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Créer un filtre en bas. Dans la fenêtre suivante, recherchez le menu déroulant de l' option Envoyer un modèle . Lorsque la fenêtre apparaît, choisissez le modèle que vous souhaitez envoyer. Cliquez sur le bouton bleu Créer un filtre en bas.
Pour finir, revenez à Paramètres, mais cliquez cette fois sur Filtres et adresses bloquées . Cochez la case du nouveau filtre que vous avez créé et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas. C'est tout ce qu'on peut en dire. Cela peut sembler beaucoup au début, mais quand vous le décomposez, c'est plus facile que vous ne le pensiez,
Conclusion
La création peut prendre quelques minutes, mais vous gagnerez encore plus de temps à long terme. Maintenant, vous n'aurez plus à taper la même chose à plusieurs reprises. Ce filtre est particulièrement utile si vous dirigez une entreprise et qu'on vous demande constamment combien coûtent certains produits ? De cette façon, vos clients obtiennent les informations dont ils ont besoin dès que possible. Combien de réponses automatiques pensez-vous créer ? Partagez vos réflexions dans les commentaires et n'oubliez pas de partager l'article avec d'autres sur les réseaux sociaux.
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