Comment télécharger, signer et envoyer un fichier PDF par e-mail

Adobe PDF (abréviation de Portable Document Format) est en fait l'un des types de fichiers les plus courants sur le Web de nos jours. Pourquoi? Simple, chers amis : un PDF est le moyen le plus simple de conserver la mise en forme sur n'importe quel type de document. Disons, par exemple, que vous créez une newsletter à l'aide de Microsoft Word et que vous l'enregistrez au format Word par défaut. Vous envoyez votre newsletter et la moitié des personnes qui essaient de la lire n'utilisent PAS Microsoft Word. Une grande partie de votre mise en forme et de votre travail acharné peut être perdue et rendre le document illisible. En transformant votre document en fichier PDF, il garantira que tout ressemble exactement à ce qu'il était lorsque vous l'avez terminé. C'est un format simple avec lequel travailler, pour convertir des fichiers et il existe une multitude de programmes gratuits disponibles pour les ouvrir.

L'IRS est un excellent exemple d'endroit où vous pouvez rencontrer un document PDF. Si vous vous rendez sur leur site Web et essayez de télécharger tout type de formulaire ou d'instructions, vous recevrez un fichier PDF. Certains de leurs formulaires, ainsi que ceux trouvés sur des milliers d'autres sites Web, sont du type qui peuvent être remplis directement en ligne. Ceux-ci utilisent une fonctionnalité appelée Champs de formulaire qui vous permet de cliquer dans une case (par exemple, pour saisir votre nom ou votre adresse) et d'entrer les informations appropriées avant d'enregistrer.

Cependant, il peut arriver que vous deviez signer, dater et retourner un formulaire PDF à une entreprise, comme celles qui s'occupent de vos besoins en matière d'assurance ou de soins de santé. Si vous avez essayé de le faire en ligne parce que vous ne voulez pas imprimer le document, le signer et le numériser, vous avez peut-être eu envie de vous cogner la tête contre un mur ou deux. Cela peut être un cauchemar à comprendre au début. Cependant, je vais vous montrer comment y parvenir en quelques étapes simples et rapides.

Comment télécharger, signer et envoyer par courrier électronique un document PDF

Tout d'abord, vous devrez télécharger gratuitement Adobe Acrobat Reader DC . Une fois que vous avez installé le programme, ouvrez-le, puis utilisez l' option « Ouvrir un fichier » pour choisir votre PDF que vous devriez déjà avoir enregistré sur votre ordinateur ou votre ordinateur portable à partir de votre courrier électronique.

Avec le document ouvert, regardez vers la droite et choisissez l' option "Remplir et signer" . Dans la barre d'outils qui apparaît, cliquez sur le bouton "Signer" , puis choisissez "Ajouter une signature".

Il existe trois options pour ajouter une signature. Le plus simple est de taper simplement votre nom et de permettre à Adobe de le convertir en une « signature ». Cela ne ressemblera évidemment pas à VOTRE signature - la façon dont vous signez votre propre nom. Bien que cela soit légal et acceptable dans la plupart des cas, ce n'est pas l'option la plus sûre.

La deuxième méthode consiste à utiliser votre souris ou votre doigt (si vous utilisez un appareil à écran tactile) pour dessiner vous-même votre signature, puis l'insérer. J'ai essayé cette méthode avant d'utiliser une souris. Permettez-moi simplement de dire ceci : je n'ai jamais réussi à obtenir que ma signature ressemble à quelque chose comme elle le fait réellement lorsque je l'écris sur papier… même pas de près !

La dernière méthode consiste à signer physiquement votre nom à l'aide d'encre noire sur du papier blanc. Scannez ce papier dans votre ordinateur en tant qu'image, puis téléchargez-le toujours en utilisant la fonction "Créer une signature" ci-dessus .

Une fois que vous avez terminé de créer votre signature, cliquez sur le bouton « Appliquer » pour l'ajouter dans le document. Assurez-vous de garder la case « Enregistrer la signature » cochée afin de pouvoir réutiliser cette même signature à l'avenir sur d'autres documents. (Vous la trouverez rapidement dans le menu « Signer » la prochaine fois que vous devrez suivre ce processus.) Placez la signature au bon endroit dans le PDF en cliquant dessus avec votre souris, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en faisant glisser le signature à l'endroit approprié.

Une fois que vous avez terminé de signer le document, enregistrez-le sur votre ordinateur en cliquant sur "Fichier" dans le coin supérieur gauche, puis en choisissant "Enregistrer". Nommez le fichier comme vous le souhaitez et enregistrez-le dans un emplacement dont vous vous souviendrez. Retournez à votre e-mail et joignez-le dans une réponse à la personne qui vous a envoyé le document en premier lieu - et vous avez terminé !

Je sais que cela peut sembler difficile et prendre du temps simplement en lisant les instructions, mais ce n'est vraiment pas le cas. Cela ne prend que quelques instants pour configurer votre signature et l'enregistrer. Une fois cela fait, la moitié de la bataille est gagnée !