Cara Membuat Template Email Di Outlook (2022)

Posting ini menjelaskan tentang cara membuat dan menggunakan template email di Outlook. Jika Anda sering menjawab email serupa di Outlook, saya punya tip bagus untuk Anda. Anda dapat menyimpan balasan Anda sebagai templat sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan pun Anda membutuhkannya. Dengan cara ini, daripada menulis teks dari awal setiap saat, Anda dapat menghemat waktu dan menggunakan blok teks yang telah ditentukan sebelumnya dengan mengklik tombol.

Mari ku tunjukkan. Ada dua metode hebat yang dapat Anda gunakan untuk menjawab email dengan template balasan tersimpan. Yang pertama menggunakan add-in template gratis dan yang kedua adalah fitur Quick parts.

Templat Email Dengan Add-in Templat Saya

• Mari kita mulai dengan template saya sekarang. Hal yang hebat tentang template saya adalah template tersebut disimpan di dalam kotak surat Anda sehingga juga tersedia untuk Anda saat Anda menggunakan komputer lain atau mencari di web.
• Secara default, add-in template saya harus diaktifkan di Outlook selama Anda memiliki akun pertukaran dan tidak tersedia untuk akun POP atau IMAP, Anda dapat memeriksa apakah Anda memiliki add-in dengan mengklik Dapatkan Add-in di atas.

• Di bawah add-in saya, Anda akan melihatnya di bagian add-in yang disediakan oleh Microsoft dan tersedia mulai tahun 2013 dan seterusnya.

• Jika karena alasan apa pun fitur ini tidak diaktifkan, Anda dapat mengaktifkannya.
• Bagaimana Anda menggunakan templat ini untuk membalas email? Saat Anda berada di balasan, Anda akan melihat beberapa templat dan tab pesan di pita di sebelah kanan, klik dan itu akan membuka panel templat.
• Ini akan datang dengan beberapa contoh tanggapan. Saat Anda mengarahkan kursor ke templat, Anda akan mendapatkan opsi untuk menghapus dan mengedit templat dengan mengeklik tanda plus di sini kita dapat membuat templat kami sendiri.
• Untuk membuat template kita sendiri, klik tanda plus, beri nama padanya.

• Anda dapat menambahkan teks untuk tanggapan Anda. Tidak ada opsi pemformatan untuk templatnya, jadi Anda tidak dapat mengubah ukuran font, warna, atau menambahkan tautan ke teks Anda, yang sejujurnya cukup membatasi.

• Yang dapat Anda lakukan adalah menulis teks di aplikasi lain. Microsoft Word, misalnya, lalu tambahkan semua pemformatan yang Anda butuhkan lalu salin dan tempel teks Anda ke dalam templat.

• Dengan cara ini Anda bahkan dapat menambahkan tautan ke tanggapan Anda ketika Anda selesai dengan tanggapan, klik simpan, yang akan menambahkannya ke templat yang tersedia.
• Sekarang, perlu diketahui bahwa add-in Templat Saya memiliki ukuran total 32 kilobyte untuk semua templat, jadi jika Anda mendapatkan pesan kesalahan “Templat ini terlalu besar untuk disimpan. Tolong buat lebih kecil, lalu coba simpan lagi.” ketika Anda mencoba menyimpannya, Anda perlu mengurangi jumlah konten sehingga ukuran gabungan semua templat menjadi kurang dari 32 kilobyte. Jangan berlebihan dan Anda akan baik-baik saja.
• Lain kali Anda perlu membalas pesan, cukup klik lihat templat dan pilih yang Anda inginkan. Ini akan menyalin teks ke dalam tanggapan Anda.
• Hanya dua klik dan selesai. Tentu saja, Anda tidak hanya dibatasi menggunakan template ini untuk balasan. Anda juga dapat menggunakannya saat Anda menulis pesan baru.

Template Email Dengan Bagian Cepat

Opsi lainnya adalah menggunakan Quick parts, sebuah fitur yang diperkenalkan Microsoft di Outlook 2007. Kini dengan quick parts, pada dasarnya Anda dapat menyimpan konten dan galeri yang dapat digunakan kembali. Mereka dapat menyertakan gambar teks, tabel, dan bahkan pemformatan. Tapi inilah masalahnya. Mereka hanya tersedia secara lokal di komputer Anda. Mereka tidak disinkronkan secara otomatis.

• Untuk membuat templat dengan Quick parts, ketikkan teks yang Anda inginkan atau gunakan teks dari balasan yang sudah ada. Sorot bagian teks yang ingin Anda gunakan sebagai respons standar, lalu buka tab sisipkan di sebelah kanan grup teks, Anda akan melihat Bagian cepat. Klik dan Anda akan mendapatkan opsi untuk menyimpan pilihan sebagai blok penyusun ke galeri Bagian cepat.

• Anda dapat memberi nama pada bagian Cepat ini dengan dropdown untuk kategori. Anda dapat mengatur bagian Cepat dalam grup terpisah dengan membuat kategori baru. Sekarang, saya tidak membutuhkan itu, jadi saya akan pergi bersama Jenderal. Klik oke.

• Lain kali Anda ingin menggunakan teks ini, saat Anda membalas pesan, cukup klik sisipkan Bagian cepat dan pilih templat yang Anda inginkan.

• Cara yang lebih cepat adalah dengan menambahkan galeri ke toolbar akses cepat Anda. Cukup klik kanan pada bagian Cepat di pita dan pilih tambahkan ke toolbar akses cepat, lalu Anda dapat menentukan pilihan untuk menggunakan pelengkapan otomatis dengan cara yang lebih cepat.

• Cukup ketikkan nama bagian cepatnya. Dalam kasus saya, ini tes dan tekan F3 dan itu ada di sana.

• Bahkan tidak perlu mengetikkan seluruh nama asalkan unik. Dalam kasus saya, tes mengetik dan kemudian F3 sudah cukup, keuntungan besar dari Quick parts adalah bahwa blok penyusunnya tidak hanya terbatas pada teks.
• Dalam hal ini, katakanlah kita kehabisan stok untuk suatu barang tertentu dan kita ingin menanggapi permintaan pelanggan yang datang dengan barang alternatif.

• Dalam tanggapan yang diterima, saya menyertakan beberapa teks untuk menanggapi permintaan pelanggan. Saya juga menambahkan gambar produk alternatif ini dan spesifikasinya, semuanya disimpan dengan mudah dan tersedia hanya dengan beberapa klik.

• Jika Anda mengklik kanan pada respons yang diterima, Anda mendapatkan opsi untuk mengatur dan menghapus.

• Anda akan melihat semua blok bangunan yang Anda miliki. Anda dapat mengedit propertinya, menghapusnya, atau menyisipkan properti baru. Saya telah menyebutkan bahwa bagian Cepat diterima secara lokal di komputer Anda.

Ekspor Komponen Cepat Ke PC Lain

Hal terakhir yang ingin saya tunjukkan kepada Anda tentang bagaimana Anda dapat mengekspornya. File yang mereka simpan disebut NormalEmail.dotm

Untuk menemukan lokasinya:

• Buka File Explorer/Windows Explorer.
• Ketik “ %APPDATA%\Microsoft\Templates ” di bilah alamat dan tekan enter.
• Anda akan menemukan file NormalEmail.dotm.
• File ini berisi pengaturan untuk gaya apa pun yang mungkin telah Anda tambahkan atau modifikasi.

• Anda dapat menyalin file ini ke lokasi cadangan Anda atau ke folder templat komputer atau pengguna lain ketika Outlook ditutup.

Begitulah cara Anda menggunakan templat email di Outlook untuk menghemat waktu menulis email atau menjawab permintaan berulang.

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, kunjungi situs web Microsoft .

Sekarang saya ingin mendengar pendapat Anda:

Temuan manakah dari laporan hari ini yang menurut Anda paling menarik? Atau mungkin Anda memiliki pertanyaan tentang sesuatu yang saya bahas.

Apa pun yang terjadi, saya ingin mendengar pendapat Anda. Jadi silakan tinggalkan komentar di bawah.