Cara Menggunakan Pencarian Di Outlook Untuk Menemukan Email dengan Cepat (2022)

Dalam posting ini, saya akan menunjukkan cara menggunakan pencarian di Outlook untuk menemukan email dengan benar. Kami akan mempelajari cara mempersempit kriteria pencarian Anda untuk pencarian yang lebih baik di Outlook. Anda dapat menggunakan pencarian Outlook untuk kata-kata dalam lampiran, pencarian berdasarkan ukuran email, tanggal, dan banyak lagi.

Salah satu masalah yang saya hadapi dengan Outlook adalah waktu yang saya habiskan untuk mencari hal-hal di masa lalu, saya menggunakan struktur folder bertingkat untuk mengarsipkan email yang ingin saya simpan tetapi saya menyadari untuk mengaturnya, seperti di masa lalu, seperti lemari arsip dengan banyak laci berbeda yang tampilannya tidak seharusnya digunakan, maka saya mulai menggunakan pandangan tertentu, tetapi tidak berfungsi sesuai keinginan saya. Saya akan mendapatkan ratusan hasil kembali, yang saya coba filter secara visual. Bisa dibayangkan betapa frustrasinya di sana. Dalam beberapa kasus. Saya menyadari ada lebih banyak hal yang perlu dicari daripada sekadar memasukkan satu kata ke dalam kotak pencarian dan menekan enter. Dia sebenarnya dapat menemukan apa yang Anda inginkan. Anda hanya perlu tahu cara menanyakannya dengan benar.

Bagaimana Cara Menggunakan Pencarian di Outlook?

• Microsoft memperbarui fungsionalitas pencarian pada tahun 2019 untuk Office 365. Pencarian sekarang lebih cepat dan pencarian itu sendiri dipindahkan ke bagian paling atas pandangan ke bilah judul. Ini sekarang sama untuk aplikasi desktop dan pandangan Web untuk menggunakan pencarian.

• Cukup klik di dalam pencarian dengan mouse Anda atau gunakan tombol pintas Alt + Q atau Control + E . Ini akan membuka dropdown di mana Outlook akan memberikan beberapa saran yang dipersonalisasi berdasarkan aktivitas terkini Anda.
• Menurut saya ini tidak terlalu membantu, tetapi jika Anda ingin mengulangi pencarian, ini mungkin berguna untuk Anda.
• Di masa lalu, saya mengetikkan kata-kata pencarian saya dan mendapatkan ratusan hasil, tetapi itu seperti mengendarai mobil Anda dengan gigi satu saja. Butuh waktu lama untuk sampai ke mana pun.
• Ada dua cara Anda dapat menggunakan pencarian, pencarian instan dan pencarian lanjutan. Saya akan menunjukkan kepada Anda berdua.

Pencarian Instan di Microsoft Outlook

Mari kita mulai dengan pencarian instan. Katakanlah saya sedang mencari sesuatu dengan kata kunci test. Saya cukup mengetikkannya di kotak pencarian, tekan, enter dan dapatkan semua hasilnya. Untuk mempersempit hasil, saya bisa membuka tab pencarian dengan tombol tambahan.

Saya dapat mempersempit pencarian saya langkah demi langkah. Anda dapat mempersempit atau memperluas cakupan pencarian Anda. Anda dapat menemukan bidang di bawah ini.

• Kotak Surat Saat Ini – Standarnya adalah kotak surat. Saya akan menunjukkan kepada Anda nanti bagaimana Anda dapat mengubah default Anda jika perlu.
• Semua Kotak Surat – Jika Anda memiliki lebih banyak akun, Anda mungkin ingin memperluas pencarian Anda ke semua kotak surat.
• Folder Saat Ini – Pilihan lain untuk membatasi pencarian Anda adalah dengan mempersempitnya hanya ke folder saat ini. Ini berarti kotak masuk tidak termasuk sub folder.
• Subfolder – Jika Anda memilih subfolder, Anda menyertakan kotak masuk dan setiap folder di bawahnya.
• Semua Item Outlook – Semua item pandangan seluas mungkin yang Anda bisa dapatkan. Ini akan mencari di semua kotak surat dan tidak hanya di email, tapi juga di kalender dan kontak Anda.
• Sertakan Item yang Dihapus – Di bawah hasil, Anda mendapatkan opsi untuk memasukkan item yang dihapus dalam pencarian Anda. Tergantung pada situasi Anda, hal ini dapat meningkatkan hasil Anda, jadi saya tidak menyarankan hal itu. Sebaliknya, Anda selalu dapat mencari folder item yang dihapus secara terpisah.
• Sertakan Hasil Lama – Jika penelusuran Anda menghasilkan apa yang Anda cari, Anda dapat memilih sertakan hasil lama.
• Dari – Pencarian Anda mungkin memakan waktu lebih lama dengan cara ini, Anda dapat mempersempit hasil pencarian Anda. Pesan yang saya cari adalah untuk saya. Saya dapat mengklik dari dan mengetikkan nama pengirim dan menekan enter dengan cara ini. Ia mencari semuanya dengan kata kunci Excel plus dimana pengguna adalah pengirimnya.
• Subjek – Saya dapat mengklik subjek dan menambahkannya ke pencarian saya.
• Memiliki Lampiran – Saya tahu bahwa pesan tersebut memiliki lampiran, jadi saya pilih memiliki lampiran dan mungkin saya juga tahu bahwa kata kursus disertakan dalam baris subjek.
• Dikategorikan – Jika Anda mengkategorikan email Anda, Anda dapat membatasi hasilnya ke kategori tertentu dengan dropdown ini atau akan mengirimkan kepada Anda untuk mencari berdasarkan penerima.
• Ditandai – Anda dapat mencari email yang Anda tandai
• Penting – Anda dapat mencari email yang Anda tandai sebagai penting. Opsi ini sangat membantu Anda menemukan apa yang Anda cari.

Pencarian Lanjutan di Microsoft Outlook

• Metode kedua adalah dengan menggunakan pencarian lanjutan. Sekarang, ini adalah cara yang lebih efisien dan akan memberi Anda lebih banyak pilihan daripada mempersempit pencarian secara berurutan seperti yang kami lakukan dalam pencarian instan. Anda dapat melakukan semuanya dalam satu.
• Untuk mendapatkannya, klik di dalam kotak pencarian lalu klik dropdown yang akan membuka dropdown dengan kolom pencarian yang telah ditentukan sebelumnya.

• Anda dapat menentukan lokasi pencarian apakah yang Anda cari memiliki lampiran atau tidak.
• Pada dasarnya, semua opsi pencarian yang kami lihat di tab pencarian juga dapat Anda temukan di sini dan Anda bahkan memiliki lebih banyak pilihan. Misalnya dengan lampiran berisi, Anda bisa langsung mencari kata kunci yang Anda tahu ada di lampiran pesan.
• Katakanlah saya tahu bahwa pesan yang saya cari memiliki lampiran yang berisi kata Set 1 . Saya menaruhnya dalam tanda kutip karena saya ingin frasa yang sama persis. Kami akan membahas sintaks pencarian di akhir artikel, jadi tetaplah bersama saya.

• Itu cukup keren. Selain itu, Anda tidak dibatasi pada bidang pencarian yang telah ditentukan sebelumnya seperti yang kita lihat di dropdown. Mari kembali ke pencarian lanjutan dan perhatikan tombol yang memiliki opsi lebih banyak di sudut.

• Kami masuk ke opsi pencarian lanjutan di mana kami dapat mengaktifkan bidang pencarian tambahan. Katakanlah saya ingin opsi untuk mencari penerima secara spesifik di BCC, centang kotak BCC dan klik terapkan. Sekarang kami telah tersedia untuk pencarian. Ingat opsi tambahan ini. Kapan pun Anda tidak dapat menemukan bidang tersebut, Anda perlu membatasi hasil Anda untuk saat ini.

Pengaturan dan Pengindeksan untuk Pencarian di Outlook

• Mari kita bicara tentang opsi dan pengindeksan. Seperti biasa, dengan produk perkantoran, ada beberapa opsi aplikasi standar yang harus kita jelajahi.
• Buka file dan pilih opsi lalu pilih cari. Di bawah hasil, Anda dapat menentukan folder default untuk pencarian instan. Opsi kedua, Anda dapat memilih untuk menyertakan item yang dihapus saat Anda mencari di semua item. Biasanya, saya tidak mengaktifkannya. Anda juga dapat mengubah warna sorotan. Itu adalah warna yang digunakan untuk menyorot istilah pencarian pada hasil di atas.

• Kami juga memiliki opsi pengindeksan. Ini adalah topik penting dalam penelusuran. Pengindeksan membantu Anda mendapatkan hasil pencarian lebih cepat.
• Ini tidak hanya relevan untuk pencarian Outlook, tetapi pencarian apa pun yang Anda lakukan di Windows, pada dasarnya pengindeksan dilakukan melalui file Anda, pesan Anda, dan konten lainnya di PC Anda. Ini membuat katalog informasi.
• Jika pencarian Outlook tidak menemukan apa yang Anda cari atau hanya memberikan hasil yang tidak lengkap, pengindeksan tidak berfungsi dengan benar.

• Ada lebih banyak hal tentang pengindeksan tetapi ada dua hal penting yang perlu diingat. Saat kami mengklik opsi pengindeksan, Anda akan mendapatkan status saat ini, pastikan pengindeksan selesai. Nomor dua, pastikan prospek disertakan sebagai bagian dari pengindeksan. Di bawah indeks lokasi ini, Anda akan melihat Microsoft Outlook. Jika tidak, pilih ubah dan klik untuk mengaktifkannya sebagai upaya terakhir.

• Jika Anda masih mengalami masalah dengan hasil pencarian yang akurat atau pengindeksan tidak selesai, Anda mungkin harus membangun kembali katalog pencarian. Ini akan memulai kembali pengindeksan file data Anda.

Sintaks dan Operator Pencarian Outlook

• Terakhir, mari kita bicara tentang sintaksis pencarian. Sekarang kita memahami teknis pencarian pandangan. Mari kita bahas beberapa dasar tentang sintaksis pencarian.
• Pencarian Outlook menggunakan pencocokan awalan. Jika Anda mengetikkan plus di kotak pencarian, maka akan ditemukan pesan yang berisi plus plus dan boneka, namun bukan excel plus atau surplus. Selain itu, ini tidak peka terhadap huruf besar-kecil, sehingga akan menemukan nilai plus pada kasus yang tepat dan nilai tambah pada kasus lainnya.

• Nah, kita sudah melihat bahwa jika Anda ingin mencari frasa yang persis seperti himpunan 1, Anda harus menaruhnya dalam tanda kutip. Jika tidak, semua variasi akan dikembalikan.
• Anda juga dapat menggunakan operator logika seperti, dan, atau dan tidak dalam pencarian Anda tetapi Anda harus menggunakan huruf besar. Misalnya, jika Anda mencari Leelah dan Garani, item yang berisi Lillah dan Karijini akan dikembalikan, tetapi belum tentu. Dalam urutan itu, Lillah atau Garani akan menemukan item yang mengandung Lailah, Garani Leyla, atau kombinasi huruf besar dan kecil lainnya. Lillah bukan Kirani yang akan menemukan semua item dengan Lillah yang tidak menyertakan kata Garani.

• Anda bahkan dapat menggunakan operator perbandingan seperti ukuran lebih besar atau lebih kecil. Misalnya, jika Anda mengetik ukuran pesan, beri tanda titik dua lalu tanda lebih besar dari 5 MB di kotak pencarian. Ini akan mengembalikan item yang lebih besar dari lima megabyte.

• Cukup keren, bukan? Jika saya menggunakan sintaks yang diterima lebih besar dari pada 6 Februari 2021, ini akan mengembalikan semua email yang diterima setelah 6 Februari 2021.

Untuk informasi lebih lanjut tentang sintaksis pencarian dan operator, kunjungi situs web Microsoft .

Begitulah cara Anda menggunakan pencarian di Outlook untuk menemukan email dengan sangat cepat.

Baca Juga : Ikhtisar Kotak Surat Arsip Office 365

Sekarang giliran Anda:

Temuan manakah dari laporan hari ini yang menurut Anda paling menarik? Atau mungkin Anda memiliki pertanyaan tentang sesuatu yang saya bahas.

Apa pun yang terjadi, saya ingin mendengar pendapat Anda. Jadi silakan tinggalkan komentar di bawah.