Poiché la maggior parte di noi è passata alle piattaforme di videoconferenza, le riunioni sono diventate uno sforzo piuttosto travolgente per molti. I promemoria dell'ufficio fisico sono stati sostituiti con riunioni programmate e la transizione non è stata più facile per molti.
Fortunatamente, il leader degli strumenti di videoconferenza, Zoom, offre un carico di funzionalità facili da padroneggiare che semplificano notevolmente la pianificazione delle riunioni. Oggi daremo un'occhiata alle riunioni ricorrenti di Zoom e ti spiegheremo come aiuta il tuo lavoro quotidiano.
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Contenuti
Che cos'è una riunione ricorrente?
Zoom ha fatto del suo meglio per replicare gli elementi essenziali della vita quotidiana in ufficio. Ti consente di avviare una riunione in un batter d'occhio, programmarne una per una data successiva e persino renderle ricorrenti.
L'ultimo pezzo — Riunione Ricorrente — è l'argomento di cui ci occupiamo oggi. Per i principianti, conoscere un termine completamente nuovo può sembrare un po' scoraggiante, ma ti assicuro che non c'è molto che devi fare per farlo funzionare. Una Riunione Ricorrente significa semplicemente che la riunione si svolgerà nuovamente in una data successiva, per una o più volte.
Pensalo come una riunione mensile sul budget, un luogo in cui ogni contabile della tua azienda partecipa e condivide i propri conteggi individuali. Potrebbe anche essere una riunione di pianificazione trimestrale, che aiuta a dare una direzione aziendale per il prossimo trimestre.
Quando fai una riunione ricorrente, Zoom crea semplicemente molte istanze della stessa riunione nelle date scelte. Copia semplicemente i dati dalla riunione originale e li incolla su altri slot. È possibile impostare la durata degli incontri e anche l'agenda, rendendo chiaro l'obiettivo dell'incontro a tutti i partecipanti.
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Come impostare una riunione ricorrente in Zoom su PC?
Come abbiamo discusso, Zoom mira a rendere la transizione più semplice per i normali frequentatori d'ufficio, il che si traduce direttamente in un'interfaccia utente meno ingombrante e un sacco di opzioni. Per quanto riguarda le riunioni ricorrenti, puoi scegliere di programmarle tramite il PC o il telefono e puoi anche scegliere tra diversi client di Calendar. Con la piccola introduzione fuori mano, andiamo subito al punto.
Avrai bisogno dell'app desktop Zoom per iniziare. Se non hai l'applicazione, vai sul portale ufficiale di Zoom , accedi con le credenziali richieste e scarica il client desktop. Al termine dell'installazione, avvialo e accedi. Ora, fai clic sull'opzione "Programma".
Quando viene visualizzata la schermata successiva, rendi semplicemente la riunione "Ricorrente" selezionando l'opzione.
Dopo aver reso la riunione ricorrente, avrai la possibilità di scegliere un calendario. Zoom qui offre tre scelte: "Microsoft Outlook", "Google Calendar" e "Altri calendari".
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Microsoft Outlook
Per molto tempo, Microsoft Outlook è stata l'applicazione di calendario predefinita per i professionisti. È facile da usare, offre funzionalità robuste e può essere integrato con un client di posta elettronica per andare e tornare senza soluzione di continuità. Se sei un utente di Microsoft Outlook, assicurati di selezionare l'opzione e fai clic su "Programma".
Una volta fatto, Zoom avvierà il contatto con l'applicazione desktop e ti darà la possibilità di impostare la riunione come evento ricorrente.
Per farlo, fai clic su "Ricorrenza" una volta che sei nell'applicazione Microsoft Outlook. È possibile impostare l'ora dell'appuntamento — ora di inizio, ora di fine e durata — cambiare lo schema della riunione, scegliere quando si ripeterà, impostare un intervallo di date per la riunione e altro ancora.
Dopo che sei soddisfatto della tua selezione, premi "Ok". Infine, salva la riunione ricorrente premendo l'icona "Salva" nell'angolo in alto a sinistra.
Google Calendar
Google Calendar è un'applicazione di calendario immensamente popolare. A differenza di Microsoft Outlook, Google Calendar non richiede una versione desktop per funzionare perfettamente, poiché la versione web può svolgere l'attività in modo altrettanto efficiente. Per andare su Google Calendar e completare il processo, tutto ciò che devi fare è selezionare l'opzione "Google Calendar" dall'elenco di tre elementi e premere "Programma".
Verrai reindirizzato alla pagina web del Calendario in un istante.
Ti verrà richiesto di accedere con le tue credenziali di Google. Una volta fatto, il calendario si aprirà con i dettagli della riunione Zoom già in atto. Successivamente, devi fare clic sul menu a discesa appena sotto le opzioni di data e ora. Lì, è necessario selezionare la ricorrenza della riunione in questione. Ci sono alcuni preset - giornalieri, settimanali, mensili e annuali - per iniziare, ma puoi anche aggiungere un nuovo programma facendo clic sull'opzione "Personalizzata".
Ricontrolla le tue scelte e fai clic su "Salva" per finalizzare.
Altri calendari
Se ti capita di utilizzare qualcosa di diverso da Microsoft Outlook e Google Calendar, puoi utilizzare questa opzione per salvare i tuoi appuntamenti.
A differenza delle due opzioni precedenti, questa non attiva un'azione di richiamo e crea solo un file di calendario ICS locale. Puoi aprire il file nella tua app di calendario preferita per eseguire il resto della procedura.
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Come impostare una riunione ricorrente in Zoom sul cellulare?
Gli utenti desktop in genere hanno accesso a molti vantaggi extra, ma, fortunatamente, la possibilità di creare una riunione ricorrente non è uno di questi. Puoi creare facilmente una riunione ricorrente sia su Android che su iOS. A differenza del PC, qui sei indirizzato direttamente all'app di calendario predefinita.
Dopo aver effettuato l'accesso all'app mobile, tocca "Programma".
Nella pagina successiva, premi "Ripeti".
Fai la tua scelta tra le cinque opzioni: giornaliera, settimanale, ogni settimana alternativa, mensile e annuale.
Dopo aver selezionato il frame di ricorrenza, puoi anche toccare "Fine ripetizione" e scegliere la data di fine della riunione ricorrente.
Una volta che sei soddisfatto delle tue scelte, premi "Fatto".
Questa azione ti porterà alla tua app di calendario predefinita e chiederà l'autorizzazione.
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Google Calendar
Dopo essere atterrato su Google Calendar, tocca "Altre opzioni" sotto le impostazioni di data e ora. Tocca "Non si ripete" per scegliere tra le preimpostazioni (giornaliere, settimanali, mensili e annuali) o impostare un programma di ricorrenza personalizzato. Ricontrolla le tue selezioni e premi "Fine".
Microsoft Outlook
Se Microsoft Outlook è il tuo client di calendario predefinito, tocca "Ripeti" e seleziona le opzioni di ricorrenza. Quando sei soddisfatto della tua selezione, tocca la piccola icona di spunta nell'angolo in alto a destra. Infine, premi "Salva" ed esci.
Come eliminare una riunione ricorrente?
Hai cambiato idea su una riunione ricorrente imminente? Non preoccuparti, eliminare una riunione ricorrente è più facile di quanto ti aspetti.
PC
Per eliminare una riunione ricorrente dal tuo PC, per prima cosa accedi al client desktop Zoom. Ora vai alla scheda "Riunioni" per vedere la prossima riunione ricorrente. Quindi, fai clic su "Elimina".
Infine, premi "Sì" per confermare. Puoi anche recuperare la riunione entro 7 giorni dall'eliminazione.
Mobile
Sul dispositivo mobile, innanzitutto, avvia il client Zoom e accedi con le credenziali richieste. Una volta entrato, vai alla scheda "Riunioni" e individua la riunione ricorrente che desideri eliminare.
Tocca per vedere le sue proprietà e premi "Elimina".
Riconosci l'avviso e premi "Elimina riunione".
Quali sono i vantaggi delle riunioni ricorrenti?
Ora che sai come impostare una riunione ricorrente, ti diamo un paio di ragioni per cui dovresti iniziare a mettere le tue routine in "Ricorrenti".
Innanzitutto, pianificare una riunione ricorrente è molto più semplice che eseguire il lavoro manualmente più e più volte. Mettiti un po' di lavoro la prima volta e smettila di preoccuparti di non condurre le tue riunioni in tempo.
Inoltre, le riunioni ricorrenti sono ottime per la continuità. Consente ai capi squadra di tenersi in contatto con il personale di terra e di dare una mano quando necessario. Assicurando il coinvolgimento, è possibile migliorare la produttività dell'intero team.
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