Come sincronizzare le raccolte di SharePoint utilizzando OneDrive for Business

Se utilizzi SharePoint su Office 365 o un server locale, probabilmente hai avuto momenti in cui avresti voluto accedere ai tuoi file dal desktop di Windows. Puoi farlo con il client di sincronizzazione di OneDrive for Business, anche se non è una funzionalità della normale app OneDrive moderna.

L'app OneDrive principale di Microsoft che viene preinstallata con Windows 10 può sincronizzare i file da account personali, di lavoro e dell'istituto di istruzione. Sono inclusi i file di OneDrive for Business e i siti di SharePoint che fanno parte degli abbonamenti a Office 365 Business. Tuttavia, la nuova app non è ancora in grado di sincronizzare le raccolte documenti di SharePoint, una funzionalità di SharePoint importante e molto popolare che consente di archiviare, organizzare e condividere file.

Per sincronizzare una raccolta documenti, devi prima aprirla nell'app SharePoint online. Con l'app OneDrive for Business installata e aperta sul PC, fai clic sul pulsante "Sincronizza" nella barra degli strumenti di SharePoint. Nella richiesta visualizzata, fai clic sul pulsante "Sincronizza ora" e approva la richiesta di aprire OneDrive for Business.

All'avvio di OneDrive for Business, ti verrà mostrato il nome della raccolta e del sito di SharePoint che stai tentando di sincronizzare. Scegli una cartella in cui salvare la libreria sul tuo PC facendo clic sul collegamento "Cambia". Una volta configurato, premi "Sincronizza ora" per avviare il download dei file nella libreria. Potrebbe esserti richiesto di accedere con le tue credenziali di Office 365 o SharePoint se non hai mai eseguito la sincronizzazione dal sito prima.

OneDrive for Business ti terrà informato sui progressi non appena inizierà la sincronizzazione. Una volta terminato, sarai in grado di accedere ai tuoi file da Esplora file, come se stessi usando OneDrive con un normale account personale o aziendale. Se devi rimuovere la libreria in futuro, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di OneDrive for Business nella barra delle applicazioni e fai clic su "Interrompi sincronizzazione di una cartella". Puoi anche mettere in pausa la sincronizzazione o aggiungere una nuova libreria direttamente da un URL.

Esistono alcune limitazioni relative alla sincronizzazione della raccolta documenti con cui dovresti avere familiarità. A differenza del moderno client OneDrive, non è possibile sincronizzare selettivamente le cartelle all'interno di una raccolta. Se disponi di molti file ma desideri accedere solo ad alcuni offline, puoi provare a ordinarli in due diverse librerie "offline" e "online".

Inoltre, il client OneDrive for Business sincronizzerà solo fino a 5.000 elementi in una singola raccolta e 20.000 elementi in totale. In combinazione con il limite di dimensione del file di 2 GB, queste restrizioni possono essere problematiche se si dispone di molti dati archiviati online. Non esiste un modo semplice per aggirare i problemi, quindi dovrai pianificare come archiviare i file per assicurarti di non toccarli.

La sincronizzazione di una raccolta documenti di SharePoint con il PC richiede un po' di sforzo, ma consente di accedere a tutti i file in modo nativo senza utilizzare un browser web. La sincronizzazione della raccolta documenti è l'unica funzionalità univoca rimasta dell'app client OneDrive for Business di ultima generazione. Si prevede che Microsoft alla fine piegherà la funzionalità nella moderna app OneDrive, semplificando la procedura.

Nel frattempo, dovrai mantenere entrambi i client di sincronizzazione installati se desideri scaricare le raccolte documenti. Le pagine di supporto di Microsoft forniscono una panoramica completa della versione di OneDrive da utilizzare per i casi d'uso più comuni.