Ecco come ricevere avvisi quando qualcuno modifica i tuoi file in SharePoint Online

Quando condividi file con i colleghi come parte della tua routine quotidiana, potresti voler rimanere aggiornato su chi sta apportando modifiche ai tuoi file. Ciò può essere particolarmente importante nelle aziende in cui la collaborazione remota è fondamentale per le operazioni quotidiane.

Fortunatamente, se la tua azienda è abbonata a Office 365 e utilizza SharePoint per archiviare i file, esiste un modo semplice per farlo. Per rimanere aggiornato quando i documenti o gli elementi di SharePoint sul tuo sito cambiano, puoi creare avvisi. In questa guida, daremo un'occhiata a come puoi farlo.

Alcune note

Prima di iniziare, ci sono alcune note importanti che vogliamo menzionare. Prima di tutto, potresti vedere diverse opzioni ogni volta che configuri un avviso. Se sei un utente più avanzato, puoi anche saltare il lavoro manuale e automatizzare i tuoi avvisi con Power Automate con il connettore SharePoint. Esistono anche modi per visualizzare l'attività dei file in una raccolta documenti senza creare avvisi. Con questo metodo, puoi vedere le modifiche apportate semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella, selezionare il riquadro dei dettagli e scansionare la sezione dell'attività.

Come iniziare

Per iniziare con gli avvisi in SharePoint Online, ti consigliamo di visitare prima il file, il collegamento o la cartella. Puoi quindi toccare il menu con i puntini di sospensione accanto e scegliere Avvisami in basso. Avrai quindi un nuovo menu sullo schermo.

Se stai impostando un avviso per una cartella o una raccolta, saranno disponibili diverse opzioni. Ad esempio, puoi impostare un titolo di avviso personalizzato in alto o modificare il metodo di consegna da e-mail a SMS. Puoi anche modificare il tipo di avviso. Sarai in grado di ricevere avvisi per quanto segue: solo quando vengono aggiunti nuovi elementi, quando gli elementi esistenti vengono modificati o quando gli elementi vengono eliminati.

Puoi anche ricevere un avviso specifico che ti viene inviato se qualcosa nella cartella cambia in base a criteri specifici. Questi includono: se qualcun altro modifica un documento, se qualcun altro modifica un documento creato da te o se qualcun altro modifica un documento modificato da te l'ultima volta. Ci sono anche opzioni per inviare avvisi, immediatamente o un riepilogo giornaliero o settimanale.

Come cancellare i tuoi avvisi

Se cambi idea sugli avvisi, puoi annullarli facilmente. Per visualizzare i tuoi avvisi, puoi accedere a qualsiasi cartella o raccolta in SharePoint. Quindi, puoi fare clic sul menu con i puntini di sospensione nell'angolo in alto a destra dello schermo e scegliere Gestisci i miei avvisi. È quindi possibile selezionare l'avviso che si desidera eliminare e selezionare Elimina avvisi selezionati. È quindi possibile fare clic su OK per eliminarlo.

Un solo modo per collaborare con Office 365

SharePoint è solo un modo per tenere sotto controllo i tuoi file e collaborare con i colleghi. Puoi anche collaborare in Word ed Excel, utilizzare la nuova app di Office su iOS e Android, nonché provare OneNote 2016 con Outlook. Hai dei suggerimenti per la collaborazione? Faccelo sapere nei commenti qui sotto e controlla il nostro hub di notizie di Office 365 per ulteriori funzionalità e storie.