Cassetta postale condivisa in Office 365: la guida definitiva

In precedenza in questo post , abbiamo discusso dell'archivio online in Office 365. Oggi ti mostrerò la cassetta postale condivisa in Office 365.

Una cassetta postale condivisa è una cassetta postale di Outlook molto simile a una cassetta postale utente, tuttavia è condivisa da diverse persone. Questo è ottimo per un'azienda per gestire un carico di richieste dei clienti e per gestire le richieste di progetti. Quando un'e-mail viene inviata da una casella di posta condivisa, l'indirizzo da viene visualizzato come indirizzo e-mail di una casella di posta condivisa. Allo stesso modo, è disponibile un calendario separato per i membri della cassetta postale condivisa per gestire le riunioni.

Non è possibile accedere a una cassetta postale condivisa da parte dei membri senza autorizzazione e non dispone di una password per accedervi, quindi gli utenti dovrebbero chiedere aiuto agli amministratori per fornire l'autorizzazione necessaria per accedere a una cassetta postale. Una volta fatto, puoi accedere alla casella di posta tramite browser o Outlook.

Come creare una casella di posta condivisa?

Esistono un paio di opzioni per creare una cassetta postale condivisa e sono Microsoft 365 Admin Center e Powershell.

• Vai a " Microsoft 365 Admin Center "
• Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona " Team e gruppi "
• Seleziona " Caselle di posta condivise "

• Fai clic su " Aggiungi una casella di posta condivisa "

• Inserisci il nome della casella di posta condivisa che desideri e l'indirizzo email

• La cassetta postale condivisa viene creata ma non ha membri.
• Fai clic su " Aggiungi membri alla tua casella di posta condivisa "

• Fai clic su " Aggiungi membri "

• Cerca gli utenti e aggiungili alla casella di posta condivisa.
• Fare clic su " Salva "

• Dopo il salvataggio, attendere un'ora per la replica. Dopo 60 minuti, prova ad accedere alla casella di posta utilizzando il browser o Outlook.

Come creare una casella di posta condivisa utilizzando Powershell?

• Connetti a PowerShell di Exchange Online
• Esegui il comando seguente.
  Nuova casella di posta -Nome "Test tecnico" -Condiviso

• Una volta creato, segui i passaggi sopra menzionati per aggiungere membri e attendi 60 minuti.

Come accedere alla casella di posta condivisa in Outlook?

Esistono alcuni modi per accedere alla cassetta postale condivisa in Outlook. Sono elencati di seguito.

Opzione 1:

• In Outlook fare clic su "File "
• Seleziona " Impostazioni account " -> Impostazioni account
• Nella scheda E-mail, fai clic su Modifica , quindi su Altre impostazioni
• vai su “ Avanzate ”
• Fare clic su " Aggiungi "
• Digita " Nome della casella di posta condivisa "
• Fare clic su OK
• Fare clic su Applica e OK per completare l'aggiunta della casella di posta condivisa.
• Se ne hai più di 1 puoi aggiungere il resto contemporaneamente. Applica e OK per completare l'aggiunta delle cassette postali condivise.
• L'accesso alla casella di posta condivisa verrà ripreso e ora sarai in grado di " Invia come " la casella di posta condivisa senza ottenere un mancato recapito.

Opzione 2:

• Da Outlook 2013 e ultime versioni, fare clic su File -> Fare clic su " Aggiungi account "
• Nella schermata " Aggiungi account ", ti verrà chiesto di inserire un indirizzo email. Digitare l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa.
• Fare clic su " Connetti " e selezionare " Microsoft 365 "
• Ti verrà chiesto di inserire la password
• Sostituisci l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa nella pagina di accesso e inserisci il tuo indirizzo e -mail e la tua password .
• Fai clic su " Accedi " e attendi 5-10 minuti
• Chiudi l'outlook e avvialo di nuovo
• La casella di posta condivisa apparirà nell'angolo sinistro di Outlook.

Come aggiungere un utente esterno alla casella di posta condivisa?

Le cassette postali condivise sono accessibili solo agli utenti interni e gli utenti esterni non possono essere aggiunti come membri. Ciò è principalmente dovuto al fatto che i membri della cassetta postale condivisa richiedono un account Active Directory che è impossibile da avere per gli utenti esterni.

Come convertire la cassetta postale dell'utente in una cassetta postale condivisa?

Gli amministratori riceverebbero una richiesta per convertire una cassetta postale utente in una cassetta postale condivisa o viceversa. Questo può essere ottenuto utilizzando l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o PowerShell.

• Vai a " Centro di amministrazione di Exchange "
• Nella navigazione a sinistra, seleziona “ Destinatari ” e seleziona “ Caselle di posta ”
• Cerca in una casella di posta e aprila.
• Ora, fai clic su "Altri " e fai clic su " Converti in casella di posta condivisa "

Possiamo anche usare PowerShell per convertire la casella di posta.

Connettiti a Exchange Online PowerShell ed esegui il comando seguente. Dovresti essere a posto.
Imposta casella di posta "Inserisci il nome della casella di posta condivisa o l'indirizzo e-mail" -Digitare Condivisa

Se si preferisce convertire la cassetta postale condivisa in cassetta postale dell'utente, attenersi alla seguente procedura.

• Vai a " Centro di amministrazione di Exchange "
• Nella navigazione a sinistra, seleziona “ Destinatari ” e seleziona “ Caselle di posta ”
• Cerca in una casella di posta e aprila.
• Ora, fai clic su "Altri " e fai clic su " Converti in una normale casella di posta ".

Per convertire da una cassetta postale condivisa a una cassetta postale utente, il tipo di cassetta postale deve essere Normale. Il comando PowerShell è di seguito.
Imposta casella di posta "Inserisci il nome della casella di posta condivisa o l'indirizzo e-mail" -Digitare Normale

Limitazioni delle cassette postali condivise di Microsoft 365

Esistono alcune limitazioni nella cassetta postale condivisa di Microsoft 365 e sono elencate di seguito.

• Non richiede alcuna licenza e sicuramente gratuito. Per impostazione predefinita, viene fornito con 50 GB di quota.
• In caso di superamento, è necessario sostituire la licenza online.
• Non è possibile accedere agli utenti con licenza Kiosk di Exchange Online .
• Impossibile eseguire l' archiviazione delle e-mail .
• Il journaling non può essere supportato.
• Una cassetta postale condivisa non può avere un nome utente e una password , quindi gli utenti non possono accedervi direttamente. È possibile accedervi solo dopo che un utente ha effettuato l'accesso alla propria casella di posta utilizzando le autorizzazioni.
• Impossibile accedere ai client ActiveSync .

Leggi anche:

• Come risolvere la casella di posta condivisa mostrata come utente di posta?
• Come pianificare la riunione dei team dalla cassetta postale condivisa?

Per ulteriori informazioni sulle cassette postali condivise, visitare il sito Web Microsoft .

Vuoi migliorare la tua esperienza di Exchange Online per una maggiore produttività? Dai un'occhiata ai suggerimenti e ai trucchi menzionati qui .

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