Suggerimenti avanzati per lorganizzazione delle e-mail: utilizza queste tecniche collaudate nel 2022

Oggi ti mostrerò suggerimenti efficaci per organizzare le e-mail in Outlook.

• Il lavoratore medio a tempo pieno in America riceve circa 120 e-mail al giorno e trascorre circa il 28% della propria giornata lavorativa a leggere e rispondere alle e-mail. È un sacco di tempo. Non c'è da meravigliarsi se siamo stressati, stiamo attraversando questa ondata infinita di e-mail e dobbiamo ancora portare a termine il nostro vero lavoro.
• È ora di illustrare alcuni suggerimenti e tecniche per ottenere il controllo della tua casella di posta. Se hai studiato questo argomento, troverai diverse strategie su come gestire la posta elettronica. Ad esempio, c'è Posta in arrivo zero. È una strategia in cui l'obiettivo è mantenere sempre vuota la tua casella di posta al 100%.
• Dall'altra parte dello spettro, ci sono persone là fuori che hanno migliaia di e-mail nella loro casella di posta e sono perfettamente felici. Usano strumenti di segnalazione e strumenti di ricerca per trovare ciò di cui hanno bisogno.
• Ora, questi estremi non funzionano per me. Entrambi mi danno ansia. Ho provato entrambe le versioni. Se passo la giornata assicurandomi che la mia casella di posta sia pulita al 100%, non lavoro molto perché mi distraggo. Se mi capita di perdere un giorno o due, finisco per andare all'altro estremo dove lascio che tutto si accumuli e perdo le tracce perché ogni e-mail per me è come un test che deve essere completato.
• Quando devo scorrere una casella di posta inondata con tonnellate di testo che mi aspettano, mi stresso. Non voglio più entrare in quella casella. Quello che funziona per me e quello che consiglio, se vuoi migliorare la tua produttività e ridurre la tua ansia è usare un sistema che applichi le idee di entrambe le strategie.
• Ti mostrerò anche alcune fantastiche funzionalità di Microsoft Outlook che possono aiutarti a ridurre notevolmente il tempo speso per e-mail.

Sviluppa una routine di posta elettronica

• Nonostante la credenza popolare, il nostro cervello non è bravo nel multitasking. In effetti, la ricerca ha dimostrato che il multitasking riduce la produttività. Quindi smetti di controllare costantemente la tua casella di posta perché quando sei nel bel mezzo di qualcosa da fare, ci vuole del tempo per tornare in pista.
• Dopo aver controllato la posta in arrivo, questi minuti si sommano nel tempo e diventa davvero frustrante dover riavviare costantemente un'attività più volte.
• So che potrebbe non essere possibile per tutti, ma per la maggior parte dei lavori. È necessario per una risposta immediata a un'e-mail? Consiglia di dedicare, ad esempio, dieci minuti ogni ora alla tua email. Concentrati solo su quelli più importanti. Quando hai finito, chiudi la posta in arrivo e concentra la tua attenzione sulle altre attività.
• Inoltre, assicurati di disattivare le notifiche di Windows in modo da non ricevere costantemente popup.

Per disattivare le notifiche:

• Seleziona il  pulsante Start   , quindi seleziona  Impostazioni . Vai a  Sistema  >  Notifiche e azioni .
• Questo ti porterà a notifiche e azioni. Quando scorri verso il basso, vedrai le diverse app per le quali sono attivate le notifiche. Disattiva sicuramente Outlook, ma controlla anche le altre app per vedere se hai davvero bisogno di visualizzare i popup per qualcuno di essi.

• Se non riesci a chiudere su Outlook durante il tempo libero per la posta elettronica perché dovevi portare a termine le altre attività, passa alla modalità offline. Per passare alla modalità offline, vai su invia/ricevi in ​​alto e fai clic su lavora offline nella barra di stato.

• Puoi anche vedere che sei attualmente offline.

• Quando è il momento di controllare di nuovo le e-mail, fai di nuovo clic su lavora offline e la tua casella di posta aggiornerà il numero per creare un sistema di cartelle che funzioni per te.

Usa il sistema di cartelle basato sull'azione

• Parliamo di archiviazione e archiviazione delle email. In passato, ho creato un'elaborata struttura di cartelle multilivello per diversi soggetti per archiviare le email che volevo conservare. All'inizio funziona bene, ma ho continuato ad aggiungere argomenti e l'elenco è diventato sempre più lungo.
• Ho passato del tempo a decidere quale cartella dovevo spostare e inviare un'e-mail al leader. Quando cercavo qualcosa spesso non ero più sicuro di dove l'avevo messo e ho finito per perdere tempo a cercarlo vanificando in qualche modo lo scopo.
• Ora utilizzo una struttura di cartelle più basata sull'azione e provo a mantenerla su un sistema semplice con solo poche cartelle. Ti mostrerò come puoi configurarlo tra un po'.
• L'altra regola importante è evitare di rileggere le email. Questo è un altro motivo per cui non mi piace una casella di posta traboccante, perché se tieni tutto nella tua casella di posta, finirai per rileggere le email più volte.
• Ecco cosa faccio per evitarlo. La prima volta che leggo un'e-mail, decido cosa farne. Se è qualcosa che posso fare subito, lo faccio. Ad esempio, se la contabilità ha bisogno di una ricevuta, ho dimenticato di inviare. Lo mando subito.
• Fondamentalmente, tutto ciò che posso fare in un paio di minuti lo farò per farlo. Quando ho finito e ho risposto all'e-mail, decido se è qualcosa a cui potrei dover fare riferimento in futuro. O forse è qualcosa che devo conservare per motivi legali o fiscali. In tal caso, archivierò l'e-mail semplicemente facendo clic su archivio in alto.

• Questo sposterà l'e-mail dalla mia casella di posta alla cartella di archivio. Più tardi, se devo tornare indietro, posso usare la ricerca per trovarlo.
• Se è qualcosa di cui non ho più bisogno, lo elimino. Invece di archiviare, faccio clic su Elimina. Questo sposterà l'e-mail dalla mia casella di posta agli elementi eliminati.
• Svuoto regolarmente la cartella degli elementi eliminati in modo che non occupi spazio di archiviazione non necessario. Questo è ciò che faccio con un'e-mail che so essere veloce da completare e archiviare e quindi archiviare o eliminare.
• Ovviamente lo stesso vale per le email dove non è richiesta alcuna azione. Decido se voglio archiviare il messaggio o spostarlo subito nel cestino.
• Ora, cosa puoi fare quando ti imbatti in un messaggio a cui non puoi rispondere subito? Forse richiede la creazione di un rapporto o il controllo con qualcun altro o qualsiasi cosa che richieda più di un paio di minuti. È qui che entra in gioco la mia cartella delle azioni. Se dopo aver letto l'e-mail, mi sono reso conto che ho bisogno di dedicare più tempo, lo sposto in una cartella che ho creato.

• Per creare una cartella, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tua casella di posta e seleziona una nuova cartella, assegnagli un nome e premi invio.
• Funziona anche su cartelle esistenti nel caso in cui desideri creare una sottocartella. Nel mio caso, ho una cartella chiamata Action Required.
• Puoi anche trascinare e rilasciare per ottenere le tue cartelle nell'ordine desiderato, quindi quando mi imbatto in un'e-mail, non posso né eliminare né rispondere immediatamente.
• Uso i passaggi rapidi per spostare il messaggio nella cartella delle azioni per impostare un passaggio rapido. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, selezionare i passaggi rapidi, quindi il nuovo passaggio rapido e quindi passare alla cartella.

• Dagli un nome e le loro azioni. Seleziona la cartella in cui desideri spostare il messaggio nell'elenco a discesa. Fai clic su Fine che hai creato il passaggio rapido con l'e-mail evidenziata.

• Basta fare clic sul passaggio rapido nella scheda Home. Questo lo sposterà fuori dalla posta in arrivo.

• Puoi anche aggiungere una scorciatoia al tuo passaggio rapido. Vai a passaggio rapido, gestisci passaggio rapido quindi modifica. Scegli una scorciatoia, una combinazione di tasti e salva, quindi usa la scorciatoia per allocare il tuo messaggio ma non è lì che finisce perché altrimenti hai appena creato un'altra cartella di cui devi tenere traccia.

• Puoi delegare i compiti a qualcuno. Puoi semplicemente inoltrare l'e-mail alla persona per assicurarti che venga eseguita.
• Puoi segnalarlo utilizzando la funzione di follow-up di Outlook.
• Se non puoi delegare il compito perché solo tu puoi farlo, dovresti crearlo da fare. Quello che faccio è programmare il tempo nel mio calendario per farlo, perché se non lo faccio, non accadrà.
• Per programmare l'orario, crea un appuntamento direttamente dal messaggio semplicemente trascinando il messaggio sull'icona del calendario. Questo aprirà la finestra dell'appuntamento. È possibile utilizzare l'assistente di pianificazione per pianificare uno slot in cui lavorare sull'e-mail. In questo modo, il mio compito ha buone possibilità di essere portato a termine.
• Ho intenzione di aggiungere un'ultima modifica a questo. Cambiamo la cartella di avvio predefinita in Outlook nella cartella delle azioni. Ogni volta che si apre Outlook, la prima cosa che vedrai sono le cose che devi fare. Questo è fantastico per me perché vengo facilmente distratto da altre e-mail e potrei dimenticare di controllare la mia cartella attuale.

• Per eseguire la cartella predefinita, vai su Opzioni file in anticipo, vedrai l'avvio e l'uscita di Outlook. Qui puoi selezionare la cartella che Outlook utilizza come cartella iniziale. Basta fare clic su Sfoglia e Seleziona la cartella Azione.

DE-ingombra la tua casella di posta

• Ovviamente il modo più semplice per avere una casella di posta pulita è avere meno messaggi su cui lavorare, quindi annullare l'iscrizione a tutto ciò che non si desidera ricevere. Se non riesci a convincere qualcuno a smettere di bombardarti di e-mail, blocca il mittente e invialo alla cartella della posta indesiderata.
• Disattiva le notifiche e-mail da app esterne e i social media fanno praticamente tutto il possibile per ridurre l'ondata di e-mail in arrivo.
• Consiglio vivamente anche di utilizzare le regole in Outlook. Ad esempio, sono iscritto a diverse newsletter che mi interessano ma non voglio che questi messaggi si accumulino nella mia casella di posta. In questo caso, puoi creare una cartella separata per questi messaggi e utilizzare la regola per spostarli automaticamente in questa cartella non appena arrivano. È molto semplice. Fai clic su una delle e-mail della newsletter che hai ricevuto, quindi seleziona le regole dalla scheda Home e crea la regola.
• Ora dobbiamo identificare alcuni trigger per la regola. Questo può essere il mittente specifico o determinate parole chiave nella riga dell'oggetto.
• Nel mio caso, andrò con il mittente, quindi selezionerò la cartella in cui voglio spostarlo e il gioco è fatto.
• Puoi ottenere prelievi davvero creativi e complessi. Basta fare clic su Opzioni avanzate per vedere cosa intendo. Nel mio caso, ho solo bisogno di una semplice regola, quindi cliccherò su OK.

• Un ultimo suggerimento, questo funziona particolarmente bene in un ambiente aziendale in cui le persone inviano molte e-mail con destinatari e CC per tenerli informati. Ora, di solito tali e-mail non richiedono azione, quindi puoi utilizzare una regola per spostarle in una cartella separata in modo da poterle leggere in seguito o meno.
• Un altro modo è codificarli a colori così con quell'apertura sai già che questi messaggi non sono indirizzati direttamente a te.
• Per impostare una tale formattazione condizionale in Outlook, vai alla scheda Visualizza, seleziona le impostazioni di visualizzazione e quindi la formattazione condizionale. Fare clic su Aggiungi per impostare una nuova regola. Assegna un nome, fai clic sul pulsante del carattere. È possibile modificare il carattere, lo stile, le dimensioni e il colore.
• Dobbiamo aggiungere una condizione. Puoi anche diventare molto complesso, ma tutto ciò che voglio è applicare ai messaggi in cui sono stato copiato, quindi selezionerò la casella per dove mi trovo e dal menu a discesa, selezionerò sulla riga con altre persone. Questo è tutto. Fare clic su OK.

• Invierò un'e-mail a me stesso nel CC e ora quando arriva il messaggio, vedo subito che sono stato copiato solo in questa e-mail, quindi il gioco è fatto.

• Per riassumere, sviluppa una routine di posta elettronica e smetti di controllare costantemente la tua casella di posta. Crea un sistema di cartelle che funzioni per te e applica una regola a tocco singolo per evitare di rileggere le e-mail e ingombrare la tua casella di posta applicando regole e disattivando le notifiche e-mail. Spero che questi suggerimenti per l'organizzazione delle e-mail in Outlook siano utili per ottenere il controllo della posta in arrivo e migliorare la produttività.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web Microsoft .

Ora vorrei sentirti:

Quale strategia del post di oggi proverai per prima? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie, quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.