Come scaricare, firmare e inviare tramite e-mail un file PDF

Adobe PDF (che è l'abbreviazione di Portable Document Format) è in realtà uno dei tipi di file più comuni sul Web in questi giorni. Come mai? Semplice, cari amici: un PDF è il modo più semplice per preservare la formattazione su qualsiasi tipo di documento. Supponiamo, ad esempio, che crei una newsletter utilizzando Microsoft Word e la salvi nel formato Word predefinito. Invii la tua newsletter e metà delle persone che cercano di leggerla NON utilizzano Microsoft Word. Gran parte della formattazione e del duro lavoro potrebbero andare persi e rendere illeggibile il documento. Trasformando il tuo documento in un file PDF, ti assicurerai che tutto appaia esattamente come era quando lo hai completato. È un formato semplice con cui lavorare, per convertire i file e ci sono una moltitudine di programmi gratuiti disponibili da usare per aprirli.

L'IRS è un ottimo esempio di dove potresti incontrare un documento PDF. Se vai sul loro sito Web e provi a scaricare qualsiasi tipo di modulo o istruzioni, riceverai un file PDF. Alcuni dei loro moduli, insieme a quelli trovati su migliaia di altri siti Web, sono del tipo che possono essere compilati direttamente online. Questi utilizzano una funzionalità chiamata Campi modulo che ti consente di fare clic in una casella (ad esempio per digitare il tuo nome o indirizzo) e inserire le informazioni corrette prima di salvare.

Tuttavia, a volte potresti dover firmare, datare e restituire un modulo PDF a un'azienda, come quelle che gestiscono le tue esigenze assicurative o sanitarie. Se hai provato a farlo online perché non vuoi stampare il documento, firmarlo e scansionarlo, potresti aver avuto l'impressione di sbattere la testa contro un muro o due. Può essere un incubo da capire all'inizio. Tuttavia, ti mostrerò come farlo in un paio di passaggi semplici e veloci.

Come scaricare, firmare e inviare tramite e-mail un documento PDF

Per prima cosa, dovrai scaricare gratuitamente Adobe Acrobat Reader DC . Una volta installato il programma, aprilo e quindi usa l' opzione "Apri file" per scegliere il tuo PDF che dovresti aver già salvato sul tuo computer o laptop dalla tua e-mail.

Con il documento aperto, guarda a destra e scegli l' opzione "Compila e firma" . Sulla barra degli strumenti che si apre, fai clic sul pulsante "Firma" e quindi scegli "Aggiungi firma".

Ci sono tre opzioni per aggiungere una firma. Il modo più semplice è digitare semplicemente il tuo nome e consentire ad Adobe di convertirlo in una "firma". Questo ovviamente non assomiglierà alla TUA firma - il modo in cui firmi il tuo nome. Sebbene ciò sia legale e accettabile per la maggior parte degli scopi, non è l'opzione più sicura.

Il secondo metodo consiste nell'utilizzare il mouse o il dito (se si utilizza un dispositivo touch-screen) per disegnare da soli la propria firma e quindi inserirla. Ho provato questo metodo prima di usare un mouse. Lasciami solo dire questo: non ho mai fatto in modo che la mia firma assomigli a qualcosa come in realtà quando la scrivo su carta... nemmeno vicino!

Il metodo finale è quello di firmare fisicamente il tuo nome usando inchiostro scuro su carta bianca. Scansiona questo documento nel tuo computer come immagine e quindi caricalo utilizzando la funzione "Crea firma" di cui sopra .

Una volta terminata la creazione della firma, fai clic sul pulsante "Applica" per aggiungerla al documento. Assicurati di tenere selezionata la casella "Salva firma" in modo da poter riutilizzare la stessa firma in futuro su altri documenti. (Lo troverai rapidamente nel menu "Firma" la prossima volta che dovrai eseguire questo processo.) Posiziona la firma nella posizione corretta all'interno del PDF facendo clic con il mouse, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando il firma nell'apposita sede.

Una volta terminato di firmare il documento, salvalo sul tuo computer facendo clic su "File" nell'angolo in alto a sinistra e quindi scegliendo "Salva". Assegna un nome al file come preferisci e salvalo in una posizione che ricorderai. Torna alla tua e-mail e allegala in una risposta a chi ti ha inviato il documento per primo - e hai finito!

So che questo può sembrare difficile e richiede tempo solo leggendo le istruzioni, ma in realtà non lo è. Ci vogliono solo un paio di istanti per impostare la tua firma e salvarla. Una volta fatto questo, metà della battaglia è stata vinta!