Excel でドロップダウン リストを作成する方法: 2023 年に最適な 2 つの方法

データ入力タスクを完璧かつ迅速に行うには、Excel でドロップダウン リストを作成する方法を学ぶ必要があります。

Excel は強力なデータ入力ソフトウェアです。事務用品リストの作成、家庭用品リストの作成、中小企業や家庭の在庫の作成など、個人的および専門的なデータ入力のニーズに使用できます。

データ入力ジョブでは、名前、住所、数量、場所、価格などの小さなデータを入力する必要があります。誰かがこのデータベースを監査するとき、監査済み、保留中の監査、エラーが見つかったなどのコメントを入力したい場合があります。

あなたやあなたの従業員が手動でこれを始めた場合、目標を達成するのに何日もかかります。したがって、データをキャプチャする Excel シートを自動化する必要があります。Excel ドロップダウン リスト コマンドは、Excel の Visual Basic コーディングを学習しなくても使用できる基本的な自動化です。ドロップダウンを使用して Excel でリストを作成する方法を学びましょう。

Microsoft Excel のドロップダウン リストとは何ですか?

Excel でドロップダウン リストを作成する方法

Excel ドロップダウン リストは、Excel アプリケーションのデータ検証ツールです。ドロップダウン リストのデータの範囲またはリストを選択する必要があります。次に、ターゲット セルまたはセル範囲のドロップ ダウン リストにデータ検証コマンドを適用するだけで、データ入力の候補が表示されます。

ドロップダウン リストにより、データ入力タスクから当て推量が排除されます。また、Excel のドロップダウン リスト機能を使用すると、入力ミスやその他のミスがゼロになります。また、Microsft Excel で最も広く使用されているデータ入力自動化ツールでもあります。

ドロップダウン リストはいつ使用できますか?

このデータ検証コマンドを適用できるいくつかのシナリオを次に示します。

• Excel でデータベースを作成していて、必要なデータを入力するためのデータ入力演算子が必要です。ゴミはありません。
• データ入力オペレーターが Excel ワークシートに情報を入力するときに、分類されたデータのみを使用するようにします。
• Excel で無料のオンライン フォームまたはオフライン フォームを作成していて、フォームでのみ利用可能なデータをユーザーに入力させ、他には何も入力させないようにしたいとします。
• データベースには、繰り返しの名前、電話番号、住所などが含まれています。また、これらのデータに応じて、請求書や請求書を支払います。したがって、正確性はプロジェクトにとって非常に重要です。このような場合、Excel のドロップダウン リストを使用する必要があります。
• 家庭用品の Excel シートを作成していて、許可されたアイテムのリストからのみ家族にエントリを作成してもらいたいとします。
• データ入力チームはキーボード ショートカットを頻繁に使用します。そのために、Excel のドロップダウン リストは比類のない便利さを提供します。
• 事務用品または購入要求データベースを作成していて、事前承認済みの文房具、IT ハードウェア、または付属品の購入要求のみを従業員に作成させたいとします。

Excel でドロップダウン リストを作成する方法: データ範囲を使用する

Excel でドロップダウン矢印を使用してリストを作成するには、2 つの方法があります。1 つは事前構成されたデータ範囲を使用し、もう 1 つは手動でオプションを入力します。Excel で最も自動化されたドロップダウン メニューの手順を以下に示します。

• Excel で新しいワークシートを作成し、Databaseという名前を付けます。
• 次に、セルA1に、タイプまたは任意の名前に従って列ヘッダーを作成します。たとえば、このチュートリアルでは、ドロップダウン メニュー リストに IT ハードウェアという列ヘッダーを付けています。
• ここで、別の場所からデータをコピーして貼り付けるか、手動で入力して、列ヘッダーの下のセルにドロップダウン メニューに必要な項目を入力します。
• モニター、スピーカー、RAM、CPU、PC ケース、GPU、PSU などの IT デバイスの購入リクエスト オプションを入力しています。

ここまでで、Excel Data Validation コマンドがドロップダウン リストのオプションまたは選択肢を表示するデータベースを正常に作成できました。それでは、ここで説明する手順に従って、実際のドロップダウン リストを作成しましょう。

• Excel でドロップダウン リストを作成するセルを選択します。
• ここで、Excel リボン メニューの[データ]タブをクリックします。
• [データ ツールコマンド] セクションで、[データ検証]ドロップダウン矢印をクリックします。
• コンテキスト メニューが開き、いくつかのオプションが表示されます。データ検証を選択します。
• これで、 Excel のドロップダウン リストを追加するワークシートにData Validation コマンドツールが表示されます。
• 3 つのタブが含まれています。これらは、入力メッセージ、設定、およびエラー アラートです。
• [設定]をクリックします。
• [検証基準]オプションで、 [許可]メニューの下にあるドロップダウン リストをクリックします。
• ドロップダウンから[リスト]を選択します。
• デフォルトでは、[セル内] ドロップダウンと[空白のチェックマークを無視] がオンになっている必要があります。そうでない場合は、それらを確認してください。
• [ソース]フィールドの上向き矢印をクリックします。[データ検証]ダイアログボックスは、空白のフィールドを持つ細いバーに最小化されます。
• データベース ワークシートに移動し、Excel ドロップダウン リストでセル範囲を選択します。
• 最後の項目の下にあるいくつかの空白セルを選択します。ソースを再度編集せずにリストを拡張するのに役立ちます。
• Excel は、ドロップダウン リストのソース データを自動入力します。細いデータ検証バーの下矢印をクリックするだけです。
• 展開された [Data Validation] ダイアログ ボックスが再び表示されます。ただし、今回は、 [ソース]フィールドにソース データ範囲が表示されます。
• [OK]をクリックするだけで、設定は完了です。

おめでとう！Excel で最初のドロップダウン リストを作成しました。ここで、従業員または他のユーザーがデータ入力シートにデータを入力するときに同じアイテムを表示する必要がある他の場所にこれをコピーするだけです.

データ入力ワークシートのドロップダウン リストにあるオプションのリストを誰も変更できないように、データベース ワークシートをロックすることができます。次の簡単な手順に従って、リスト アイテムを保護します。

• ロックする必要があるセル範囲を選択します。
• 右クリックして[セルの書式設定]を選択します。
• [保護]タブに移動し、[ロック]オプションにチェックマークを付けます。
• [OK]をクリックして、[セルの書式設定] の変更を適用します。
• 次に、Excel リボンの[校閲]タブに移動します。
• シートの保護アイコンを選択します。
• [シートの保護]ダイアログ ボックスで、空白のフィールドにパスワードを入力します。
• パスワードを再入力すると、Excel はワークシートを完全にロックします。

今後、ドロップダウン メニューのリスト項目は変更できなくなります。

Excel でドロップダウン リストを作成する方法: リスト アイテムの使用

はい/いいえ、監査済み/未監査、割り当て済み/オープン、完了/未完了などの短いドロップダウン メニューが必要な場合は、データ範囲メソッドの代わりに手動リストを使用できます。時間を節約できます。リスト アイテムを使用して Excel でドロップダウン リストを作成する方法は次のとおりです。

• セルをクリックして、ドロップダウン メニューを設定します。
• リボン メニューの[データ]タブから[データ検証]を選択します。
• [許可]メニューで、[リスト]をクリックします。
• ここで、 [ソース]フィールドにアイテムのリストを入力するだけです。
• 各項目はコンマで区切ってください。
• [OK]をクリックして、ドロップダウン リストを適用します。

これは、Excel で単純なドロップダウン リストを作成する最も簡単で最速の方法です。ただし、ドロップダウン リストを頻繁に使用する場合は、最初の方法の方が信頼性が高くなります。

Excel でドロップダウン リストを作成する方法: 入力メッセージを表示する

空のドロップダウン リストは、データ入力オペレーターにはあまり意味がないかもしれません。間違いを犯さないように、具体的な指示を追加する必要があります。Excel のドロップダウン リストに指示メッセージを追加する方法は次のとおりです。

• アクティブなデータ検証コマンドを含む任意のセルをクリックします。
• ここで、[データ]タブ > [データ検証]に移動し、 [データ検証]をクリックします。
• [データ検証]ダイアログ ボックス内で、 [入力メッセージ]タブをクリックします。
• タイトルに短いテキストを入力し、入力メッセージフィールドに詳細なメッセージを入力します。
• [OK]をクリックして変更を適用します。

これで、ユーザーがアクティブなドロップダウン リストのデータ検証コマンドを含むセルを選択するたびに、ドロップダウン リストの項目を使用してセルを埋める方法に関するメッセージが表示されます。

Excel でドロップダウン リストを作成する方法: エラー アラートを表示する

Excel のデータ入力シートでドロップダウン リストを使用中にエラーが発生した場合は、エラー メッセージを表示することもできます。これにより、ユーザーがセルをスキップせずにエラーを解決するためのアクションを実行できるようになります。エラー アラートの表示を有効にする手順は次のとおりです。

• [データ検証]ダイアログ ボックスが表示されるまで、前述の手順に従います。
• ここで、[エラー アラート]タブを選択します。
• 停止、警告、および情報の 3 つのオプションからエラー スタイルを選択します。
• 次に、エラー アラートのタイトルに短いテキストを入力します。
• ここで、エラー メッセージフィールドに詳細なメッセージを入力します。

すごい仕事！[エラー アラートの表示] を有効にすると、誰かが Excel のドロップダウン リストに記載されている項目以外を入力すると、ワークシートにエラー ダイアログ ボックスが表示されます。

Excel のドロップダウン リスト: 最後の言葉

これで、2 つの異なる方法でドロップダウンを使用して Excel でリストを作成する方法がわかりました。Excel のドロップダウン リストを作成する方法や、従業員を支援するデータ入力フォームを作成する方法を試すことができます。

Excel のドロップダウン リストを使用して、食料品、ハードウェア、衣料品、ユーティリティなどの直感的な家庭用品リストを作成することもできます。

Excel でドロップダウン リストを作成する別のクールな方法を知っている場合は、以下にコメントすることを忘れないでください。

次に、  Excel で行または列を再表示する方法 と、 任意の年の Excel カレンダー テンプレートを学習します。