Outlook で配布リストを作成する方法: ベスト 3 の方法

さまざまな人にメールを送信するには、必ず理由があります。Outlook で配布リストを作成する方法は次のとおりです。

Outlook ユーザーは、重要な公式メールまたは個人メールを複数の人に送信する必要がある場合があります。このような状況では、個別にメールを送信すると、より多くの時間と労力が必要になります。

Outlook で配布リストを設定すると、[宛先] フィールドに複数の電子メール アドレスを追加する手間が省けます。

まずは、配布リストとその重要性について詳しく学びましょう。

Outlook の配布リストとは何ですか?

配布リストは、すべての連絡先に電子メールを配布または送信するために使用できる連絡先または電子メール アドレスのリストです。

つまり、これは電子メールの送信に使用できる電子メール アドレスのグループです。これらのリストは、Outlook のさまざまなバージョンでも連絡先リストおよび連絡先グループとして言及されます。

配布リストをお持ちの場合は、連絡先リストとアドレス帳に表示されます。

Outlook で配布リストが必要な理由は何ですか?

さまざまな人に電子メールを送信することは、特に従業員が数百人または数千人いる組織の一員である場合には難しい場合があります。

配布リストを使用すると、グループに電子メールを送信するたびに電子メール アドレスを個別に追加するという、この日常的で反復的なタスクが自動化されます。

リストを一度作成すれば、一部の従業員が組織またはチームに参加または退職しない限り、何年も使用できます。

その場合、配布リストをシームレスに編集して最新の状態に保つこともできます。さらに、配布リストは、誰かを電子メール受信者として誤って追加することを防ぐのに役立ちます。

配布リスト、配布グループ、連絡先グループの違い

Microsoft や Outlook のエコシステムでは、配布リストや連絡先グループなどの用語が同じ意味で使用されていることがわかります。

これらは同じ意味ですが、配布リストは古いバージョンの Outlook アプリで使用されます。

配布グループや連絡先リストなどの用語を使用して配布リストを指す人もいます。

Office 365 サブスクリプションの場合、配布リストは組織全体を対象としています。

これらのリストは一元管理されるだけでなく、個人の電子メール アドレスではなく組織の電子メールから電子メールを受信します。

逆に、個人の Outlook 電子メール アカウントに連絡先グループを作成することもできます。

Web App から Outlook で配布リストを作成する

Web アプリから Outlook にアクセスしているときに、次の手順に従って連絡先リストまたは配布リストを追加できます。

• Web ブラウザーでOutlookを開き、 [人物]アイコンをクリックします。
• [新しい連絡先]の横にあるドロップダウン矢印をクリックして、[新しい連絡先] リストを選択します。

• 画面にポップアップが表示されます。
• リストの名前を入力する必要があります。
• この配布リストに含めるすべての人の電子メール アドレスを追加します。
• 必要に応じて、説明を追加することもできます。

• [完了]をクリックすると、Outlook 配布リストが作成されました。
• グループに電子メールを送信する場合は、[宛先] フィールドにグループ名を追加します。

Outlook デスクトップで配布リストを作成する方法

Windows に Outlook アプリがインストールされている場合でも、連絡先グループと呼ばれる配布リストを簡単に作成できます。Outlook 配布リストを作成する簡単な手順は次のとおりです。

• Outlook アプリを開き、[ユーザー]タブを選択します。
• [新しい連絡先] ドロップダウン矢印をクリックします。

• [連絡先グループ]を選択します。
• そのグループまたはリストの新しいウィンドウが表示されます。
• 「名前」フィールドにリスト名を追加します。
• 「メンバーを追加」ボタンをクリックします。

• このグループにユーザーを追加する場所 ( Outlook 連絡先、アドレス帳、電子メール連絡先) を選択します。
• 誰かを選択し、「メンバー」ボタンをクリックしてリストに追加します。
• 複数の人物を同時に選択するには、Ctrlキーを押しながらすべての名前を選択します。

• 完了したら、「OK」をクリックして「連絡先グループ」ウィンドウに戻ります。
• [保存して閉じる]をクリックして変更を適用します。

Outlook for Mac で配布リストを作成する方法

Outlook 配布リスト機能は Mac ユーザーも利用できます。したがって、次の手順で Outlook Mac で配布リストを作成できます。

• Outlook for Macを開き、[ユーザー]を選択します。
• [ホーム]タブで[新しい連絡先リスト]を選択します。
• リストに名前を割り当てます。
• [追加]ボタンをクリックし、含める連絡先名の最初の数文字を入力します。
• その名前を選択して追加します。
• 連絡先リストに載っていない人を追加するには、電子メール アドレスを入力します。
• すべての名前が正常に追加されたら、「保存して閉じる」ボタンをクリックします。

結論

Outlook で配布リストを作成する方法がわかったので、多くの人にメールをシームレスに送信できます。

Windows と Mac のどちらを使用している場合でも、次の手順に従うと、Outlook 配布リストを作成できます。

コメントして、Outlook での配布リストの設定に関する経験を共有できます。リストを作成した後、連絡先リストを別の Outlook ユーザーと共有することができます。