Outlook メールを閲覧するときは、即時または遅延した応答が必要なメールに注意する必要があります。すぐに応答する必要がある電子メールの場合は、[返信] ボタンをクリックして応答し、邪魔にならないようにすることができます。ただし、返信が遅れる必要がある電子メールは、特別な注意を払わないと忘れてしまいがちです。
保留中のメールに忘れずに戻るための 1 つの方法は、そのメールにフラグを付けることです。フラグは、電子メールの保留中のアクションを視覚的に思い出させるものとして機能します。 Microsoft Outlook でフラグ付きメールを作成および管理するさまざまな方法については、以下をお読みください。
Microsoft Outlook で電子メールにフラグを付けるのは比較的簡単です。あなたがしなければならないのは、メールリストの横にある旗のアイコンに注意することだけです。メールにフラグを付ける方法は次のとおりです。
ステップ 1: PC の [スタート] メニューまたはタスクバーから Microsoft Outlook アプリを開きます。
ステップ 2:受信トレイで、フラグを付けたい電子メールの上にカーソルを置きます。メールの横にフラグが表示されるはずです。
ステップ 3:フラグをクリックすると、赤に変わります。
デフォルトでは、Microsoft Outlook でアイテムにフラグを付けると、フォローアップの完了日が同日に設定されます。つまり、メールに 2024 年 1 月 30 日のフラグを設定した場合、Outlook によって設定される完了日も 2024 年 1 月 30 日になります。カスタム完了日を設定するには、以下をお読みください。
Microsoft Outlook で電子メールにフラグを付けるときに、完了日を設定することもできます。その方法は次のとおりです。
ステップ 1:フラグを付けたい電子メール、または既にフラグが付けられている電子メールの上にカーソルを置きます。
ステップ 2:フラグを右クリックし、完了日として次のオプションのいずれかを選択します。
フラグを付けたメールに期限を設定しても、リマインダーとして機能しません。フラグが設定されたメールについて確実に通知されるように、リマインダーを設定する必要があります。
フラグを立てたメールにリマインダーを設定する方法は次のとおりです。
ステップ 1:フラグを付けたい電子メール、または既にフラグが付けられている電子メールの上にカーソルを置きます。
ステップ 2:フラグを右クリックし、「リマインダーの追加」を選択します。これにより、[カスタム] ダイアログ ボックスが起動します。
ステップ 3: [リマインダー] セクションで、リマインダーの日付と時刻を選択します。
ステップ 4:タイムスタンプの横にあるアイコンをクリックして、[リマインダーサウンド] ダイアログボックスを起動します。
ステップ 5: [リマインダーサウンド] ダイアログボックスで、[このサウンドを再生する] の横のボックスにチェックを入れます。
ステップ 6: [参照] ボタンをクリックし、ファイル ライブラリからサウンドを選択して、再生したいサウンドを選択します。
ステップ 7: [OK] をクリックして、[リマインダーサウンド] ダイアログボックスを閉じます。
ステップ 8: [OK] をクリックして [カスタム] ダイアログ ボックスを閉じ、変更を保存します。
フラグが設定されたメールに対する未処理のアクションを完了したら、そのメールを完了としてマークできます。その方法は次のとおりです。
ステップ 1:フラグの付いた電子メールにカーソルを置き、フラグをクリックして完了としてマークします。
あるいは、
ステップ 1:フラグの付いた電子メールにカーソルを置き、フラグを右クリックします。
ステップ 2:以下のオプションから「完了としてマーク」を選択します。
Microsoft Outlook でフラグが設定されたすべてのメールは To Do バーに移動します。 To Do バーでフラグの付いたメールを表示する方法は次のとおりです。
ステップ 1: Outlook リボンで、[表示] タブをクリックします。
ステップ 2: [レイアウト] グループで、[To Do バー] ドロップダウンをクリックします。
ステップ 3:ドロップダウンから [タスク] を選択します。これにより、フラグが設定されたすべての項目を表示する To Do バーが起動します。
メールをフォローアップしたくない場合に、メールからフラグをクリアする方法を次に示します。
ステップ 1:フラグの付いた電子メールにカーソルを置き、フラグを右クリックします。
ステップ 2:表示されたオプションから [フラグをクリア] を選択します。
Microsoft Outlook では、フラグを付けた電子メールは自動的に [フォローアップ用] フォルダーに移動されます。 [フォローアップ用] フォルダーにアクセスするには、Outlook ウィンドウの左側にあるフォルダー ペインをクリックします。フォルダーが表示されない場合、または以前に削除された場合は、次の方法でフォルダーを再作成します。
ステップ 1: Outlook リボンで、[フォルダー] タブをクリックします。
ステップ 2: [新規] グループで、[新しい検索フォルダー] をクリックします。これにより、[新しい検索フォルダー] ダイアログ ボックスが起動します。
ステップ 3: [メールの閲覧] セクションで、[フォローアップのフラグが設定されたメール] を選択します。
ステップ 4: [OK] をクリックして新しいフォルダーを作成します。
キーボードまたは電子メールの横にある削除アイコンを誤ってクリックすると、重要な電子メールが削除される可能性があります。このような状況に陥った場合でも、電子メールは簡単に回復できるため、パニックに陥る必要はありません。 Outlook の最近削除したアイテムまたはゴミ箱フォルダーを確認して、削除されたアイテムを回復できます。そうは言っても、この記事が Outlook メールの優先順位付けを効果的に行うのに役立つことを願っています。
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