MicrosoftPlannerを使用してワークフローを改善する方法

プロジェクト管理ツールであるMicrosoftPlannerは、TrelloやAsanaなどの無料または有料のサービスに似ています。PlannerはOffice365に組み込まれているため、作業中の混乱を減らし、ワークフローを改善できます。方法は次のとおりです。

• Plannerで「バケット」を使用してさまざまなタスクのカテゴリを作成する
• 進行状況、日付の設定、カードの詳細の追加などにより、Plannerでタスクを追跡します
• フィルタまたは機能ごとのグループ化を使用して、重要なタスクを選択するのに役立ててください
• チャートを試して、進捗状況を分析的に確認してください

職場またはビジネスがMicrosoftOffice 365にサブスクライブしている場合、効率を向上させるために活用できる優れたツールが多数あります。Teams、Outlook、OneDrive、OneNoteなど、これらのいくつかについてはすでに触れました。ただし、今度はMicrosoftPlannerに注意を向けましょう。

プロジェクト管理ツールであるPlannerは、無料または有料のサービスTrelloまたはAsanaに似ています。追加費用なしでOffice365に組み込まれており、組織が重要なタスクを追跡し、ワークフローを改善するのに役立ちます。CloudO3での使用方法の詳細と、自分の職場でも使用する方法のガイドがあります。

「バケット」を使用してさまざまなタスクのカテゴリを作成する

Plannerエクスペリエンスの中心には、「プラン」、「バケット」、「ボード」と呼ばれるものがあります。まず、ボードはあなたの計画、またはタスクのリストの本拠地です。サイドバーの（+）ボタンを使用してPlannerでプランを作成すると、新しいボードが作成されます。次に、ボード内にさまざまな「バケット」を作成して、さまざまなタイプのタスクを整理できます。

これを行うには、ボードの上部にある[新しいバケットを追加]リンクを押します。ここCloudO3では、ニュース報道を追跡するためにPlannerを使用しています。また、Office 365やハウツーなど、他の種類のカバレッジ用にさまざまなボードがあります。通常、ストーリーのアイデア、ニュースストーリー、DIBSのバケットと、編集者が完成したストーリーをマークするための特別なバケットもあります。

バケットを追加すると、バケットの名前の下に別の（+）ボタンがあります。これにより、新しいタスクカードを作成して期日を設定したり、チームメンバーに割り当てたりすることができます。これについては、以下で詳しく説明します。

MicrosoftPlannerのサンプルボードを見る

進行状況、日付の設定、カードの詳細の追加などにより、タスクを追跡します

Plannerのタスクカードを活用して生産性を向上させる方法はたくさんあります。ドロップダウンメニューを使用して、さまざまなバケットに移動したり、進行状況を変更したり、開始日と期日を設定したりできます。説明を入力して、作業内容を同僚に知らせることもできます。オン。簡単にするために、割り当てられたものの進行状況を追跡するのに役立つチェックリストもあります。

さらに良いことに、カード自体に表示されるファイルやリンクを挿入するために使用できる「添付ファイルの追加」ボタンもあります。CloudO3でこの機能を使用して、執筆中の記事のソースへのリンクを共有することがよくあります。

さらに、各タスクカードの側面に沿って走るさまざまな色の「ラベル」があります。全部で6つあり、それぞれの名前をカスタマイズできます。これにより、カードの側面にカラーラベルが貼り付けられ、カードが何を意味するかを視覚的に示すことができます。ここCloudO3では、「高優先度」と「低優先度」のラベルを使用しています。

MicrosoftPlannerのサンプルカード

フィルタまたは機能ごとのグループ化を使用して、重要なものを選択するのに役立ててください

Plannerにタスクとバケットリストを追加するにつれて、何が起こっているのかを追跡するのが難しくなる可能性があります。幸いなことに、役立つフィルター機能があります。ウィンドウの右上にあり、自分の名前のみ、または同僚の名前に基づいて割り当てを除外できます。

別の方法として、「グループ化」機能を使用して、バケットリストの外観を切り替えることもできます。これにより、タスクが割り当てられている人、進行状況、または期日とラベルでグループ化できます。

groupbyの下の「assignedto」オプション

チャートを試して、進捗状況を分析的に確認してください

プランナーは時々混乱する可能性があり、（上司またはマネージャーとして）何が取り組んでいるのか、誰がどの特定のタスクに取り組んでいるのかを常に確認できるとは限りません。幸いなことに、MicrosoftにはPlannerに組み込まれている便利な小さな機能があります。

上部のメニューバーのプラン名の横に、グラフのようなアイコンが表示されます。これをクリックすると、チャートモードに切り替わります。計画の全体的なステータスと、開始、進行中、遅延、または完了したタスクの詳細を確認できます。バケットごとのタスク数、およびメンバーごとのタスク数も確認できます。利用可能なすべてのバケットアイテムを含むリストも側面に表示されます。

同様の機能は、チーム内の誰もがすべての計画とバケットにわたって自分のタスクを視覚的に確認するためにも利用できます。左側のサイドバーにある円のアイコンをクリックするだけで、概要ページが表示されます。残っているタスクの数などを視覚的に確認できます。

Plannerのチャート

Plannerをどのように使用しますか？

ご覧のとおり、Plannerは非常に強力なツールです。混乱を解消し、職場環境でのタスクをより適切に管理するために使用できる方法は複数あります。Office 365に直接組み込まれており、さまざまなサービスやアプリを切り替えることを心配することなく、チームの管理に必要なすべてのものを入手できます。会社でPlannerを使用すると思いますか？以下のコメントでお知らせください。