電子メールを整理するための高度なヒント：2022年にこれらの実証済みの手法を使用する

今日は、Outlookでメールを整理するための効果的なヒントを紹介します。

• アメリカの平均的なフルタイムの労働者は、1日あたり約120通の電子メールを受信し、就業日の約28％を電子メールの読み取りと応答に費やしています。それは多くの時間です。私たちがストレスを感じ、この終わりのない電子メールの波を経験し、それでも実際の仕事を終わらせなければならないのも不思議ではありません。
• 受信トレイを制御するためのヒントとテクニックについて説明します。このトピックを調査すると、電子メールの処理方法に関するさまざまな戦略を見つけることができます。たとえば、受信トレイがゼロです。これは、受信トレイを常に100％空に保つことを目標とする戦略です。
• スペクトルの反対側には、受信トレイに何千もの電子メールがあり、完全に満足している人々がいます。彼らはフラグツールと検索ツールを使用して、必要なものを見つけます。
• さて、これらの極端なものは私にはうまくいきません。彼らは両方とも私に不安を与えます。私は両方のバージョンを試しました。受信トレイが100％クリーンであることを確認するために一日を費やすと、気が散ってしまうため、実際の作業はあまり行われません。たまたま1日か2日逃した場合、私はもう一方の極端に行き、すべてを積み上げてしまい、各メールは完了する必要のあるテストのようなものであるため、追跡できなくなります。
• 大量のテキストが待っている受信トレイをスクロールしなければならないとき、私はストレスを感じます。もうそのボックスには入れたくない。生産性を向上させ、不安を軽減したい場合、私にとってうまくいくことと私がお勧めすることは、両方の戦略からのアイデアを適用するシステムを使用することです。
• また、電子メールに費やす時間を大幅に短縮するのに役立つMicrosoftOutlookのいくつかの優れた機能についても説明します。

メールルーチンを作成する

• 一般的な信念にもかかわらず、私たちの脳はマルチタスクが得意ではありません。実際、調査によると、マルチタスクは生産性を低下させます。ですから、何かをしている最中は、軌道に戻るのに時間がかかるので、受信トレイを常にチェックするのはやめましょう。
• 受信トレイを確認した後、これらの分は時間の経過とともに加算され、タスクを数回再起動しなければならないことは本当にイライラします。
• 私はそれがすべての人にとって可能ではないかもしれないことを知っていますが、ほとんどの仕事にとっては可能です。メールにすぐに返信する必要がありますか？たとえば、1時間ごとに10分をメールに割り当てることをお勧めします。最も重要なものに集中してください。完了したら、受信トレイを閉じて、他のタスクに注意を向けます。
• また、常にポップアップが表示されないように、Windows通知をオフにしてください。

通知をオフにするには：

• [スタート  ]ボタンを 選択し 、[設定]を選択します。[システム]  >[ 通知とアクション]に移動し ます。
• これにより、通知とアクションが表示されます。下にスクロールすると、通知がオンになっているさまざまなアプリが表示されます。Outlookを確実にオフにしますが、他のアプリもチェックして、それらのいずれかのポップアップを本当に表示する必要があるかどうかを確認します。

• 他のタスクを実行する必要があるために電子メールの空き時間中にOutlookを閉じることができない場合は、オフラインモードに切り替えてください。オフラインに切り替えるには、上部の送信/受信に移動し、ステータスバーの[オフラインで作業]をクリックします。

• また、現在オフラインになっていることもわかります。

• メールをもう一度確認するときは、もう一度[オフラインで作業]をクリックするだけで、受信トレイの番号が更新され、自分に合ったフォルダシステムが作成されます。

アクションベースのフォルダシステムを使用する

• メールのファイリングとアーカイブについて話しましょう。以前は、保持したい電子メールをアーカイブするために、さまざまな件名の精巧なマルチレベルフォルダー構造を作成しました。最初は問題なく動作しますが、トピックを追加し続けると、リストがどんどん長くなっていきます。
• 移動するフォルダーを決定し、リーダーにメールを送信することに時間を費やしました。よく探していたところ、どこに置いたらいいのかわからなくなってしまい、探して時間を無駄にしてしまい、目的を果たせなくなってしまいました。
• 今、私はよりアクションベースのフォルダー構造を使用し、それを少数のフォルダーのみを持つ単純なシステムに維持しようとしています。それをどのように設定できるかを少し説明します。
• もう1つの重要なルールは、電子メールを読み直さないようにすることです。これが、受信トレイが溢れるのが嫌いなもう1つの理由です。すべてを受信トレイに保存しておくと、メールを何度も読み直してしまうからです。
• これを避けるために私がすることは次のとおりです。初めてメールを読んだとき、どうするかを決めます。それが私がすぐに成し遂げることができる何かであるならば、私はそれをします。たとえば、会計に領収書が必要な場合、提出するのを忘れました。すぐに送ります。
• 基本的に、私が数分でできることはすべて、それを成し遂げるために行います。完了してメールに返信したら、将来のある時点で参照する必要があるかどうかを判断します。あるいは、法律上または税務上の理由で私が保持する必要があるものかもしれません。もしそうなら、私は上部のアーカイブをクリックするだけでメールをアーカイブします。

• これにより、メールが受信トレイからアーカイブフォルダに移動します。後で戻る必要がある場合は、検索を使用して見つけることができます。
• それが絶対にもう必要ないものなら、私はそれを削除するだけです。アーカイブの代わりに、[削除]をクリックします。これにより、メールが受信トレイから削除されたアイテムに移動します。
• 削除済みアイテムフォルダを定期的に空にして、不要なストレージスペースを占有しないようにします。それは私が私が知っている電子メールで行うことであり、すぐに完了して保存し、アーカイブまたは削除することができます。
• 明らかに、アクションが不要な電子メールにも同じことが当てはまります。メッセージをアーカイブするか、すぐにゴミ箱に移動するかを決定します。
• さて、すぐに答えられないメッセージに出くわしたとき、あなたは何ができるでしょうか？たぶん、レポートを作成したり、他の誰かに確認したり、数分以上かかることを確認したりする必要があります。これが私のアクションフォルダの出番です。メールを読んだ後、もっと時間をかける必要があることに気付いた場合は、作成したフォルダに移動します。

• フォルダを作成するには、メールボックスを右クリックして新しいフォルダを選択し、名前を付けてEnterキーを押します。
• これは、サブフォルダーを作成する場合に備えて、既存のフォルダーでも機能します。私の場合、ActionRequiredというフォルダーがあります。
• ドラッグアンドドロップしてフォルダを希望の順序で取得することもできるので、メールを見つけたときにすぐに削除したり返信したりすることはできません。
• クイックステップを使用してメッセージをアクションフォルダーに移動し、クイックステップを設定します。メッセージを右クリックし、クイックステップを選択してから、新しいクイックステップを選択し、フォルダに移動します。

• 名前とそのアクションを付けます。ドロップダウンで、メッセージを移動するフォルダを選択します。メールを強調表示してクイックステップを作成した[完了]をクリックします。

• ホームタブのクイックステップをクリックするだけです。これにより、受信トレイから移動します。

• クイックステップにショートカットを追加することもできます。クイックステップに移動し、クイックステップを管理してから編集します。ショートカット、キーの組み合わせを選択して保存し、ショートカットを使用してメッセージを割り当てますが、それ以外の場合は、追跡する必要のある別のフォルダーを作成しただけなので、メッセージは終了しません。

• タスクを誰かに委任することができます。あなたはそれが行われることを確認するためにその人に電子メールを転送することができます。
• Outlookのフォローアップ機能を使用してフラグを立てることができます。
• 自分しかできないためにタスクを委任できない場合は、タスクを作成して実行する必要があります。私がしていることは、それを成し遂げるために私のカレンダーで時間をスケジュールすることです。なぜなら、私がスケジュールしなければ、それは起こらないからです。
• 時間をスケジュールするには、メッセージをカレンダーアイコンにドラッグするだけで、メッセージから直接予定を作成します。これにより、予約ウィンドウが開きます。スケジューリングアシスタントを使用して、電子メールで作業するスロットをスケジュールできます。このように、私の仕事は成し遂げられる可能性が高いです。
• これに最後の微調整を追加します。Outlookのデフォルトの起動フォルダをアクションフォルダに変更してみましょう。Outlookが開くたびに、最初に目にするのは、実行する必要のあることです。他のメールに気が散りやすく、実際のフォルダを確認するのを忘れてしまう可能性があるため、これは私にとって素晴らしいことです。

• デフォルトのフォルダを作成するには、事前にファイルオプションに移動すると、Outlookの起動と終了が表示されます。ここで、Outlookが開始フォルダーとして使用するフォルダーを選択できます。[参照]をクリックして、[アクション]フォルダーを選択するだけです。

受信トレイを整理する

• 明らかに、受信トレイをクリーンにする最も簡単な方法は、処理するメッセージを少なくすることです。そのため、受信したくないメッセージの購読を解除します。誰かにメールでの攻撃を止めさせることができない場合は、送信者をブロックして、迷惑メールフォルダに送信してください。
• 外部アプリからのメール通知をオフにし、ソーシャルメディアは基本的に受信メールの波を減らすためにできることをすべて行います。
• また、Outlookでルールを使用することを強くお勧めします。たとえば、興味のあるニュースレターをいくつか購読していますが、これらのメッセージが受信トレイに蓄積されないようにしたいと思います。この場合、これらのメッセージ用に別のフォルダーを作成し、ルールを使用して、メッセージが到着するとすぐにこのフォルダーに自動的に移動できます。それはとても簡単です。受信したニュースレターのメールの1つをクリックし、[ホーム]タブからルールを選択してルールを作成します。
• 次に、ルールのトリガーを特定する必要があります。これは、特定の送信者または件名の特定のキーワードのいずれかになります。
• 私の場合、送信者と一緒に行き、移動先のフォルダを選択します。それだけです。
• あなたは本当に創造的で複雑な引き出しを得ることができます。[詳細オプション]をクリックするだけで、意味がわかります。私の場合、簡単なルールが必要なので、[OK]をクリックします。

• 最後のヒントとして、これは、受信者とCCに大量の電子メールを送信して、受信者に情報を提供する企業環境で特に効果的です。現在、このようなメールは通常、アクションを必要としないため、ルールを使用して別のフォルダーに移動し、後で読むことができるかどうかを確認できます。
• 別の方法は、それらを色分けして、その開口部で、これらのメッセージが直接あなたに宛てられていないことをすでに知っているようにすることです。
• Outlookでこのような条件付き書式を設定するには、[表示]タブに移動し、[表示設定]、[条件付き書式]の順に選択します。[追加]をクリックして、新しいルールを設定します。名前を割り当て、フォントボタンをクリックします。フォント、スタイル、サイズ、色を変更できます。
• 条件を追加する必要があります。非常に複雑になることもありますが、コピー先のメッセージに適用するだけなので、自分がいる場所のチェックボックスをオンにして、ドロップダウンから他の人との行を選択します。それでおしまい。[OK]をクリックします。

• CCで自分宛てにメールを送信します。メッセージが届くと、すぐにこのメールにコピーされているだけなので、そこにあります。

• 要約すると、電子メールルーチンを開発し、受信トレイを常にチェックするのをやめます。自分に合ったフォルダシステムを作成し、シングルタッチルールを適用して、ルールを適用し、電子メール通知をオフにすることで、電子メールを読み直したり、受信トレイを乱雑にしたりしないようにします。Outlookでメールを整理するためのこれらのヒントが、受信トレイを管理し、生産性を向上させるのに役立つことを願っています。

詳細については、MicrosoftのWebサイトにアクセスしてください。

今、私はあなたから聞きたいです：

今日の投稿のどの戦略を最初に試しますか？あるいは、私が取り上げた何かについて質問があるかもしれません。

いずれにせよ、私はあなたから聞きたいので、先に進んで、下にコメントを残してください。