2 つの簡単な方法で Excel から Word に差し込み印刷する方法

各ドキュメントの内容をパーソナライズしてクライアントや顧客に大量の電子メールまたはメールを送信するのに苦労している場合は、差し込み印刷が役立ちます。差し込み印刷の場合、最適な組み合わせは Excel と Word です。2 つの簡単な方法で Excel から Word に差し込み印刷する方法をここで見つけてください。

差し込み印刷は、デスクトップおよびラップトップ コンピューターで最も手頃な価格の事務自動化形式です。1 つのドキュメントの Excel ファイルなどのデータベースからプレースホルダー テキストのデータをフェッチするように Microsoft Word アプリを構成するだけです。

一度設定すると、パーソナライズされた手紙、封筒、電子メール、ディレクトリ、住所ラベルなどをワンクリックで作成できます。Excel から Word への差し込み印刷の方法を習得すれば、数回クリックするだけで、何百、何千もの顧客の請求書、毎月の請求書、サブスクリプションの詳細、およびその他の多くの公式文書を作成できます。

Excel から Word で差し込み印刷を行う方法を学習することで、データが豊富な電子メールやメールを作成し、そのような文書を手動で作成する際にリスクとなる人的エラーを回避できます。それでは、Excel から Word への差し込み印刷を行う方法から始めましょう。

Excel から Word に差し込み印刷する方法: 手動の方法

Excel から Word への差し込み印刷を行うには、2 つの方法があります。1 つ目は、手動で 1 つのドキュメントにプレースホルダー テキストを追加し、Word が残りのメールまたは電子メールの残りを行う方法です。手動差し込み印刷の手順については、こちらをご覧ください。

Excel ワークシートにデータ ソースを作成する

最初に、MS Word がテンプレートの電子メール、メール、請求書などの差し込み印刷フィールドにデータを取得するデータベースを作成する必要があります。1 人の受信者に関連するすべてのデータが、 1列でご利用いただけます。

さまざまな列ヘッダーの下にある単一の行で、さまざまなデータを区切ることができます。これらの列ヘッダーは、Word の差し込み印刷フィールドに対応するものとして機能します。列ヘッダーは自由に作成できます。ただし、後で列ヘッダーを少し編集して、Word のフィールドと一致させる必要があります。

Excel で差し込み印刷用のデータベースを作成するための基本的な手順を以下に示します。このチュートリアルでは、費用のかかるオンライン ソリューションやサードパーティの代理店に頼ることなく、大量の請求書や毎月の請求書を何千もの顧客に手頃な価格で送信できる小規模または在宅ビジネス向けの請求書を作成します。

• 空の Excel ファイルを作成し、シート名をInvoicesに変更します。
• このワークシートに差し込み印刷用のすべてのデータを入力する必要があります。
• ここで、差し込み文書に列ヘッダーとして含めるアイテムを作成します。これらは、Word の差し込み印刷フィールドとして機能します。
• 同じ行のそれぞれの列ヘッダーの下に、顧客名とその他すべての関連情報を入力します。同じ顧客の行を変更すると、Word は差し込み文書に正しい情報を入力できなくなります。

Excel から Word への差し込み印刷用の Excel データベース

• 顧客ベースが増加するにつれて、顧客列ヘッダーの下に新しい顧客名を追加し始めることができます。
• また、特定の列ヘッダーの下に既存または新規顧客の新しいデータを追加できます。
• このデータベースを更新するたびに、Word 差し込み印刷は、追加された顧客に対して新しい顧客ドキュメントを自動的に作成し、一部を削除した場合はクライアントを省略し、Excel データベースからの情報に従ってドキュメント内の数字を更新します。
• Word の差し込み印刷は、Excel から数値の書式をインポートしません。小数点、通貨記号などの数値書式要素を保持するには、特定の差し込み印刷フィールドに短いコードを挿入する必要があります。このチュートリアルの後半で、コードとそれを使用するためのトリックについて説明します。

それでおしまい！差し込み印刷プロジェクト用の Excel データベースが正常に作成されました。よくやった！Microsoft Word で差し込み印刷テンプレートの作成を開始しましょう。

顧客用の電子メールまたはメールを作成する

まず、クライアントや顧客に送信する請求書の電子メールまたはメールの下書きを作成する必要があります。レターには、以下に示すように、あなたに関する基本的な情報が含まれている必要があります。これらは、すべての電子メールとメールに対して静的です。

Excel から Word で差し込み印刷を行う方法の Word テンプレート

• あなたの名前
• あなたの会社名
• 会社の住所
• 会社のロゴ（あれば）
• 署名欄

Excel から Word への差し込み印刷を行う

差し込み印刷フィールドを追加する Word テンプレートを作成したので、次の手順を見てみましょう。

• Word リボンの [差し込み文書] タブをクリックし、[差し込み印刷の開始]を選択します。

Word でメール メッセージの差し込み印刷を作成する

• ドロップダウン リストから 、作成するドキュメントのタイプを選択します。E-mail Messagesを選択しましょう。
• ここで、もう一度Mailingsをクリックしますが、今回はSelect Recipientsを選択します。
• Excel から Word への差し込み印刷を実行するため、[既存のリストを使用]オプションを選択します。

Excel から差し込み印刷データベース テーブルを選択する

• 次に、Excel で以前に作成した差し込み印刷データベースを見つけ、[テーブルの選択]ダイアログ ボックスで[請求書]ワークシートを選択します。
• これで、 [書き込みとフィールドの挿入]コマンド グループが、Word のリボン メニュー > [差し込み文書] でアクティブになっていることがわかります。

ここまでで、差し込み印刷用の Excel データベースを Word に接続しました。次に、以下の差し込み印刷テンプレート ドキュメントに必要なフィールドを入力する方法を学習します。

• [メーリング] タブの[グリーティング ライン]オプションをクリックし、追加するグリーティング ラインを作成します。«GreetingLine»プレースホルダー テキストが表示されます。

Word の差し込み印刷であいさつ文を作成する

• これで、請求書の支払いに関する明細書を作成できます。これは、すべての受信者に送信される静的ステートメントになります。
• あいさつ文の下に、User email «Customer_Email»のような他の差し込み印刷フィールドを追加できます。請求書番号: «Invoice_Number» ; 請求日: «Invoice_Date»など

請求書用の差し込み印刷メールの上部を作成する

• 次に、[差し込みフィールドの挿入]オプションをクリックして、差し込み印刷プロジェクトの動的コンポーネントの追加を開始します。
• [差し込みフィールドの挿入] コマンドを使用すると、差し込み文書に追加した Excel データベースで使用できるすべての列ヘッダーが表示されます。時間をかけて必要なフィールドを追加してください。

差し込み印刷メールでの主な請求書の詳細と決算説明書の作成

• たとえば、次のマージ フィールドを追加できます。«Services_Line_1» ; «日付_行_1» ; «Amount_Line_1» ; «Services_Line_2» ; «日付_行_2» ; «Amount_Line_2» ; «Amount_Total_».

Excel から Word に手動で差し込み印刷する方法 差し込み印刷テンプレート全体

• すべての動的フィールドを追加したので、締めの言葉と署名欄を追加してメールを閉じることができます。繰り返しますが、これは静的コンポーネントになります。
• [差し込み文書] タブの下にある[結果のプレビュー]ボタンをクリックして、最初にマージされたドキュメントを表示できるようになりました。

プレビューでわかるように、請求額には通貨や小数点が表示されていません。これを解決するには、次の手順に従ってください。

• «Amount_Line_1»差し込み印刷フィールドを右クリックし、 [フィールド コードの切り替え]をクリックします。

差し込み印刷 Word でトグル フィールド コードを変更する

• これで、MERGEFIELD とフィールドが表示されます。
• 上の画像に示すように、次のコードを入力します。

#$0.00

• 次に、フィールドをもう一度選択して右クリックし、[フィールド コードの切り替え] を選択します。

フィールド コードを切り替えて、Excel からの金額を書式設定します

• 次に、プレビューを表示して、差し込み印刷が数値書式をインポートしているかどうかを確認します。
• «Amount_Line_2»や«Amount_Total_»などの数字を使用して、他の差し込み印刷フィールドに上記のコードを入力できるようになりました。

メール テンプレートで重要なデータを強調表示できるようになりました。Word の差し込み印刷は、この差し込み印刷プロジェクトで作成する他のすべての文書の書式を保持します。

Word でのマージの完了

準備ができたら、[レコードの結合] ダイアログ ボックスで、[完了と結合] > [個々のドキュメントの編集] > [すべて]をクリックします。[OK]をクリックして、Excel データベース内の顧客ごとにマージされたすべてのドキュメントを作成します。

Excel から Word に手動で差し込み印刷する方法を学ぶ

Word の差し込み印刷は、結合された電子メールを含む新しいドキュメントを作成します。そのため、ファイルを個別に保存するか、すぐにメールを送信する必要があります.

Excel から Word に差し込み印刷する方法: 差し込み印刷ウィザード

差し込み印刷を行う 2 つ目の方法は、Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用することです。ただし、これはトリッキーな方法です。Word で使用可能な差し込み印刷フィールドに従って、Excel でソース データベースを変更する必要があります。Word で自動差し込み印刷を試すには、次のことを行う必要があります。

• テンプレートの Word ドキュメントを作成し、[差し込み印刷] > [差し込み印刷の開始] > 作成するドキュメントの種類をクリックします。

ステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザードのユーザー インターフェイス

• 次に、[差し込み印刷の開始]を再度クリックし、[段階的な差し込み印刷ウィザード]を選択します。

差し込み印刷ウィザードでの差し込み印刷の 2 番目のステップ

• 手順は、Word の右側のナビゲーション ウィンドウに 6 つの手順で表示されます。
• 最初のステップで示したタスクを実行してから、[次へ: ドキュメントの開始] をクリックしてウィザードに従います。

Excel から Word に差し込み印刷する方法: FAQ

Excel から Word にデータを自動的にマージするにはどうすればよいですか?

Word の差し込み印刷機能を使用すると、Excel から Word にデータを自動的にマージできます。そのためには、Excel ファイルが必要です。次に、新しい Word 文書を作成し、メールまたはメールの作成を開始します。Excel から値をインポートする必要がある場所で、[差し込み印刷の挿入] フィールドをクリックし、必要な値を追加します。

これを行う前に、[メーリング] > [受信者の選択] > [既存のリストを使用] に移動して Excel データベースを追加し、Excel ファイルを選択する必要があります。テンプレート文書を手動で作成したら、差し込み印刷を完成させると、Word は他のすべての電子メールまたはそれぞれの受信者用のメールを自動的に作成します。

Excel データから差し込み印刷を作成するにはどうすればよいですか?

連絡先の新しいリストまたは Outlook からの連絡先に対して通常行うように、Excel データから差し込み印刷を作成できます。ただし、Excel ワークシートのデータを利用するには、次の手順に従います。

• Excel ファイルと Word の差し込み印刷テンプレートをローカル ストレージに保存します。
• Word ファイルを開き、[メーリング] をクリックします。
• ここで、[受信者の選択] オプションを選択し、[既存のリストを使用] をクリックします。
• Excel ファイルが存在するドライブに移動して選択し、[開く] をクリックします。
• それでおしまい！差し込み印刷用の Excel ファイルが正常にリンクされました。

差し込み印刷の 6 つのステップとは?

ステップバイステップの差し込み印刷ウィザードによると、Word での差し込み印刷の 6 つの手順は次のとおりです。

• 手紙、封筒、ディレクトリなどのドキュメント タイプを選択します。
• 現在のドキュメントまたは既存のドキュメントなどの開始ドキュメントを選択します
• 既存のリスト (Excel)、Outlook の連絡先、または新しいリストから受信者を選択します
• あなたの手紙を書く
• 手紙をプレビューする
• マージを完了する

結論

これで、手動の方法または Word の差し込み印刷ウィザードに従って、Excel から Word に差し込み印刷を行う方法がわかりました。差し込み印刷ドキュメント、データベース、および必要なパーソナライズの程度に応じて、いずれかの方法を試してください。

Excel から Word で差し込み印刷を行う簡単な方法を知っている場合は、以下にコメントすることを忘れないでください。 また、MS Word の差し込み印刷を使用して Excel からラベルを印刷し、 複数のドキュメントからのコメントや変更をマージする方法も知りたいと思うかもしれません 。