Excel スプレッドシートから Word でラベルを作成する方法

あらゆる種類のラベルを作成して印刷する場合は、Microsoft Word と Excel 以外に探す必要はありません。ラベル データを Excel に保存し、Word でそのデータを取得して、ラベルを保存または印刷できます。

このガイドでは、Word と互換性のある Excel でラベル スプレッドシートを作成する方法、ラベルを構成する方法、ラベルを保存または印刷する方法について説明します。

1. ラベルのデータを Excel スプレッドシートに入力する

最初のステップは、ラベル データを含む Excel スプレッドシートを作成することです。Word でヘッダーを取得できるように、各データ フィールドに適切なヘッダーを割り当てます。

次の例では、次のフィールドを含むスプレッドシートを作成します。

• ファーストネーム
• 苗字
• 住所
• 街
• 州
• 郵便番号

Excel スプレッドシートの作成を開始するには:

1. Windows または Mac コンピュータで Microsoft Excel を起動し、新しいスプレッドシートを作成します。
2. Excel のスプレッドシート画面で、最初の行の最初のセルを選択し、First Nameと入力します。

1. B列の最初のセルを選択し、Last Nameと入力します。同様に、Street Address、City、State、およびZIP Code をそれぞれC、D、E、およびF列の最初の行に追加します。
2. 作成した各ヘッダーの下にデータを追加します。スプレッドシートは次のようになります。

1. データの追加が完了したら、上部にある[ファイル]を選択してスプレッドシートを保存します。
2. 左側のサイドバーで[保存]を選択します。
3. 右側のペインで[参照]を選択します。

1. スプレッドシートを保存するフォルダーを選択し、 [ファイル名]フィールドにスプレッドシートの名前を入力して、ウィンドウの下部にある[保存]を選択します。

1. エクセルウィンドウを閉じます。

Excel スプレッドシートの準備が整いました。

2.Word でラベルを構成する

2 番目のステップは、Word でラベルの寸法を構成することです。選択できる定義済みのラベル レイアウトがいくつかあります。必要に応じて、カスタム ディメンションを使用して独自のラベルを作成することもできます。

1. Windows または Mac コンピューターで Microsoft Word を起動し、新しい空白のドキュメントを開始します。
2. ドキュメント編集画面で、上部のツールバーから[メーリング]タブを選択します。
3. [差し込み文書]タブで、[差し込み印刷の開始]を選択し、メニューから[ラベル]を選択します。

1. 開いたウィンドウで、[ラベル ベンダー]ドロップダウン メニューからラベル ベンダーを選択します。次に、製品番号リストからラベル タイプを選択し、最後に[OK]を選択します。

1. カスタム ラベルを作成する場合は、[新しいラベル]ボタンを選択し、次のウィンドウでラベルの寸法を指定します。

1. ラベル レイアウトが構成され、このドキュメントを Word で開いたままにしておきます。

3. Excel データを Word 文書に取り込む

ラベルが構成されたので、 Excel スプレッドシートに保存したデータをWord 文書にインポートします。これを行うために Excel を開く必要はありません。

始めること：

1. Word 文書がまだ開いている間に、上部の[差し込み文書]タブを選択します。
2. [メーリング]タブで、[受信者を選択]を選択し、[既存のリストを使用]を選択します。ラベルに定義済みのリストを使用することを Word に伝えています。

1. 開いたファイル エクスプローラーウィンドウで、上記で作成した Excel スプレッドシートを含むフォルダーに移動します。スプレッドシートをダブルクリックして、Word 文書にインポートします。

1. Word で[テーブルの選択]ウィンドウが開きます。ここでは、ラベル データを含むシートを選択します。
2. [データの最初の行に列ヘッダーが含まれる]オプションにチェックマークを付け、 [OK]を選択します。

4. Excel から Word 文書にラベルを追加する

ラベルで使用するフィールドを指定します。

それを行うには：

1. Word でまだラベル ドキュメントを表示していることを確認します。
2. 上部の[差し込み文書]タブを選択し、 [フィールドの書き込みと挿入]セクションから [住所ブロック]オプションを選択します。

1. 開いたアドレス ブロックの挿入ウィンドウで、 [フィールドの一致]ボタンを選択します。

1. Word で[フィールドの対応]ウィンドウが開きます。ここで、[住所ブロックに必須]の各フィールドがスプレッドシートの適切なフィールドと一致することを確認します。たとえば、住所 1 は、スプレッドシートの番地を使用するように設定する必要があります。

1. [OK]を選択してウィンドウを閉じます。
2. [住所ブロックの挿入]ウィンドウに戻ると、ラベルのプレビューが表示されます。このプレビューが、作成する実際のラベルを表していることを確認してください。次に、ウィンドウの下部にある[OK]を選択します。

1. Word 文書で、最初のラベルが>になっていることに気付くでしょう。
2. 上部の[差し込み文書]タブを選択し、 [ラベルの更新]を選択します。

1. ドキュメント内のすべてのラベルは>となるはずです。

5. Word ドキュメントで Excel からラベルを作成する

Word には、ラベルの生成に必要なすべてのデータが含まれています。これでプロセスが終了し、Word に各ラベルの実際のデータが表示されます。

1. Word の [差し込み文書]タブで、 [完了と差し込み]オプションを選択し、メニューから[個々のドキュメントの編集]を選択します。

1. 開いたウィンドウで[すべて]を選択し、 [OK]を選択します。

1. Word 文書には、すべてのラベルが個々のデータとともに表示されるはずです。

このラベル ドキュメントを保存したり、そこから PDF を生成したり、ドキュメント (ラベル) を物理的に印刷したりできます。

6. Excel から作成した Word ラベルを PDF として保存する

Word のラベル ドキュメントを PDF として保存するために、サード パーティのツールを使用する必要はありません。

1. Word ウィンドウの上部にある[ファイル]タブを選択します。
2. 左側のサイドバーから[名前を付けて保存]を選択します。
3. 右側のペインで[参照]を選択します。

1. PDF を保存するフォルダーを選択し、 [ファイル名]フィールドに PDF の名前を入力し、[ファイルの種類]ドロップダウン メニューから[PDF]を選択し、[保存]を選択します。

7. Excel から作成した Word ラベルを印刷する

Word から直接ラベルを印刷できます。印刷を実行するときは、プリンターがコンピューターに接続されていることを確認してください。

1. Word ウィンドウの上部にある[ファイル]タブを選択します。
2. 左側のサイドバーで[印刷]を選択します。

1. 右側のペインの[プリンター]メニューからプリンターを選択し、上部の[印刷]を選択します。

これで準備完了です。

上記のように、Word と Excel を使用すると、Windows および Mac コンピューターでほぼすべての種類のラベルを作成できます。これが Excel で必要なタイプのラベルを生成するのに役立った場合は、以下のコメントでお知らせください。