Outlook で配布リストを作成する方法

同僚とのコミュニケーションに Outlook を使用している場合、メンバーシップが頻繁に変更される特定のグループに繰り返しメールを送信したいと考えたことがあるでしょう。たとえば、顧客サービス担当者全員に毎日メールを送信する必要がある場合がありますが、離職率が高いため、リストが頻繁に変更される場合があります。

電子メールを送信するたびに、各人の名前または電子メールを手動で入力することもできますが、グループが大きくなるとすぐに面倒になります。それだけでなく、オフィスドラマにつながる可能性のある誰かをうっかり忘れてしまうリスクもあります. そこで、配布リストまたは連絡先グループの出番です!

ほとんどの場合、「連絡先グループ」と「配布リスト」という用語は同じ意味です。Microsoft が "連絡先グループ" という言葉を使い始めたのは、おそらく "配布リスト" よりももう少し直感的だからでしょう。 

ただし、Microsoft 365 を使用している組織では、この 2 つの間には大きな違いがあります。Microsoft 365 の管理者は、既存の Outlook 配布リストを「グループ」に変換できます。これにより、グループ メンバーは Microsoft のような共有ライブラリやコラボレーション スペースにアクセスできるようになります。 Teams、Yammer、およびPlanner。

IT 部門はおそらく組織の Outlook 配布リスト (特に恐ろしく、管理が行き届いていないことが多い全スタッフ リスト) を管理していますが、Outlook で独自の連絡先グループを作成することもできます。 

以下では、ブラウザー バージョンとデスクトップ アプリの両方について、Outlook で連絡先グループを作成する方法について説明します。 

Outlook Online で連絡先グループを作成する方法

ブラウザー バージョンの Outlook で連絡先グループを作成するのは簡単です。

1. Outlook.comでアカウントにログインするか、既に Microsoft 365 にログインしている場合は、アプリ ランチャーから Outlook を選択します。

1. 左ペインの[グループ]で、 [新しいグループ]を選択します。

1. ポップアップで、新しいグループに名前と説明を付けて、[作成]を選択します。(組織で有効になっている場合は、グループの電子メール アドレスを作成するように求められる場合があります。その場合、使いやすいように、電子メール アドレスをグループ名と同じにするようにしてください。)

1. 次に、メンバーをグループに追加します。名前または電子メール アドレスで人を検索します。グループに追加したい人の検索結果を選択すると、[この人が追加されます] の下に表示されます。

1. 必要な全員をグループに追加するまで、手順 4 を繰り返します。次に、[追加]ボタンを選択します。
2. [閉じる]を選択します。
3. [新しいメッセージ]を選択して、作成したグループにメールを送信します。

1. Toフィールドに、作成したグループの名前を入力し始め、表示されるリストから選択します。

簡単です。しかし、グループに人を追加または削除する必要がある場合はどうすればよいでしょうか? 読む。

Outlook Online で連絡先グループを編集する方法

Microsoft は、Outlook Online を離れることなく連絡先グループを簡単に編集できるようにしました。組織が Microsoft 365 をどのように構成しているかによって、一部の手順が若干異なる場合がありますが、以下の手順に従ってください。

1. 左ペインの[グループ]で、編集するグループを選択します。
2. そのグループのエントリで、[その他] (3 つのドット/省略記号) アイコンを選択します。

1. [設定]を選択します。(組織の Outlook の構成方法によっては、[その他] アイコンから直接メンバーを追加するオプションが表示される場合があります。)

1. 右側に表示される [グループ設定] パネルで、[グループの編集]を選択します。

1. [メンバー]タブを選択します。 
2. そこから、削除するユーザーのエントリの横にある[X]アイコンを選択して、メンバーをグループに追加したり、グループから削除したりできます。

1. グループにメンバーを追加した場合は、[追加]ボタンを選択します。それ以外の場合は、[閉じる]を選択します。

Outlook Online で連絡先グループを編集する別の方法

Outlook の構成方法によっては、次の手順に従って連絡先グループを編集することもできます。

1. Outlook のPeopleセクション (カレンダー アイコンの右側) に移動します。

1. [グループ] セクションの左側のペインで、[所有者]を選択して、作成したグループを表示します。

1. リストから編集するグループを選択します。
2. [グループ メンバーの管理]を選択します。

1. そこから、エントリの横にあるXを選択して、メンバーを追加したり、既存のメンバーを削除したりできます。

Outlook のデスクトップ アプリで連絡先グループを作成する方法

デスクトップ バージョンの Outlook で連絡先グループを作成するのは、オンライン バージョンよりもさらに簡単です。

1. Outlook を起動し、左下隅 (電子メール、タスク、人、予定表を切り替える場所) 近くにあるPeopleアイコンを選択します。

1. 次に、ツールバーからNew Contact Groupを選択します。(組織が Microsoft 365 を使用している場合は、[新しいグループ] ボタンも表示される場合があります。ここでは、グループ メールを容易にするために [新しい連絡先グループ] を使用します)。

1. 表示される [連絡先グループ] ウィンドウで、連絡先グループに名前を付けてから、[メンバーの追加]を選択し、新しいメンバーをどこから取得するかを選択します。オプションには、[Outlook の連絡先から]、[アドレス帳から]、または[新しい電子メールの連絡先]が含まれる場合があります。 

1. 連絡先グループに追加するユーザーを 1 人ずつ検索します。エントリが強調表示されていることを確認し、[メンバー]ボタンを選択 (またはエントリをダブルクリック) して追加します。完了したら、[OK]を選択します。
2. ウィンドウを閉じます。変更を保存するように求められたら、必ず[はい]と応答してください。
3. これで、新しい電子メールの宛先を指定するときに、連絡先グループの名前を[宛先]フィールドに入力できるようになりました。連絡先グループが追加されます。必要に応じてグループ リストを展開すると、Outlook によってリストがそのメンバーに置き換えられます。ただし、リストを再度折りたたむことはできません。

連絡先グループは Outlook アドレス帳のエントリとして表示されるため、アルファベット順のリストで見つけることができます。

Outlook のデスクトップ アプリで連絡先グループを編集する方法

次に、デスクトップ バージョンの Outlook で既存の連絡先グループを編集してみましょう。

1. Outlook を起動し、左下隅にあるPeopleアイコンを選択します。
2. 連絡先リストで編集するグループを見つけて選択します。
3. 右側のペインで、[編集]を選択します。これにより、メンバーを追加および/または削除してグループを管理できる場所に戻ります。

オンライン バージョンの Outlook を使用している場合でも、デスクトップ アプリを使用している場合でも、繰り返し使用する Outlook 配布リストを作成するのに数分かかることは間違いありません。あなたはあなたがしたことをうれしく思います。