Outlook 2019/365：「メールボックスがサイズ制限を超えています」というメッセージを修正

Outlook 2019/365メールボックスがいっぱいになると、メールボックスが割り当てに近づいていることを通知する電子メールメッセージが送信されます。メールボックスのサイズを小さくしないと、メールを送信できなくなり、「メールボックスのサイズ制限を超えています」というメールが届きます 。

電子メールの割り当ては通常、組織内のMicrosoftExchange管理者によって設定されます。場合によっては、管理者に連絡すると、管理者がより多くのスペースを許可することがあります。Outlookの個人用フォルダ機能を使用して、Outlookアイテムをハードドライブにローカルに保存することもできます。個人用フォルダ内のアイテムは、割り当てにカウントされません。

もちろん、物事を整頓し、必要のないもののいくつかを一掃するのが最善です。メールボックスをクリーンアップするには、次の手順に従います。

オプション1-クリーンアップツール

注：これらの手順は、WindowsバージョンのOutlook用です。この機能は、macOSバージョンでは使用できません。

「ファイル」>「クリーンアップツール」>「メールボックスのクリーンアップ」に移動します。

「メールボックスのクリーンアップ」画面から、特定の日数で「古いアイテムを検索」するか、特定のサイズで「より大きいアイテムを検索」するかを選択できます。個人的には、250キロバイトを超えるアイテムを検索してから、「検索…」を選択します。

ウィザードは、検索条件を満たすメッセージを検索します。「高度な検索」画面から、不要なアイテムを削除できます。

不要なアイテムを削除したら、必ず「削除済みアイテム」フォルダを右クリックして「空のフォルダ」を選択して空にしてください。

オプション2–手動での取り外し

Outlookでメールを表示しているときに、左側のペインでメールアドレスを右クリックし、[データファイルのプロパティ]を選択します。

「フォルダサイズ…」ボタンを選択します。

どのフォルダが最大サイズであるかを確認してください。この情報を使用して、電子メールメッセージを手動で消去するフォルダーをターゲットにします。