Outlook 365： ”Outlookデータファイルは最大サイズに達しました” を修正する方法

Outlook 2019/365のメールボックスが満杯になると、メールボックスがクオータに近づいていることを知らせるメールが送信されます。メールボックスのサイズを減少させないと、メールを送信できなくなり、「Outlookデータファイルは最大サイズに達しました」というメールが届きます。

メールボックスのクオータは通常、組織のMicrosoft Exchange管理者によって設定されます。場合によっては、管理者に連絡することで、より多くのスペースを提供されることもあります。また、Outlookの個人フォルダー機能を使用して、Outlookアイテムをハードドライブにローカルに保存することも可能です。個人フォルダー内のアイテムは、クオータにカウントされません。

もちろん、整理整頓を保ち、必要のないものを清掃することが最善です。メールボックスを整理するには、以下の手順に従ってください。

オプション1 – クリーンアップツール

注：これらの手順はWindows版Outlook向けです。この機能はmacOS版に��ありません。

1. 「ファイル」>「クリーンアップツール」>「メールボックスのクリーンアップ」に移動します。
2. 「メールボックスのクリーンアップ」画面から、「一定の日数より古いアイテムを見つける」または「一定のサイズより大きいアイテムを見つける」を選択できます。個人的には、250キロバイトより大きいアイテムを見つけるようにしています。そして、「探す…」を選択します。
3. ウィザードが検索条件に合うメッセージを検索します。「詳細検索」画面から、不要なアイテムを削除できます。

不要なアイテムを削除したら、「削除済みアイテム」フォルダーを右クリックして「フォルダーを空にする」を選択し、必ず空にしてください。

オプション2 – 手動削除

1. Outlookでメールを表示している間に、左ペインのメールアドレスを右クリックし、「データファイルのプロパティ」を選択します。
   
2. 「フォルダーサイズ…」ボタンを選択します。
   
3. どのフォルダーが最も大きなサイズかを確認します。この情報を使って、手動でメールメッセージを整理するフォルダーを特定してください。