Word で差し込み印刷を使用してレター、ラベル、および封筒を作成する方法

差し込み印刷は、パーソナライズされたレター、ラベル、封筒、電子メール、およびディレクトリの作成を合理化するのに役立つ Microsoft Word の機能です。差し込み印刷は MS Word の最も一般的に使用される機能ではないため、一部のユーザーは、Word で差し込み印刷を行ってレター、ラベル、および封筒を作成する方法を知らない可能性があります。 

各レター、ラベル、またはその他のドキュメントを手動でパーソナライズするのに費やす時間を節約しようとしている場合は、差し込み印刷が便利です。差し込み印刷レターを作成したことがない場合でも、プロセスは非常に簡単です。以下の各ステップを順を追って説明します.

差し込み印刷レターを作成する方法

Microsoft Word には、差し込み印刷レターを作成するためのウィザードがあります。ウィザードは、途中で使用したいレターとレターの受信者を尋ねるので、受信者のリストを挿入する準備ができていることを確認してください. そうでない場合は、いつでも受信者のリストを手動で追加できます。

1. Word 文書を開き、メッセージを入力します。パーソナライズされた要素 (たとえば、タイトル、名前、都市など) は除外します。今のところ、次のように、これらの要素を挿入する場所に空白を残すことができます。

1. テンプレートの準備ができたら、上部のリボンから [差し込み印刷] > [差し込み印刷の開始] > [段階的な差し込み印刷ウィザード]を選択します。

1. MS Word ウィンドウの右端に新しいペインが表示されます。これは、プロセスを順を追って説明するウィザードです。最初のステップとして、作業中のドキュメントの種類を選択する必要があります。Lettersを選択し、Next: Starting documentを選択します。

1. 次に、差し込み印刷に使用するドキュメントを選択する必要があります。
   レターの内容を既に入力している場合は、[現在のドキュメントを使用 ]を選択します。
   すぐに使用できるテンプレートを使用する場合は、[テンプレートから開始] を選択します。開始ドキュメントを選択したら、[受信者の選択]をクリックします。 

1. 次のステップは、受信者を選択することです。受信者データが入力された Excel シートがあると仮定すると、[既存のファイルを使用]オプションを選択し、後続のセクションから [参照]を選択して、データをインポートできます。

エクスプローラーを使用して受信者のリストを含むシートに移動し、シートを選択して [開く]を選択します。 

シートを選択すると、[テーブルの選択]ウィンドウが表示されます。関連するテーブルを選択します。データに該当する場合は、テキストの [データの最初の行に列ヘッダーが含まれる]の横にあるボックスを必ずオンにして、 [OK]を選択します。

次に、差し込み印刷で Word が使用する受信者の一覧が表示されます。問題がなければ、[OK]を選択します。 

Excel シートを追加したら、[次へ: 手紙を書く]を選択します。

1. これで、レターにプレースホルダーを追加する準備が整いました。カーソルをプレースホルダーを追加する場所に移動し、差し込み印刷ウィンドウから[その他のアイテム]を選択します。

[差し込みフィールドの挿入]ダイアログ ボックスが開き、そこから関連するプレースホルダーを選択し、[挿入]を選択してレターに追加できます。

1. すべての差し込み項目を挿入したら、[次へ: レターのプレビュー]を選択します。

これにより、差し込み印刷で生成されたすべてのレターのプレビューが表示されます。差し込み印刷ペインの矢印ボタンを使用して、レターのプレビューを切り替えることができます。

1. [次へ: マージを完了する]を選択します。次の手順で、[印刷] (すべてのレターを印刷する場合) または [個別のレターを編集] > [すべて] (レターを 1 つの文書に結合する場合) を選択します。

差し込み印刷ラベルを作成する方法

メーリング リストを Excel シートに整然とまとめておくことをお勧めします。そうすれば、誰かのメーリングの詳細が必要になったときにめまいがすることはありません。ただし、ラベルを印刷したい場合、Excel シートの編集ではうまくいきません。代わりに、MS Word で差し込み印刷ラベルを作成する必要があります。

1. 郵送先の詳細が記載された Excel シートが既にある場合は、次の手順にスキップできます。そうでない場合は、メーリング リストを Excel シートに整理します。いくつかのヘッダー (名、姓、住所など) を追加して、リストを並べ替えます。
2. MS Word に切り替えます。ウィザードを使用してラベルを作成します。空白の文書を開き、[差し込み文書] > [差し込み印刷の選択] > [段階的な差し込み印刷ウィザード] の順に選択します。 

1. Labels を選択してから、Next: Starting document を選択します。 

1. 次の画面で、[ドキュメント レイアウトの変更]を選択します。次に、ラベル オプションを選択して、製品番号とラベル ブランドを設定します。

[OK]を選択すると、ドキュメントにアウトラインが表示されたラベルが表示されます。そうでない場合は、[表のデザイン] > [罫線]に移動し、[グリッド線を表示] を選択します。

1. MS Word の[差し込み文書]タブに戻り、 [受信者の選択] > [既存のリストを使用] を選択します。 

メール リストを含む Excel ファイルに移動します。ファイルを選択し、[開く]を選択します。

1. [テーブルの選択]ウィンドウが表示されます。ワークブックに複数のシートがある場合、ここに複数の項目が表示されます。メーリング リストが含まれているものを選択します。[First row of data contains column headers]テキストの横にあるボックスをオンにして、 [OK]を選択します。 

1. MS Word がメーリング リストをインポートします。アドレス ブロックを選択します。右側のプレビューを見てください。 

希望どおりに表示されない場合は、[フィールドの一致] を選択します。すべての詳細がワークシートの適切なヘッダーに対応していることを確認し、[OK]を選択します。

もう一度プレビューを見てください。問題がなければ、[OK]を選択します。

1. ラベルに>が表示されます。[差し込み文書] > [ラベルを更新]に移動して、すべてのラベルに>を追加します。

1. ラベルをマージする準備が整いました。[差し込み文書] > [仕上げと差し込み] > [個々のドキュメントの編集]に移動します。 

小さなウィンドウがポップアップ表示されます。[すべて]を選択してから[OK]を選択します。

1. すべてのラベルが結合されていることがわかります。

差し込み印刷の封筒を作成する方法

差し込み印刷の封筒の作成は、ラベルの作成とほとんど同じですが、いくつか微調整があります。 

再度、 [差し込み印刷] > [差し込み印刷の開始] > [ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード]をクリックしますが、今回は [封筒]を選択し、下から [次へ: ドキュメントの開始]を選択します。

1. 開始ドキュメントを選択するよう求められます。[封筒のオプション]を選択して、封筒のサイズと送付先/返送先住所の位置を選択し (次の手順を参照)、[次へ: 受信者の選択]を選択します。

1. [封筒オプション]を選択すると、小さなウィンドウがポップアップ表示されます。ご希望の封筒のサイズを選択し、配送先住所と返送先住所のフォントと配置を選択します。

1. ウィザードの次のステップでは、受信者を選択します。[既存のリストを使用する]を選択し(受信者データを含む Excel シートが既にある場合)、[参照]を選択してファイルを探します。関連するファイルを選択し、[次へ: 封筒の配置]をクリックします。 

1. 次の画面で、[アドレス ブロック]を選択し、プレビューを見て目的の外観になっていることを確認し、[ OK]を選択します。

封筒に >が表示されます。

1. [次へ: 封筒をプレビューする]を選択します。前の手順で見たのと同じプレビューがドキュメントに表示されます。ウィザード ペインの矢印ボタンを使用して、エンベロープを切り替えることができます。

封筒をマージする準備が整いました。[次へ: マージを完了する]を選択します。

1. 次の画面に、個々のエンベロープを編集するオプションが表示されます。それを選択し、[すべて]を選択してすべてのレコードを結合し、[OK]を選択します。

すべての封筒が 1 つのドキュメントに結合されていることがわかります。

一括印刷とメール送信が簡単に

差し込み印刷を使用すると、レター、ラベル、または封筒のカスタマイズに費やす時間を大幅に節約できます。ただし、MS Word でできることはそれだけではありません。グリーティング カード、小冊子、インデックス カードも作成できます。

差し込み印刷はしばらく前から存在していましたが、プロセスを効率化することを検討している場合は、Microsoft Office 2019 に導入された便利な機能がいくつか導入されています。