Bagaimana Untuk Menyulitkan E-mel Office 365 Dengan Berkesan?

Berikut ialah perkara yang perlu anda ketahui tentang menyulitkan e-mel office 365 dengan Perlindungan Maklumat Azure.

1 Apakah Perlindungan Maklumat Azure?

2 Pelanggan Perlindungan Maklumat Azure

3 Menyulitkan E-mel Office 365: Persediaan

3.1 Langgan Perlindungan Maklumat Azure

3.2 Menyulitkan E-mel Office 365: Aktifkan

4 Menyulitkan E-mel Office 365: Perlindungan

4.1 Menggunakan Label "Encrypt".

4.2 Menggunakan label "Jangan Majukan".

4.3 Menggunakan label “Encrypt – Protect”.

5 Melindungi Lampiran

6 Melindungi Dokumen Bukan Microsoft 365 Pro Plus

7 Melindungi Dokumen Microsoft 365 Pro Plus

8 Menguruskan Dokumen Dilindungi

Apakah Perlindungan Maklumat Azure?

Perlindungan Maklumat Azure (kadangkala dirujuk sebagai AIP) ialah penyelesaian berasaskan awan yang membantu organisasi mengklasifikasikan dan secara pilihan, melindungi dokumen dan e-melnya dengan menggunakan label. Label boleh digunakan secara automatik oleh pentadbir yang mentakrifkan peraturan dan syarat, secara manual oleh pengguna atau gabungan di mana pengguna diberikan pengesyoran.

Pelanggan Perlindungan Maklumat Azure

• Untuk menyediakan perkhidmatan Penyulitan E-mel, kami memanfaatkan perkhidmatan awan Perlindungan Maklumat Microsoft Azure dan penyepaduan sedia ada dengan perkhidmatan pengurusan Microsoft 365 Identity dan suite perisian klien Microsoft 365 Pro Plus.
• Dasar perkhidmatan AIP dan label yang mentakrifkan pengumpulan sekatan, untuk diberikan kepada dokumen dan e-mel pelanggan diuruskan dalam perkhidmatan Azure Cloud.
• Untuk memanfaatkan dasar dan label AIP ini, perisian klien AIP mesti dipasang pada stesen kerja Windows OS. Pada masa ini, hanya PC Windows 10, serta stesen kerja macOS boleh menggunakan sekatan ini pada dokumen atau e-mel.

Menyulitkan E-mel Office 365: Persediaan

Untuk mendayakan dan mengkonfigurasi Penyulitan Mesej Microsoft 365 untuk penghantaran mesej selamat, langkah berikut diperlukan:

• Langgan Perlindungan Maklumat Azure
• Aktifkan OME

Langgan Perlindungan Maklumat Azure

• Suite Perlindungan Maklumat Azure ialah langganan tambahan untuk Microsoft 365 yang akan membolehkan pengguna melaksanakan beberapa fungsi yang sangat berguna dengan e-mel mereka. Ia juga disepadukan dengan SharePoint dan OneDrive untuk bertindak sebagai alat Pencegahan Kehilangan Data.
• Dengan AIP, pengguna boleh membenderakan mesej atau fail supaya ia tidak boleh disalin, dimajukan, dipadamkan atau pelbagai tindakan biasa yang lain. Untuk e-mel, semua mesej yang mempunyai bendera klasifikasi tertentu atau yang memenuhi keperluan khusus disulitkan dan dibungkus ke dalam fail HTML berkunci yang dihantar kepada penerima sebagai lampiran.
• Apabila penerima menerima mesej, mereka perlu mendaftar dengan Azure untuk diberikan kunci untuk membuka e-mel.
• Kuncinya terikat pada alamat e-mel mereka dan setelah didaftarkan pengguna kemudian boleh membuka lampiran HTML dan sebarang lampiran masa hadapan tanpa perlu log masuk ke apa-apa.

Sekali lagi, jika anda mempunyai langganan E3 atau lebih tinggi yang diberikan kepada pengguna anda, mereka tidak perlu mempunyai AIP. Walau bagaimanapun, setiap pengguna yang akan menghantar mesej dengan maklumat sulit di dalamnya akan memerlukan sama ada lesen AIP atau lesen E3/E5 untuk berbuat demikian.

Untuk melanggan AIP, lakukan langkah berikut:

• Lancarkan " Pusat pentadbir Microsoft 365 "
• Pergi ke senarai " Langganan "
• Klik pada " Tambah Langganan " di sudut kanan atas
• Tatal ke bawah untuk mencari Perlindungan Maklumat Azure
• Klik pilihan Beli Sekarang dan ikut gesaan atau pilih pilihan " Mulakan Percubaan Percuma " untuk mendapatkan 25 lesen selama 30 hari untuk mencubanya sebelum membeli
• Tunggu kira-kira sejam untuk perkhidmatan disediakan pada penyewa Microsoft anda
• Setelah diperuntukkan, anda boleh meneruskan ke langkah seterusnya dalam proses tersebut.

Menyulitkan E-mel Office 365: Aktifkan

Bahagian ini telah berubah baru-baru ini. Pada masa lalu, mengaktifkan Penyulitan Mesej Office 365 memerlukan banyak kerja Powershell dan menunggu untuk berfungsi dengan betul. MS menukar kaedah untuk mengaktifkan OME untuk menyelaraskan proses dan menjadikannya lebih mudah untuk digunakan.

Inilah yang anda perlu lakukan:

• Buka pilihan Tetapan dalam Portal Pentadbiran
• Pilih Perkhidmatan & Tambahan
• Cari Perlindungan Maklumat Azure dalam senarai perkhidmatan dan klik padanya
• Klik pautan yang mengatakan, "Urus tetapan Perlindungan Maklumat Microsoft Azure" untuk membuka tetingkap baharu
• Pilih butang Aktifkan di bawah "Pengurusan Hak tidak diaktifkan"
• Pilih Aktifkan dalam Tetingkap yang muncul

Setelah ini selesai, anda akan dapat menggunakan  aplikasi Klien AIP  untuk menandai mesej untuk pengurusan kanan dalam Outlook. Terdapat juga butang dan pilihan baharu dalam Outlook Web App yang akan membolehkan anda menyulitkan mesej.

Menyulitkan E-mel Office 365: Perlindungan

Fungsi asas Perkhidmatan Penyulitan E-mel adalah untuk menyediakan perlindungan untuk menghalang individu yang tidak diingini daripada dapat membaca kandungan e-mel anda semasa dalam transit dan semasa berehat dalam peti mel. Untuk mendapatkan akses kepada kandungan e-mel anda, penerima mesti disahkan. Apabila menggunakan aplikasi Microsoft 365 Pro Plus, seperti Microsoft Outlook, proses pengesahan ini dilakukan di belakang tabir dan penerima tidak digesa untuk mendapatkan bukti kelayakan mereka. Dalam semua kes lain, penerima akan dicabar untuk mengesahkan identiti mereka.

Menggunakan Label "Sulitkan".

• Untuk menggunakan penyulitan pada e-mel menggunakan aplikasi Microsoft Outlook yang dipasang pada stesen kerja Windows OS, anda hanya perlu memilih label " Encrypt " pada " Bar Kepekaan " seperti yang ditunjukkan di bawah:

• Label “ Encrypt ” ini juga boleh diakses daripada menu lungsur Menu – butang Mesej reben butang “ Lindungi ” seperti yang ditunjukkan di bawah:

• Setelah dipilih, Bar Sensitiviti akan mencerminkan pilihan yang dibuat dan akan menyembunyikan pilihan lain. Butiran kebenaran yang diberikan akan ditunjukkan sebagai " tip alat " di bawah " Bar Kepekaan " di sebelah kiri atas tetingkap e-mel seperti yang ditunjukkan di bawah:

• Anda boleh memilih untuk mengubah suai pilihan perlindungan anda dengan mengklik ikon " pensel " di sebelah label yang dipilih untuk mendedahkan pilihan lain seperti yang ditunjukkan di bawah. Ikon pensel ini juga boleh digunakan untuk menyembunyikan pilihan lain sekali lagi.

• Setelah label ditetapkan, ikon " tong sampah " akan tersedia sebagai tambahan kepada label lain untuk membolehkan anda mengalih keluar label yang dipilih dan mengembalikan " sensitiviti " e-mel kepada " tidak ditetapkan ". Anda akan digesa untuk merekodkan sebab untuk mengalih keluar label. (Untuk kegunaan masa hadapan)

• Setelah ditetapkan, e-mel anda akan dilindungi sama ada ia berada dalam folder Draf anda sebelum anda menghantarnya, folder Item Dihantar anda selepas anda menghantarnya atau dalam peti mel penerima anda. Microsoft Outlook membantu mengenal pasti perlindungan ini dengan menggunakan ikon berikut:

• Tidak kira perlindungan yang anda pilih untuk digunakan, anda mengekalkan hak " Kawalan Penuh " melalui e-mel. Hanya identiti yang dinamakan dalam medan Daripada, Kepada, Sk dan Skt akan mempunyai akses.
• Menggunakan pilihan " Encrypt " membolehkan penerima memajukan e-mel anda kepada orang lain yang kemudiannya juga akan mempunyai akses penuh kepada kandungan e-mel, masing-masing dikehendaki mengesahkan untuk mendapatkan akses. Penerima tidak akan dapat mengalih keluar keperluan penyulitan.

Menggunakan label "Jangan Majukan".

Perlindungan " Jangan Majukan " ialah perlindungan e-mel asas yang disediakan oleh Microsoft. Memilih perlindungan ini akan menghalang penerima daripada dapat melakukan perkara berikut:

•  Majukan e-mel anda kepada orang lain (serta untuk mengelakkan penambahan penerima baharu pada medan “ke”, “cc”, atau “bcc” semasa membalas)
•   Cetak e-mel anda, atau salin kandungan badan teks e-mel ke papan keratan.

Perlindungan ini boleh ditetapkan sama ada dengan memilih label kepekaan: “ Jangan Majukan .”, atau dengan memilih butang “ Jangan Majukan ” pada reben butang Menu – Mesej seperti yang ditunjukkan di bawah:

Sila ambil perhatian " Petua Alat " yang menerangkan set perlindungan yang muncul betul-betul di bawah bar kepekaan.

PERHATIAN: Adalah mungkin untuk mengalih keluar perlindungan yang anda inginkan secara tidak sengaja dengan menyahpilih butang “ Jangan Majukan ” pada reben butang Menu – Mesej seperti yang ditunjukkan di bawah. Perhatikan juga bahawa "Petua alat" dialih keluar TETAPI " Jangan Majukan ". Label masih ditetapkan. E-mel ini TIDAK akan dilindungi.

Pada masa ini kami tidak mempunyai kaedah untuk menghalang anda daripada menyahpilih butang " Jangan Majukan " jadi sila berhati-hati.

SILA AMBIL PERHATIAN: Microsoft Outlook membenarkan lampiran dimuat turun tanpa mengira sekatan ini dikenakan. Sila lihat “ Melindungi Lampiran ” kemudian dalam dokumen ini.

Menggunakan label "Encrypt - Protect".

• Label " Encrypt - Protect " ialah perlindungan tersuai untuk e-mel yang menambahkan sekatan tambahan untuk menghalang penerima daripada dapat mengedit atau mengubah suai e-mel asal anda.
• Label ini HANYA boleh digunakan apabila anda mahu penerima mempunyai hak " Lihat Sahaja " pada e-mel anda. Apabila membalas, penerima anda akan dipaksa untuk melampirkan e-mel asal anda sebagai lampiran pada mesej baharu kerana mereka akan dihalang daripada dapat menambah urutan e-mel asal anda.
• Label ini juga menggunakan sekatan untuk Mencetak dan Menyalin seperti yang diterangkan dalam bahagian label Menggunakan "Jangan Majukan" di atas.

SILA AMBIL PERHATIAN: Microsoft Outlook membenarkan lampiran dimuat turun tanpa mengira sekatan ini dikenakan. Sila lihat “ Melindungi Lampiran ” kemudian dalam dokumen ini.

Melindungi Lampiran

Pelanggan Perlindungan Maklumat Azure DIWAJIBKAN untuk menyahsulit dan membuka dokumen yang dilindungi. “ Pembaca ” sudah disertakan dalam perisian Microsoft 365 Pro Plus untuk Windows OS, macOS, iOS dan Android. Walau bagaimanapun, aplikasi berasingan diperlukan untuk membaca dokumen Non-Microsoft Office Pro Plus yang disulitkan ( tersedia di sini ). Pembaca AIP tersedia untuk PC, iPhone, iPad dan Android.

Melindungi Dokumen Bukan Microsoft 365 Pro Plus

• Dokumen bukan Microsoft Office boleh dilindungi menggunakan pilihan " Menu Panas " tambahan yang dipanggil: " Klasifikasi dan Lindungi " ditemui dengan mengklik kanan dokumen dalam Windows Explorer seperti ditunjukkan di bawah:

• Aplikasi ini (ditunjukkan di bawah) akan mencipta " pembungkus " untuk membungkus fail dan menambah penyulitan, serta perlindungan yang anda pilih

• Untuk setiap penggunaan yang diingini, anda perlu terlebih dahulu memilih label kepekaan yang diingini untuk e-mel anda. Label ini akan diwarisi oleh e-mel anda sebaik sahaja fail dilindungi anda dilampirkan. Terdapat dua bahagian yang diperlukan untuk memasang perlindungan yang anda inginkan: " Kebenaran " dan " Identiti "

"kebenaran" yang tersedia untuk diberikan ialah:

• Viewer – Lihat Sahaja
  Kebenaran ini bersamaan dengan Perlindungan E-mel: “ Encrypt – Protect ”
• Penyemak – Lihat, Edit
  Kebenaran ini bersamaan dengan Perlindungan E-mel: “ Jangan Majukan .”
• Pengarang Bersama – Lihat, Edit, Salin, Cetak
  Kebenaran ini bersamaan dengan Perlindungan E-mel: “ Sulitkan ”
• Pemilik Bersama – Kebenaran Penuh
• Kebenaran ini juga bersamaan dengan label " Encrypt " namun kebenaran ini memberikan pengguna keupayaan untuk mengalih keluar kebenaran yang ditetapkan DAN penyulitan.
• Hanya untuk saya – Tetapan ini tidak mempunyai nilai untuk menghantar dokumen kepada orang lain, tetapi ia mungkin berguna untuk anda melindungi dokumen individu anda.

Walaupun tidak disyorkan untuk mengelakkan kekeliruan, adalah mungkin untuk memilih kebenaran yang lebih ketat daripada label penyulitan e-mel yang diingini (cth kebenaran dokumen " Viewer - Lihat Sahaja " dengan label Perlindungan E-mel " Encrypt "). Gabungan ini akan menyekat dokumen untuk menghalang paparan dengan identiti yang tidak diingini, serta menyekat penerima daripada menyalin, mencetak atau mengedit sambil memberikan penerima semua fungsi kepada badan teks e-mel. Sekali lagi, seperti yang dinyatakan di atas, ini boleh menjadi mengelirukan dan tidak disyorkan.

"Identiti" boleh ditetapkan kepada jenis berikut:

Pengguna – Ini ialah alamat e-mel bagi pengguna individu yang menerima dokumen. Ini ialah kaedah utama yang akan anda gunakan untuk mengenal pasti siapa yang boleh mengakses dokumen anda.

Kumpulan – Ini ialah alamat e-mel Senarai Pengedaran yang mana penerima yang anda inginkan adalah milik.  SILA AMBIL PERHATIAN : ini HANYA akan berfungsi untuk penerima.

Organisasi – Anda juga boleh memberikan akses kepada SEMUA ORANG dalam domain Active Directory

Identiti boleh ditaip terus ke dalam kotak yang disediakan, atau anda boleh memilih penerima anda daripada Buku Alamat Outlook (dengan syarat apl Outlook sudah dilancarkan dan berjalan) dengan mengklik pada ikon " buku ".

Terdapat kawalan ketiga yang tersedia untuk Melindungi Lampiran. Anda boleh menetapkan Tarikh Luput untuk kebenaran yang diberikan sama ada dengan menaip tarikh secara terus atau dengan memilih tarikh dengan mengklik ikon " kalendar ". Setelah tarikh tamat tempoh dicapai, SEMUA KEBENARAN dibatalkan untuk pengguna yang dipilih.

Tidak kira tetapan di atas, anda mengekalkan Kawalan Penuh ke atas dokumen anda. Sebaik sahaja anda " Memohon " perlindungan pada dokumen anda, dokumen anda DIGANTIKAN dengan fail " dibungkus " dan sambungan fail ditukar (nama fail diubah suai secara manual SAHAJA untuk tujuan contoh)

Pelanggan Perlindungan Maklumat Azure DIWAJIBKAN untuk menyahsulit dan membuka fail ini.

Melindungi Dokumen Microsoft 365 Pro Plus

Dokumen Microsoft Office boleh dilindungi dari dalam Aplikasi Office. Seperti Microsoft Outlook, reben butang Laman Utama menjadi tuan rumah menu lungsur turun butang " Lindungi ". Ini membolehkan " Kebenaran Tersuai " digunakan pada dokumen Office. Menggunakan Label Kepekaan akan menyebabkan Outlook menggunakan sekatan kebenaran yang sama pada mana-mana e-mel yang dilampirkan dokumen itu.

AWAS: Anda perlu memilih Label Kepekaan anda SEBELUM memberikan Keizinan Tersuai anda. Jika tidak, memilih label selepas fakta akan MENULIS dan menggunakan SAHAJA " keizinan " lalailabel yang membenarkan SESIAPA SAHAJA menyahsulit dokumen.

Seperti " Melindungi Dokumen Bukan Microsoft 365 Pro Plus " di atas, anda perlu melindungi dokumen anda dengan mengenal pasti " identiti " orang yang dibenarkan berinteraksi dengan dokumen anda dan " keizinan " yang ingin anda berikan. Pilihan untuk kebenaran dan proses untuk menetapkan identiti menggunakan antara muka pengguna grafik yang hampir sama seperti semasa " Melindungi Dokumen Bukan Microsoft 365 Pro Plus ".

SILA AMBIL PERHATIAN : Setelah dilindungi dan disimpan, ambil perhatian bahawa jenis fail TIDAK BERUBAH :

Anda perlu menyimpan Dokumen Pejabat anda dalam format asalnya. Jika anda cuba menyimpan fail dalam format " serasi ", sekatan yang anda konfigurasikan akan dialih keluar.

Setelah disimpan, anda kini akan melihat bar maklumat baharu yang memberi amaran kepada anda bahawa dokumen itu kini mempunyai Akses Terhad.

Menguruskan Dokumen Dilindungi

Setelah perlindungan ditetapkan pada dokumen, anda boleh " Menjejaki " pandangan dokumen itu serta keupayaan untuk " Membatalkan " akses kepada dokumen anda. Untuk Dokumen Microsoft Office, anda boleh mengakses ciri ini dari dalam Aplikasi Office.

Untuk Dokumen Bukan Microsoft Office, anda boleh mengakses ciri ini sama ada dengan mengklik dua kali atau mengklik kanan dokumen dalam Windows Explorer.

Kedua-duanya akan melancarkan pelayar web anda dan membawa anda ke pusat Penjejakan Dokumen AIP .

Dari sini anda boleh:

• Semak Ringkasan Interaksi dokumen anda oleh penerima anda
• Senaraikan orang yang telah melihat dokumen anda dan tarikh telah dilihat
• Semak Garis Masa interaksi dengan dokumen anda
• Tetapkan tetapan pemberitahuan untuk memaklumkan anda apabila seseorang cuba berinteraksi dengan dokumen anda
• Batalkan Akses kepada dokumen anda supaya ia tidak lagi boleh diakses oleh penerima

Anda juga boleh mengeksport statistik ini ke fail CSV.

Pengguna Mac mempunyai tugas tambahan " Mengesahkan Bukti Kelayakan " sebelum pilihan perlindungan mereka diambil daripada perkhidmatan Awan Microsoft Office 365 .

Setelah ditetapkan; untuk mengalih keluar atau menukar perlindungan anda mesti menetapkan pilihan " Tiada Sekatan " di bawah butang Perlindungan.

Untuk menetapkan perlindungan pada dokumen Microsoft 365, gunakan butang " Hadkan Kebenaran " pada menu " Semakan ".

Pilih pilihan menu “ Akses Terhad… ” untuk memberikan akses tersuai yang diingini.

Gunakan butang “Lagi Pilihan…” untuk menetapkan kebenaran Cetak dan Salin.

tahniah! Kini anda tahu cara menyulitkan e-mel office 365 dengan Perlindungan Maklumat Azure. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan lanjut, sila beritahu saya.

Ingin meningkatkan pengalaman Exchange Online anda untuk produktiviti yang lebih baik? Semak petua dan petua yang dinyatakan di sini .

Saya ingin mendengar daripada anda:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.