Cara Menggunakan Bandingkan & Gabungkan Dokumen dalam Word

Word mempunyai dua ciri yang sangat berguna yang hampir tidak pernah digunakan oleh sesiapa pun: Bandingkan Dokumen dan Gabungkan Dokumen . Seperti yang ditunjukkan oleh namanya, ciri tersebut membolehkan anda sama ada membandingkan dua dokumen Word antara satu sama lain atau menggabungkan dua dokumen bersama-sama.

Jadi bilakah anda perlu menggunakan ini? Nah, jika anda seperti saya, anda mungkin mempunyai 20 versi berbeza resume anda disimpan di pelbagai lokasi selama bertahun-tahun. Kadang-kadang saya mengubah suai resume sedikit untuk syarikat tertentu untuk menekankan kemahiran tertentu atau kadang-kadang saya telah menambah bahan dan hanya menyimpan salinan baharu.

Bagaimanapun, adalah baik untuk melihat dengan cepat perbezaan antara resume terbaru saya dan yang lebih lama untuk melihat sama ada terdapat sesuatu yang perlu saya tambahkan kepada yang terkini atau mungkin dialih keluar. Dalam siaran ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara anda boleh menggunakan kedua-dua ciri ini untuk mencari perbezaan antara dua dokumen dengan cepat dan menggabungkannya jika anda suka.

Bandingkan & Gabungkan Dokumen

Dalam contoh saya, saya ingin melihat apakah perbezaan antara resume lama saya yang ditulis pada tahun 2007 dan yang terkini dikemas kini pada tahun 2013. Untuk melakukan ini, buka Word, klik pada tab Semakan dan kemudian klik pada Bandingkan .

Ini akan memaparkan kotak dialog Bandingkan Dokumen di mana anda perlu memilih dokumen asal anda dan dokumen yang disemak.

Di bahagian bawah, anda akan melihat pelbagai tetapan perbandingan, yang anda boleh biarkan semuanya ditandakan. Secara lalai, ia juga akan menunjukkan semua perubahan dalam dokumen baharu, yang lebih baik daripada mengacaukan dokumen asal atau dokumen anda yang disemak semula.

Dokumen baharu akan dibuka dengan beberapa bahagian berbeza: senarai semakan yang boleh ditatal di hujung kiri, dokumen gabungan yang menunjukkan semua perubahan di tengah dan dua dokumen asal di sebelah kanan. Mari kita lihat dengan lebih dekat setiap bahagian.

Seperti yang anda boleh lihat di sini, saya telah memadamkan beberapa perkara dan memasukkan beberapa baris teks lain. Jika anda mengklik dua kali pada mana-mana tajuk ( Aseem Kishore Inserted atau Aseem Kishore Deleted ), ia akan mengalihkan kursor ke kedudukan tepat tersebut dalam dokumen.

Di tengah, anda akan melihat semakan ini dalam pelbagai warna. Secara lalai, apa-apa yang mempunyai mogok ialah apa yang telah dipadamkan dan apa-apa yang berwarna merah dan bergaris ialah apa yang telah ditambahkan pada dokumen yang disemak. Apa-apa sahaja yang berwarna hijau telah dialihkan. Tempat dari mana ia dipindahkan akan menjadi hijau strike-through dua kali dan tempat ia telah dipindahkan akan menjadi hijau bergaris dua kali seperti yang ditunjukkan di sini:

Akhir sekali, di sebelah kanan, anda akan melihat dokumen asal di bahagian atas dan dokumen yang disemak di bawah. Semasa anda menatal dokumen atas, yang bawah akan mengikuti bersama-sama supaya ia disegerakkan. Anda boleh menatal bahagian bawah secara berasingan daripada skrin atas.

Selain paparan ini, anda juga boleh mengalih keluar kedua-dua dokumen sumber daripada anak tetingkap kanan dan sebaliknya menunjukkan belon untuk melihat perubahan dengan mudah. Untuk melihat apa yang saya maksudkan, teruskan dan klik pada butang Bandingkan sekali lagi, kemudian pada Tunjukkan Dokumen Sumber dan akhirnya klik pada Sembunyikan Dokumen Sumber .

Sekarang klik pada butang Tunjukkan Penanda di bawah Penjejakan dan klik pada Belon dan kemudian Tunjukkan Semakan dalam Belon .

Di sebelah kanan dokumen, anda kini akan melihat semua semakan dengan baris yang datang daripada dokumen. Ini boleh memudahkan untuk melihat semua perubahan jika anda mempunyai banyak perubahan.

Ambil perhatian bahawa jika anda hanya ingin melihat perbezaan antara dokumen, maka anda benar-benar tidak perlu melakukan apa-apa lagi. Jika anda ingin membuat dokumen akhir daripada kedua-dua dokumen ini, anda boleh mengklik kanan pada sebarang perubahan dan memilih untuk Terima atau Tolak .

Setelah anda selesai, anda boleh menyimpan dokumen baharu dengan semua perubahan yang anda buat. Combine Documents hampir sama dengan Compare. Jika anda memilih Combine, anda akan mendapat dialog yang sama di mana anda perlu memilih dokumen asal dan disemak semula.

Sebaik sahaja anda berbuat demikian, anda akan mendapat reka letak yang sama seperti sebelumnya di mana anda melihat gabungan perubahan di tengah. Sekali lagi, teks potong dipadamkan, teks bergaris merah ditambah dan teks hijau telah dialihkan. Cuma klik kanan pada setiap perubahan dan pilih sama ada untuk menerima atau menolak setiap perubahan. Apabila anda selesai, simpan dokumen gabungan baharu.

Secara keseluruhan, ini sangat berguna untuk masa apabila anda mempunyai berbilang versi dokumen yang sama atau apabila beberapa orang mengedit satu dokumen Word dan anda mempunyai beberapa dokumen untuk digabungkan menjadi satu. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila komen. Nikmati!