Cara Berkongsi atau Bekerjasama Pada Dokumen Word dengan Orang Lain

Mencari cara untuk bekerjasama dengan orang lain pada dokumen Word? Jika ya, anda boleh melakukannya dengan mudah dalam Word itu sendiri. Ciri ini telah wujud untuk beberapa versi Office dan ia berfungsi walaupun pihak yang menerima tidak memasang Word pada sistem mereka.

Ambil perhatian bahawa untuk memulakan perkongsian dokumen dalam Word, anda perlu menyimpan dokumen anda ke awan. Bukan semua dokumen anda, tetapi sekurang-kurangnya dokumen yang akan dikongsi. Ini bermakna anda perlu menyediakan akaun OneDrive terlebih dahulu dan kemudian log masuk ke akaun Microsoft anda dari dalam Word.

Kongsi Word Doc

Sebaik sahaja anda mempunyai persediaan OneDrive dengan betul dalam Word, teruskan dan klik pada butang Kongsi di bahagian atas sebelah kanan skrin.

Ini akan memaparkan anak tetingkap di sebelah kanan skrin. Jika dokumen belum disimpan ke awan lagi, anda perlu mengklik butang Simpan ke Awan .

Ini akan memaparkan dialog Simpan Sebagai , yang sepatutnya telah ditetapkan kepada OneDrive. Beri nama fail anda dan simpannya.

Setelah ia disimpan dan dimuat naik ke awan, kembali ke dialog Kongsi dan anda kini boleh menjemput orang untuk menyertai. Taipkan alamat e-mel, pilih sama ada mereka boleh mengeditnya atau hanya melihatnya dan kemudian sertakan mesej pilihan.

Pada bahagian penerima, e-mel akan tiba yang mengandungi pautan ke dokumen yang disimpan dalam akaun OneDrive pihak yang menghantar:

Apabila pengguna mengklik pada pautan, ia akan membawa mereka ke versi pelayar Word yang dipanggil Word Online, di mana dokumen itu boleh diedit.

Klik butang Edit dalam Pelayar dan anda akan mendapat antara muka reben biasa bagi program Word desktop. Pengguna boleh mengedit dokumen tanpa memerlukan Word dipasang atau perlu mempunyai akaun OneDrive.

Dokumen disimpan secara automatik, jadi pengguna tidak perlu risau tentang cuba menyimpan dokumen itu sendiri. Pada hujung anda, anda akan melihat mesej muncul yang mengatakan bahawa orang lain sedang mengedit dokumen dan bertanya sama ada anda mahu berkongsi perubahan secara automatik apabila ia berlaku. Saya cadangkan klik Ya di sini.

Ambil perhatian bahawa anda tidak akan melihat perubahan daripada pengguna lain sehingga anda menyimpan dokumen. Jika anda mengklik pada Fail, anda akan melihat mesej baharu pada tab Maklumat yang menyatakan Kemas Kini Dokumen Tersedia .

Teruskan dan simpan dokumen anda dan anda akan mendapat mesej lain yang menerangkan bahawa perubahan baharu yang dibuat oleh orang lain akan ditunjukkan dengan tindanan hijau.

Klik OK dan semak imbas dokumen anda. Apa-apa sahaja dalam warna hijau ialah apa yang telah diubah atau ditambah oleh orang lain. Dalam ujian saya, jika seseorang memadamkan sesuatu daripada dokumen, ia tidak menunjukkan apa-apa dalam warna hijau.

Ambil perhatian bahawa sebaik sahaja anda menyimpan dokumen, serlahan hijau akan hilang sehingga perubahan baharu dibuat. Jika anda ingin menjejaki perubahan yang sedang dibuat, anda harus mendayakan Jejaki Perubahan pada dokumen sebelum anda mengongsinya, jika tidak, agak sukar untuk mengetahui perkara yang sedang berlaku, terutamanya jika berbilang orang sedang mengedit dokumen.

Di atas, saya telah mendayakan Perubahan Jejak  pada tab Semakan dan kini sebagai tambahan kepada teks yang diserlahkan hijau, saya juga mempunyai bar menegak merah dalam lajur sebelah kiri. Memandangkan pemadaman tidak ditunjukkan dalam warna hijau, anda hanya boleh melihatnya dengan menjejaki perubahan. Klik pada garis merah dan ia akan menunjukkan kepada anda kandungan yang dipadamkan dalam mogok.

Secara keseluruhan, Word ialah alat yang hebat untuk bekerjasama dalam masa nyata dengan berbilang pengarang atau editor dan aspek penyegerakan berfungsi dengan baik. Satu ciri yang saya perhatikan ialah apabila orang lain mengedit perenggan tertentu, ia menghalang orang lain daripada mengedit bahagian itu sehingga orang pertama selesai. Ini memastikan bahawa orang tidak menimpa bahagian yang sama pada masa yang sama. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila komen. Nikmati!