Cara Membuat Senarai Pengedaran dalam Outlook

Jika anda menggunakan Outlook untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja anda, anda mungkin ingin menghantar e-mel berulang kali kepada kumpulan tertentu yang keahliannya sering berubah. Sebagai contoh, anda mungkin perlu menghantar e-mel kepada semua wakil perkhidmatan pelanggan anda setiap hari, tetapi disebabkan pusing ganti yang tinggi, senarai mungkin sering berubah.

Anda boleh menaip nama atau e-mel setiap orang secara manual setiap kali anda menghantar e-mel, tetapi dengan cepat ini boleh menjadi menyusahkan apabila kumpulan semakin besar. Bukan itu sahaja, tetapi anda juga menghadapi risiko melupakan seseorang secara tidak sengaja yang boleh membawa kepada drama pejabat. Di situlah senarai pengedaran atau kumpulan kenalan masuk!

Untuk sebahagian besar, istilah "kumpulan kenalan" dan "senarai pengedaran" boleh ditukar ganti. Microsoft mula menggunakan frasa "kumpulan kenalan," mungkin kerana ia lebih intuitif sedikit daripada "senarai pengedaran." 

Walau bagaimanapun, terdapat perbezaan nyata antara kedua-duanya dalam organisasi yang menggunakan Microsoft 365. Pentadbir Microsoft 365 boleh menukar senarai pengedaran Outlook sedia ada kepada "Kumpulan", yang seterusnya memberikan ahli kumpulan akses kepada perpustakaan kongsi dan ruang kerjasama seperti Microsoft Pasukan , Yammer dan Perancang .

Walaupun jabatan IT anda mungkin memerintah senarai pengedaran Outlook organisasi anda—terutama senarai semua kakitangan yang digeruni dan selalunya tidak diselenggara dengan baik, anda masih boleh membuat kumpulan kenalan anda sendiri dalam Outlook . 

Di bawah, kami akan membimbing anda melalui cara membuat kumpulan kenalan dalam Outlook untuk kedua-dua versi penyemak imbas dan apl desktop. 

Cara Membuat Kumpulan Kenalan dalam Outlook Online

Mencipta kumpulan kenalan dalam versi pelayar Outlook adalah mudah.

1. Log masuk ke akaun anda di outlook.com atau pilih Outlook daripada pelancar apl jika anda sudah log masuk ke Microsoft 365. Jika anda tidak melihat Outlook dalam senarai apl (anda akan melihatnya), pilih Semua apl .

1. Dalam anak tetingkap kiri, di bawah Kumpulan , pilih Kumpulan baharu .

1. Dalam pop timbul, berikan nama dan perihalan kumpulan baharu anda dan pilih Buat . (Jika organisasi anda telah mendayakannya, anda mungkin digesa untuk membuat alamat e-mel untuk kumpulan itu. Dalam keadaan itu, untuk kemudahan penggunaan, cuba jadikan alamat e-mel itu sama dengan nama kumpulan.)

1. Sekarang, tambah ahli pada kumpulan. Cari orang mengikut nama atau alamat e-mel. Pilih hasil carian untuk orang yang ingin anda tambahkan pada kumpulan dan mereka akan muncul di bawah "Orang ini akan ditambahkan".

1. Ulangi langkah 4 sehingga anda telah menambah semua orang yang anda mahu ke kumpulan. Kemudian pilih butang Tambah .
2. Pilih Tutup .
3. Hantar e-mel kepada kumpulan yang telah anda buat dengan memilih Mesej baharu .

1. Dalam medan Kepada , mula menaip nama kumpulan yang anda buat dan pilihnya daripada senarai yang muncul.

Senang kacang. Tetapi bagaimana jika anda perlu menambah atau mengalih keluar orang daripada kumpulan? Teruskan membaca.

Cara Mengedit Kumpulan Kenalan dalam Outlook Online

Microsoft telah memudahkan untuk mengedit kumpulan kenalan tanpa meninggalkan Outlook Online. Sesetengah langkah mungkin berbeza sedikit bergantung pada cara organisasi anda telah mengkonfigurasi Microsoft 365, tetapi langkah di bawah akan membawa anda ke sana.

1. Dalam anak tetingkap kiri, di bawah Kumpulan , pilih kumpulan yang ingin anda edit.
2. Dalam entri kumpulan itu, pilih ikon Lagi (tiga titik/elipsis).

1. Pilih Tetapan . (Bergantung pada cara Outlook dikonfigurasikan untuk organisasi anda, anda mungkin melihat pilihan untuk Tambah ahli terus daripada ikon Lagi.)

1. Dalam panel Tetapan Kumpulan yang muncul di sebelah kanan, pilih Edit kumpulan .

1. Pilih tab Ahli . 
2. Dari sana, anda boleh menambah ahli atau memadamkan mereka daripada kumpulan dengan memilih ikon X di sebelah entri untuk orang yang ingin anda alih keluar.

1. Jika anda telah menambah ahli pada kumpulan, pilih butang Tambah . Jika tidak, pilih Tutup .

Satu lagi Cara untuk Mengedit Kumpulan Kenalan dalam Outlook Dalam Talian

Bergantung pada cara Outlook dikonfigurasikan, anda juga mungkin boleh mengedit kumpulan kenalan dengan mengikuti langkah berikut:

1. Pergi ke bahagian Orang di Outlook (di sebelah kanan ikon Kalendar). 

1. Dalam anak tetingkap kiri dalam bahagian Kumpulan, pilih Pemilik untuk memaparkan kumpulan yang telah anda buat.

1. Pilih kumpulan yang ingin anda edit daripada senarai.
2. Pilih Urus ahli kumpulan .

1. Dari sana, anda boleh menambah ahli atau memadam ahli sedia ada dengan memilih X di sebelah entri.

Cara Membuat Kumpulan Kenalan dalam Apl Desktop Outlook

Mencipta kumpulan kenalan dalam versi desktop Outlook adalah lebih mudah daripada versi dalam talian.

1. Lancarkan Outlook, dan pilih ikon Orang berhampiran sudut kiri bawah (tempat anda bertukar antara e-mel, tugas, orang dan kalendar).

1. Seterusnya, daripada bar alat, pilih Kumpulan Kenalan Baharu . (Jika organisasi anda menggunakan Microsoft 365, anda juga mungkin melihat butang Kumpulan Baharu. Untuk tujuan kami, kami akan menggunakan Kumpulan Kenalan Baharu untuk memudahkan e-mel kumpulan.)

1. Dalam tetingkap Kumpulan Kenalan yang muncul, berikan nama kumpulan kenalan anda, kemudian pilih Tambah Ahli dan pilih dari mana anda ingin mendapatkan ahli baharu anda. Pilihan mungkin termasuk Daripada Kenalan Outlook , Dari Buku Alamat atau Kenalan E-mel Baharu . 

1. Satu demi satu, cari orang yang ingin anda tambahkan pada kumpulan kenalan. Pastikan entri mereka diserlahkan dan pilih butang Ahli (atau klik dua kali entri mereka) untuk menambah mereka. Apabila anda selesai, pilih OK .
2. Tutup tetingkap, pastikan anda membalas Ya jika digesa untuk menyimpan perubahan anda.
3. Kini, apabila anda menangani e-mel baharu, anda boleh menaip nama kumpulan kenalan dalam medan Kepada . Kumpulan kenalan anda akan ditambah. Jika anda mahu, anda boleh mengembangkan senarai kumpulan dan Outlook akan menggantikan senarai dengan ahlinya. Namun, amaran, anda tidak akan dapat meruntuhkan senarai itu lagi.

Kumpulan kenalan muncul sebagai entri dalam buku alamat Outlook, jadi anda akan dapat mencari mereka dalam senarai abjad tersebut.

Cara Mengedit Kumpulan Kenalan dalam Apl Desktop Outlook

Sekarang mari edit kumpulan kenalan sedia ada dalam versi desktop Outlook.

1. Lancarkan Outlook, dan pilih ikon Orang berhampiran sudut kiri bawah.
2. Cari dan pilih kumpulan yang ingin anda edit dalam senarai kenalan anda.
3. Dalam anak tetingkap di sebelah kanan, pilih Edit . Itu akan membawa anda kembali ke tempat anda boleh mengurus kumpulan dengan menambah dan/atau mengalih keluar ahli.

Sama ada anda menggunakan versi dalam talian Outlook atau apl desktop, anda pasti berbaloi untuk mengambil masa beberapa minit untuk membuat senarai pengedaran Outlook yang akan anda gunakan berulang kali. Anda akan gembira anda melakukannya.