Cara Membuat Templat E-mel Pada Outlook (2022)

Siaran ini menerangkan tentang cara membuat dan menggunakan templat e-mel pada pandangan. Jika anda mendapati diri anda kerap menjawab e-mel yang serupa dalam Outlook, saya ada petua yang bagus untuk anda. Anda boleh menyimpan balasan anda sebagai templat supaya anda boleh mengaksesnya pada bila-bila masa yang anda perlukan. Dengan cara ini, bukannya menulis teks anda dari awal setiap kali anda boleh menjimatkan masa dan menggunakan blok teks yang dipratentukan dengan satu klik butang.

Mari saya tunjukkan kepada anda. Terdapat dua kaedah hebat yang boleh anda gunakan untuk menjawab e-mel dengan templat balasan yang disimpan. Yang pertama menggunakan tambahan templat percuma dan yang kedua ialah ciri bahagian Pantas.

Templat E-mel Dengan Tambah Templat Saya

• Mari mulakan dengan templat saya sekarang. Apa yang menarik tentang templat saya ialah ia disimpan dalam peti mel anda supaya ia juga tersedia untuk anda apabila anda menggunakan komputer lain atau melihat di web.
• Secara lalai, tambahan templat saya harus dihidupkan dalam pandangan selagi anda mempunyai akaun pertukaran dan ia tidak tersedia untuk akaun POP atau IMAP, anda boleh menyemak sama ada anda mempunyai alat tambah itu dengan mengklik Dapatkan Tambahan di bahagian atas.

• Di bawah tambahan saya, anda akan melihatnya dalam bahagian tambahan yang disediakan oleh Microsoft dan ia tersedia mulai 2013 dan seterusnya.

• Jika atas sebarang sebab ia tidak dihidupkan, anda boleh mendayakannya.
• Bagaimanakah anda menggunakan templat ini untuk membalas e-mel? Apabila anda berada dalam balasan, anda akan melihat beberapa templat dan tab mesej dalam reben sepanjang jalan di sebelah kanan klik padanya dan ia akan membuka anak tetingkap templat.
• Ia akan datang dengan beberapa sampel respons. Apabila anda menuding pada templat, anda akan mendapat pilihan untuk memadam dan mengedit templat dengan mengklik tambah di bawah di sini kita dapat mencipta templat kita sendiri.
• Untuk membuat templat kami sendiri, klik tambah, tetapkan nama padanya.

• Anda boleh menambah teks untuk respons anda. Tiada pilihan pemformatan untuk templat, jadi anda tidak boleh menukar saiz fon, warna atau menambah pautan ke teks anda, yang sejujurnya agak mengehadkan.

• Apa yang boleh anda lakukan ialah menulis teks dalam aplikasi lain. Microsoft Word, sebagai contoh, dan kemudian tambah semua pemformatan yang anda perlukan dan kemudian salin dan tampal teks anda dalam templat.

• Dengan cara ini, anda juga boleh menambah pautan pada respons anda apabila anda selesai dengan respons, klik simpan, yang akan menambahkannya pada templat yang tersedia.
• Sekarang hanya mengetuai tambahan Templat Saya mempunyai jumlah saiz 32 kilobait untuk semua templat jadi sekiranya anda mendapat mesej ralat "Templat ini terlalu besar untuk disimpan. Sila kecilkan, kemudian cuba simpan semula.” apabila anda cuba menyimpannya, anda perlu mengurangkan jumlah kandungan supaya saiz gabungan semua templat adalah kurang daripada 32 kilobait. Jangan berlebihan dan anda sepatutnya baik-baik saja.
• Lain kali anda perlu membalas mesej, cuma klik lihat templat dan pilih yang anda mahu. Ia akan menyalin teks ke dalam respons anda.
• Hanya dua klik dan anda sudah selesai. Sudah tentu, anda bukan sahaja terhad untuk menggunakan templat ini untuk balasan. Anda juga boleh menggunakannya semasa anda mengarang mesej baharu.

Templat E-mel Dengan Bahagian Pantas

Pilihan lain ialah menggunakan bahagian Pantas, ciri yang diperkenalkan oleh Microsoft dalam Outlook 2007. Kini dengan bahagian pantas, anda pada asasnya boleh menyimpan kepingan kandungan dan galeri yang boleh digunakan semula. Mereka boleh memasukkan imej teks, jadual dan juga pemformatan. Inilah perkaranya, walaupun. Ia hanya tersedia secara tempatan pada komputer anda. Mereka tidak disegerakkan secara automatik.

• Untuk mencipta templat dengan bahagian Pantas sama ada taip teks yang anda mahu atau gunakan teks daripada balasan sedia ada. Serlahkan bahagian teks yang anda ingin gunakan sebagai respons standard, kemudian pergi ke tab sisip di sebelah kanan dalam kumpulan teks, anda akan melihat bahagian Pantas. Klik dan anda akan mendapat pilihan untuk menyimpan pilihan sebagai blok bangunan yang dipanggil ke galeri bahagian Pantas.

• Anda boleh memberi nama bahagian Pantas ini dengan menu lungsur untuk kategori. Anda boleh menyusun bahagian Pantas anda dalam kumpulan berasingan dengan mencipta kategori baharu. Sekarang, saya tidak perlukan itu, jadi saya akan pergi dengan Jeneral. Klik pada OK.

• Lain kali anda ingin menggunakan teks ini, apabila anda membalas mesej, cuma klik pada sisipkan bahagian Pantas dan pilih templat yang anda mahu.

• Cara yang lebih pantas ialah menambah galeri pada bar alat akses pantas anda. Cuma klik kanan pada bahagian Pantas dalam reben dan pilih tambah pada bar alat akses pantas, kemudian anda boleh membuat pilihan anda untuk menggunakan autolengkap dengan cara yang lebih pantas.

• Hanya taip nama bahagian pantas. Dalam kes saya, ia adalah ujian dan tekan F3 dan ia ada di sana.

• Ia tidak perlu menaip seluruh nama asalkan ia unik. Dalam kes saya, ujian menaip dan kemudian F3 sudah memadai, kelebihan hebat bahagian Pantas ialah blok binaan tidak hanya terhad kepada teks.
• Dalam kes ini, katakan kami kehabisan stok untuk item tertentu dan kami ingin membalas permintaan pelanggan yang datang dengan item alternatif.

• Dalam respons yang diterima, saya menyertakan beberapa teks untuk membalas permintaan pelanggan. Saya juga menambah gambar produk alternatif ini dan spesifikasinya, semuanya disimpan dengan mudah dan tersedia dengan hanya beberapa klik.

• Jika anda mengklik kanan pada sebarang respons yang diterima, anda mendapat pilihan untuk mengatur dan memadam.

• Anda akan melihat semua blok bangunan yang anda miliki. Anda boleh mengedit sifat mereka, memadamnya atau memasukkan yang baharu. Saya telah menyebut bahawa bahagian Pantas diterima secara tempatan dalam komputer anda.

Eksport Bahagian Pantas Ke PC Berbeza

Perkara terakhir yang saya ingin tunjukkan kepada anda tentang cara anda boleh mengeksportnya. Fail yang disimpan dipanggil NormalEmail.dotm

Untuk mencari lokasi:

• Buka File Explorer/Windows Explorer.
• Taip “ %APPDATA%\Microsoft\Templates ” ke dalam bar alamat dan tekan enter.
• Anda akan mencari NormalEmail.dotmfile.
• Fail ini mengandungi tetapan untuk sebarang gaya yang mungkin telah anda tambah atau ubah suai.

• Anda boleh menyalin fail ini ke lokasi sandaran anda atau ke folder templat komputer atau pengguna lain apabila outlook ditutup.

Begitulah cara anda boleh menggunakan templat e-mel pada pandangan untuk menjimatkan masa mengarang e-mel atau menjawab permintaan berulang.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut, lawati tapak web Microsoft .

Sekarang saya ingin mendengar daripada anda:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.