Cara Menggunakan Cantuman Mel dalam Word untuk Mencipta Surat, Label dan Sampul

Cantuman mel ialah ciri Microsoft Word yang membantu anda menyelaraskan pembuatan surat, label, sampul surat, e-mel dan direktori yang diperibadikan. Memandangkan cantuman mel bukanlah antara ciri MS Word yang paling biasa digunakan, sesetengah pengguna mungkin tidak tahu cara melakukan cantuman mel dalam Word untuk mencipta huruf, label dan sampul surat. 

Jika anda cuba menjimatkan masa untuk memperibadikan setiap huruf, label atau dokumen lain secara manual, cantuman mel boleh berguna. Walaupun anda tidak pernah cuba membuat surat cantum mel, prosesnya agak mudah dan kami membimbing anda melalui setiap langkah di bawah.

Cara Membuat Surat Gabungan Mel

Microsoft Word mempunyai wizard yang membimbing anda membuat huruf cantum mel . Wizard akan meminta surat yang anda ingin gunakan dan penerima surat di sepanjang jalan, jadi pastikan anda mempunyai senarai penerima yang sedia untuk dimasukkan. Jika tidak, tidak mengapa, anda sentiasa boleh menambah senarai penerima secara manual.

1. Buka dokumen Word dan taip mesej anda. Tinggalkan elemen yang diperibadikan (contohnya, tajuk, nama, bandar, dll.). Buat masa ini, anda hanya boleh meninggalkan ruang kosong untuk tempat anda ingin memasukkan elemen ini, seperti:

1. Apabila templat anda sudah sedia, pilih Mel > Mulakan Cantuman Mel > Wizard Cantuman Mel Langkah demi Langkah daripada reben atas.

1. Anak tetingkap baharu akan muncul di sepanjang sempadan kanan tetingkap MS Word anda. Ini ialah wizard yang akan memandu anda melalui proses tersebut. Sebagai langkah pertama, anda perlu memilih jenis dokumen yang anda sedang usahakan. Pilih Surat dan pilih Seterusnya: Memulakan dokumen .

1. Anda perlu memilih dokumen yang ingin anda gunakan untuk cantum mel pada masa akan datang.
   Jika anda telah menaip beberapa kandungan untuk surat anda, pilih Gunakan dokumen semasa .
   Jika anda ingin menggunakan templat sedia untuk digunakan, pilih Mula daripada templat. Apabila anda telah memilih dokumen permulaan, klik pada Pilih penerima . 

1. Langkah seterusnya ialah memilih penerima. Dengan mengandaikan anda mempunyai helaian Excel yang diisi dengan data penerima, anda boleh mengimport data dengan memilih pilihan Gunakan fail sedia ada dan pilih Semak imbas daripada bahagian seterusnya. 

Navigasi ke helaian yang mengandungi senarai penerima menggunakan penjelajah, pilih helaian dan pilih Buka . 

Apabila anda memilih helaian, anda akan melihat tetingkap Pilih Jadual . Pilih jadual yang berkaitan. Pastikan anda menandai kotak di sebelah teks Baris pertama data mengandungi pengepala lajur jika itu benar untuk data anda dan pilih OK .

Seterusnya, anda akan melihat senarai penerima yang akan digunakan oleh Word dalam gabungan anda. Jika semuanya kelihatan baik, pilih OK . 

Apabila anda telah menambah helaian Excel, pilih Seterusnya: Tulis surat anda .

1. Anda kini bersedia untuk menambah ruang letak dalam surat anda. Bawa kursor anda ke tempat anda ingin menambah ruang letak dan pilih Lagi item daripada anak tetingkap cantum mel.

Kotak dialog Sisipkan Medan Gabungan akan dibuka dari mana anda boleh memilih ruang letak yang berkaitan dan pilih Sisipkan untuk menambahkannya pada surat anda.

1. Apabila anda telah memasukkan semua medan gabungan, pilih Seterusnya: Pratonton huruf anda .

Ini akan menunjukkan kepada anda pratonton semua huruf yang dijana dengan gabungan mel. Anda boleh menggunakan butang anak panah dalam anak tetingkap cantum mel untuk menukar pratonton huruf.

1. Pilih Seterusnya: Lengkapkan gabungan . Dalam langkah seterusnya, pilih sama ada Cetak (jika anda ingin mencetak semua huruf) atau Edit huruf individu > Semua (jika anda akan menggabungkan huruf menjadi satu dokumen).

Cara Membuat Label Cantum Mel

Adalah idea yang baik untuk menyusun senarai mel anda dengan kemas dalam helaian Excel supaya anda tidak berasa pening apabila anda memerlukan butiran mel seseorang. Walau bagaimanapun, jika anda ingin mencetak label, kompilasi helaian Excel anda tidak akan memotongnya. Sebaliknya, anda perlu membuat label cantum mel pada MS Word.

1. Jika anda sudah mempunyai helaian Excel dengan butiran mel, anda boleh melangkau ke langkah seterusnya. Jika tidak, susun senarai mel anda pada helaian Excel. Tambahkan beberapa pengepala (Nama Pertama, Nama Keluarga, Alamat, dll.) dan susun senarai anda.
2. Beralih kepada MS Word. Gunakan wizard untuk membuat label. Buka dokumen kosong dan pilih Mel > Pilih Mel Cantum > Step-by-Step Mail Cantum Wizard . 

1. Pilih Label dan kemudian Seterusnya: Memulakan dokumen . 

1. Pada skrin seterusnya, pilih Tukar susun atur dokumen . Seterusnya, pilih pilihan Label untuk menetapkan nombor produk dan jenama label anda.

Sebaik sahaja anda memilih OK , anda akan melihat label yang digariskan pada dokumen anda. Jika tidak, pergi ke Reka Bentuk Jadual > Sempadan dan pilih Lihat Garis Grid.

1. Kembali ke tab Mel dalam MS Word dan pilih Pilih Penerima > Gunakan Senarai Sedia Ada. 

Navigasi ke fail Excel yang mengandungi senarai mel. Pilih fail dan pilih Buka .

1. Anda akan melihat tetingkap Pilih Jadual . Jika anda mempunyai berbilang helaian dalam buku kerja anda, anda akan melihat lebih daripada satu item di sini. Pilih satu yang mengandungi senarai mel anda. Tandai kotak di sebelah teks Baris pertama data mengandungi pengepala lajur dan pilih OK . 

1. MS Word mengimport senarai mel. Pilih Blok Alamat . Lihat pratonton di sebelah kanan. 

Jika ia tidak kelihatan seperti yang anda inginkan, pilih Medan Padanan. Pastikan semua butiran sepadan dengan pengepala yang sesuai daripada lembaran kerja anda dan pilih OK .

Tengok preview lagi. Jika ia kelihatan baik, pilih OK .

1. Anda kini akan melihat > ​​dalam label. Pergi ke Mel > Kemas Kini Label untuk ditambahkan > pada semua label.

1. Label kini sedia untuk digabungkan. Pergi ke Mel > Selesai & Gabung > Edit Dokumen Individu . 

Anda akan melihat tetingkap kecil muncul. Pilih Semua dan kemudian OK .

1. Anda kini akan melihat semua label anda digabungkan.

Cara Membuat Sampul Surat Gabungan

Mencipta sampul surat gabungan kebanyakannya sama seperti untuk label, tetapi dengan beberapa tweak. 

Sekali lagi, klik pada Mel > Start Mail Cantuman > Step-by-Step Mail Cantum Wizard , tetapi kali ini, pilih Envelopes dan kemudian pilih Next: Memulakan dokumen dari bawah.

1. Anda akan diminta untuk memilih dokumen permulaan. Pilih pilihan Sampul surat untuk memilih saiz sampul surat dan kedudukan alamat penghantaran/pemulangan (rujuk langkah seterusnya), dan pilih Seterusnya: Pilih penerima .

1. Apabila anda memilih pilihan Sampul surat , anda akan melihat tetingkap kecil timbul. Pilih saiz sampul surat pilihan anda dan pilih fon dan penempatan untuk penghantaran dan alamat pemulangan.

1. Langkah seterusnya dalam wizard ialah memilih penerima. Pilih Gunakan senarai sedia ada (dengan andaian anda sudah mempunyai helaian Excel yang mengandungi data penerima), dan pilih Semak imbas untuk mencari fail . Pilih fail yang berkaitan dan klik pada Seterusnya: Susun sampul surat anda . 

1. Pada skrin anda yang seterusnya, pilih Blok alamat , lihat pratonton untuk memastikan ia kelihatan seperti yang anda inginkan dan pilih OK .

Anda kini akan melihat > ​​muncul pada sampul surat. 

1. Pilih Seterusnya: Pratonton sampul surat anda . Anda akan melihat pratonton yang sama yang anda lihat pada langkah sebelumnya tetapi pada dokumen anda. Anda boleh menggunakan butang anak panah dalam anak tetingkap wizard untuk bertukar antara sampul surat.

Sampul surat anda kini sedia untuk digabungkan. Pilih Seterusnya: Lengkapkan gabungan .

1. Pada skrin berikut, anda akan melihat pilihan untuk Edit sampul surat individu . Pilihnya, pilih Semua untuk menggabungkan semua rekod, dan pilih OK .

Anda kini akan melihat semua sampul surat digabungkan menjadi satu dokumen.

Percetakan Pukal dan E-mel Dipermudahkan

Menggunakan gabungan mel boleh menjimatkan banyak masa yang anda akan gunakan untuk menyesuaikan surat, label atau sampul surat anda. Itu bukan semua yang anda boleh lakukan dengan MS Word, walaupun. Anda juga boleh mencipta kad ucapan , buku kecil dan kad indeks .

Cantuman mel telah wujud sejak sekian lama, tetapi jika anda ingin menjadikan proses anda cekap, Microsoft Office 2019 memperkenalkan beberapa ciri kemas yang mungkin anda ingin lihat.