Cara Menggunakan Carian Dalam Outlook Untuk Mencari E-mel Dengan Pantas (2022)

Dalam siaran ini, saya akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan carian dalam pandangan untuk mencari e-mel dengan betul. Kami akan belajar tentang cara untuk mengecilkan kriteria carian anda untuk carian yang lebih baik dalam Outlook. Anda boleh menggunakan carian Outlook untuk perkataan dalam lampiran, carian mengikut saiz e-mel, mengikut tarikh dan banyak lagi.

Salah satu masalah yang saya hadapi dengan Outlook ialah masa yang saya habiskan untuk mencari barangan pada masa lalu, saya menggunakan struktur folder berbilang peringkat untuk mengarkibkan e-mel yang saya ingin simpan tetapi saya menyedari mengaturnya, seperti pada zaman dahulu, seperti kabinet pemfailan dengan banyak laci yang berbeza bukanlah bagaimana ia kelihatan harus digunakan maka saya mula menggunakan pandangan tertentu, tetapi ia tidak berfungsi seperti yang saya mahukan. Saya akan mendapat ratusan hasil kembali, yang saya cuba tapis secara visual. Anda boleh bayangkan kekecewaan di sana. Pada satu ketika. Saya sedar terdapat banyak lagi yang perlu dicari daripada sekadar menjatuhkan perkataan dalam kotak carian dan menekan enter. Dia sebenarnya boleh mencari apa yang anda mahukan. Anda hanya perlu tahu bagaimana untuk bertanya dengan cara yang betul.

Bagaimana untuk Menggunakan Carian dalam Outlook?

• Microsoft mengemas kini fungsi carian pada 2019 untuk Office 365. Carian kini lebih pantas dan carian untuk dirinya sendiri telah dialihkan ke bahagian paling atas pandangan ke bar tajuk. Ini kini sama untuk apl desktop dan pandangan untuk Web untuk menggunakan carian.

• Cuma klik di dalam carian dengan tetikus anda atau gunakan kekunci pintasan Alt + Q atau Control + E . Ini akan membuka lungsur turun di mana Outlook akan membuat beberapa cadangan diperibadikan berdasarkan aktiviti terbaharu anda.
• Saya tidak mendapati perkara itu sangat membantu, tetapi sekiranya anda ingin mengulangi carian, ini mungkin berguna untuk anda.
• Pada masa lalu, saya menaip perkataan carian saya dan mendapat ratusan hasil kembali tetapi itu seperti memandu kereta anda dalam gear pertama sahaja. Ia akan mengambil masa yang lama untuk sampai ke mana-mana.
• Terdapat dua cara anda boleh menggunakan carian, carian segera dan carian awal. Saya akan tunjukkan kepada anda berdua.

Carian Segera dalam Microsoft Outlook

Mari kita mulakan dengan carian segera. Katakan saya sedang mencari sesuatu dengan ujian kata kunci. Saya hanya menaipnya dalam kotak carian, tekan, masukkan dan dapatkan semua keputusan. Untuk mengecilkan keputusan, saya boleh pergi ke tab carian dengan butang tambahan.

Saya boleh memperhalusi carian saya langkah demi langkah. Anda boleh mengecilkan atau mengembangkan skop carian anda. Anda boleh mencari medan di bawah.

• Peti Mel Semasa – Lalai ialah peti mel. Saya akan menunjukkan kepada anda kemudian tentang cara anda boleh menukar lalai anda jika perlu.
• Semua Peti Mel – Jika anda mempunyai lebih banyak akaun, anda mungkin mahu mengembangkan carian anda ke semua peti mel.
• Folder Semasa - Pilihan lain untuk menyekat carian anda adalah untuk mengecilkannya kepada folder semasa sahaja. Ini bermakna peti masuk tidak termasuk sub folder.
• Subfolder - Jika anda memilih sub folder, anda memasukkan peti masuk dan setiap folder di bawahnya.
• Semua Item Outlook – Semua item pandangan adalah seluas yang anda boleh dapatkan. Ia akan mencari dalam semua peti mel dan bukan sahaja dalam mel, tetapi juga dalam kalendar dan kenalan anda.
• Sertakan Item Dipadam - Di bawah hasil carian, anda mendapat pilihan untuk memasukkan item yang dipadam dalam carian anda. Bergantung pada situasi anda, ini benar-benar boleh meningkatkan hasil anda jadi saya tidak mengesyorkannya. Sebaliknya, anda sentiasa boleh mencari folder item yang dipadam secara berasingan.
• Sertakan Hasil Lama – Jika carian anda mengembalikan perkara yang anda cari, anda boleh memilih sertakan hasil carian yang lebih lama.
• Dari – Carian anda mungkin mengambil masa yang lebih lama dengan cara ini, anda boleh benar-benar mengecilkan hasil carian anda. Mesej yang saya cari adalah untuk saya. Saya boleh klik dari dan taip nama pengirim dan tekan enter dengan cara ini. Ia mencari segala-galanya dengan kata kunci Excel plus di mana pengguna adalah penghantar.
• Subjek - Saya boleh mengklik pada subjek dan menambahnya pada carian saya.
• Mempunyai Lampiran - Saya tahu bahawa mesej itu mempunyai lampiran jadi saya memilih mempunyai lampiran dan mungkin saya juga tahu bahawa kursus perkataan telah disertakan dalam baris subjek.
• Dikategorikan – Jika anda mengkategorikan e-mel anda, anda boleh mengehadkan keputusan kepada kategori tertentu dengan menu lungsur ini atau akan menghantar kepada anda untuk mencari mengikut penerima.
• Dibenderakan – Anda boleh mencari mel yang anda benderakan
• Penting – Anda boleh mencari mel yang anda tandakan sebagai penting. Pilihan ini benar-benar membantu anda mencari perkara yang anda cari.

Carian Terperinci dalam Microsoft Outlook

• Kaedah kedua ialah menggunakan carian lanjutan. Sekarang, ini adalah cara yang lebih cekap dan ia akan memberi anda lebih banyak pilihan dan bukannya mengecilkan carian secara berurutan seperti yang kami lakukan dalam carian segera. Anda boleh melakukan semuanya dalam satu.
• Untuk mendapatkannya, klik di dalam kotak carian dan kemudian klik lungsur turun yang akan membuka lungsur turun dengan medan carian yang telah ditetapkan.

• Anda boleh menentukan tempat untuk mencari sama ada perkara yang anda cari mempunyai lampiran atau tidak.
• Pada asasnya, semua pilihan carian yang kami lihat pada tab carian anda juga boleh temui di sini dan anda juga mempunyai lebih banyak pilihan. Sebagai contoh, dengan lampiran mengandungi, anda boleh terus mencari kata kunci yang anda tahu ada dalam lampiran mesej.
• Katakan, saya tahu bahawa mesej yang saya cari mempunyai lampiran yang mengandungi perkataan Set 1 . Saya meletakkannya dalam tanda petikan kerana saya mahukan padanan frasa yang tepat. Kami akan merangkumi sintaks carian pada penghujung artikel, jadi kekal bersama saya.

• Itu cukup keren. Selain itu, anda tidak terhad kepada medan carian pratakrif yang kami lihat dalam menu lungsur. Mari kembali ke carian lanjutan dan perhatikan butang yang mempunyai lebih banyak pilihan di sudut.

• Kami pergi ke pilihan carian lanjutan di mana kami boleh mendayakan medan carian tambahan. Katakan saya mahu pilihan untuk mencari penerima secara khusus dalam BCC, tandai kotak BCC dan klik pada memohon. Kini kami telah tersedia untuk carian. Ingat pilihan tambahan ini. Setiap kali anda tidak menemui medan, anda perlu mengehadkan hasil anda sekarang.

Tetapan dan Pengindeksan untuk Carian dalam Outlook

• Mari bercakap tentang pilihan dan pengindeksan. Seperti biasa, dengan produk pejabat, terdapat beberapa pilihan aplikasi standard yang harus kita terokai.
• Pergi ke fail dan pilih pilihan dan kemudian pilih carian. Di bawah hasil, anda boleh menentukan folder lalai untuk carian segera. Pilihan kedua, anda boleh memilih untuk memasukkan item yang dipadam apabila anda mencari dalam semua item. Biasanya, saya tidak mendayakannya. Anda juga boleh menukar warna serlahan. Itulah warna yang digunakan untuk menyerlahkan istilah carian dalam hasil di atas.

• Kami juga mempunyai pilihan pengindeksan. Ini adalah topik penting apabila ia datang untuk mencari. Pengindeksan membantu anda mendapatkan hasil carian yang lebih pantas.
• Ia bukan sahaja berkaitan untuk carian pandangan, tetapi sebarang carian yang anda lakukan dalam Windows, pada asasnya pengindeksan akan melalui fail anda, mesej anda dan sebarang kandungan lain dalam PC anda. Ia mengkatalogkan maklumat.
• Apabila carian Outlook tidak menemui perkara yang anda cari atau ia hanya memberikan anda hasil yang tidak lengkap, pengindeksan tidak berfungsi dengan betul.

• Terdapat banyak lagi tentang pengindeksan tetapi dua perkara penting untuk diingat. Apabila kami mengklik pada pilihan pengindeksan, anda akan mendapat status semasa, pastikan pengindeksan selesai. Nombor dua, pastikan pandangan itu disertakan sebagai sebahagian daripada pengindeksan. Di bawah indeks lokasi ini, anda seharusnya melihat Microsoft Outlook. Jika tidak, pilih ubah suai dan klik untuk mendayakannya sebagai pilihan terakhir.

• Jika anda masih menghadapi masalah dengan hasil carian yang tepat atau pengindeksan tidak selesai, anda mungkin perlu membina semula katalog carian. Ini akan memulakan semula pengindeksan fail data anda.

Sintaks dan Operator Carian Outlook

• Akhir sekali, mari kita bercakap tentang sintaks carian. Sekarang kita memahami teknikal carian pandangan. Mari kita tutup beberapa asas tentang sintaks carian.
• Carian Outlook menggunakan padanan awalan. Jika anda menaip tambah dalam kotak carian, ia akan menemui mesej yang mengandungi tambah tambah dan tambah, tetapi bukan tambah cemerlang atau lebihan. Selain itu, ia tidak sensitif huruf besar-besaran, jadi ia akan mencari tambah dalam huruf besar dan tambah dalam kes lain.

• Nah, kami telah melihat bahawa jika anda ingin mencari frasa yang tepat seperti set 1, anda perlu meletakkannya dalam tanda petikan. Jika anda tidak melakukannya, ia akan mengembalikan semua variasi.
• Anda juga boleh menggunakan operator logik seperti, dan, atau dan bukan dalam carian anda tetapi anda perlu menggunakan huruf besar. Contohnya, jika anda mencari Leelah dan Garani, ia akan mengembalikan item yang mengandungi kedua-dua Lillah dan Karijini, tetapi tidak semestinya. Dalam susunan itu, Lillah atau Garani akan mencari item yang mengandungi Lailah, Leyla's Garani atau mana-mana gabungan lain huruf besar dan huruf kecil. Lillah bukan Kirani akan jumpa semua barang dengan Lillah yang tidak termasuk perkataan Garani.

• Anda juga boleh menggunakan operator perbandingan seperti lebih besar daripada atau lebih kecil daripada saiz. Sebagai contoh, jika anda menaip saiz mesej, kemudian letakkan bertindih dan kemudian tanda lebih besar daripada 5 MB dalam kotak carian. Ia akan mengembalikan item yang lebih besar daripada lima megabait.

• Cukup keren, bukan? Jika saya menggunakan sintaks yang diterima lebih besar daripada mari kita letakkan pada 6 Februari 2021, ia akan mengembalikan semua e-mel yang diterima selepas 6 Februari 2021.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang sintaks carian dan pengendali, lawati tapak web Microsoft .

Begitulah cara anda boleh menggunakan carian dalam pandangan untuk mencari e-mel dengan pantas.

Baca Juga : Gambaran Keseluruhan Peti Mel Arkib Office 365

Sekarang giliran awak:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.